Comment enregistrer les transactions bancaires en suspens sur Inqom.
Une transaction bancaire en suspens est une transaction bancaire observée par le client avant qu’elle ne soit enregistrée par la banque : chèque émis, LCR reçue, chèque reçu…
Traditionnellement, c’est la réalisation d’un état de rapprochement bancaire qui permet de mettre en évidence les sommes correspondantes. La présente note a pour objectif de détailler la procédure à suivre dans Inqom, vous évitant d’avoir à effectuer ce travail fastidieux.
Enregistrement des transactions en suspens
Sur Inqom ces transactions doivent être saisies dans un compte comptable bancaire (5121, 5124) dédié, différent de celui où sont enregistrées les transactions observées par la banque. Par exemple : créez un compte 5121BNP-SUSPENS pour les opérations en suspens de la BNP, et un compte 5121BNP pour les opérations figurant sur le relevé. De cette manière, le solde du compte “géré” par Inqom sera toujours identique à celui du relevé, les opérations enregistrées avec décalage étant présentées dans un autre compte.
L’enregistrement d’un chèque émis de 100 euros revient à enregistrer l’écriture suivante :
Une fois le chèque débité, l’opération suivante doit être enregistrée :
Vous pouvez ensuite, optionnellement, lettrer les lignes du compte 5121BNP-SUSPENS. Les écritures deviennent :
Astuce
Vous avez beaucoup de transactions en suspens à saisir manuellement ? Utilisez notre fichier Excel pour générer les écritures bancaires à partir de la liste des transactions en suspens et importez-les directement dans Inqom. Pour cela, merci de suivre la procédure décrite dans cet article.
De façon spécifique, vous utiliserez ce fichier pour reporter, à partir de vos souches de chèques, la liste des chèques que vous avez émis en précisant les noms des bénéficiaires dans le libellé, de manière à permettre à Inqom de les comptabiliser automatiquement dans les comptes de tiers appropriés.
Avantages
Cette méthode permet d’éviter de mélanger les opérations en suspens et celles déjà observées dans le même compte, et permet donc le rapprochement des comptes sans pointage. En effet, le solde du compte 5121BNP doit à tout moment correspondre au solde du relevé bancaire. De même, toute ligne non lettrée dans le 5121BNP-SUSPENS est une transaction non observée par la banque.
Si cette simplification du rapprochement est utile de façon générale, elle est indispensable quand votre compte bancaire (5121BNP) est saisi et rapproché automatiquement par Inqom.