Suite à la connexion de la banque Inqom, il se peut qu'Inqom génère des écritures dans le passé sur une période qui contient déjà des écritures de banque. Pour supprimer les doublons générés, il faut utiliser l'assistant de fusion.
Les comptes comptables bancaires créés par Inqom pour enregistrer les opérations de banque à partir de vos relevés de transactions sont des comptes gérés. Il est donc impossible, entre autres, d’y saisir des nouvelles écritures.
Principe et détails avant de commencer
L'assistant de fusion conserve toutes les écritures du compte manuel et ne retient que les écritures du compte automatique à partir de la dernière date de saisie du compte manuel. Les écritures du compte automatique saisies avant la dernière date de saisie du compte manuel sont alors supprimées. Pour vérifier que cette action est correcte, Inqom réalise un rapprochement automatique à la date de l'écriture la plus récente. Si le rapprochement n'est pas correct dans l'assistant de fusion, la fusion n'est pas possible.
Le compte des écritures historiques ne doit contenir aucune écriture en suspens.
Concrètement, comment faire ?
- Aller dans l'onglet Balance, puis dans la balance auxiliaire 5121. Vous voyez alors le compte contenant les écritures importées manuellement, et le compte contenant les écritures générées par Inqom
- Passer la souris sur la ligne d'un des comptes et cliquer sur l'icône "réaffecter"
- Sélectionner le second compte 5121. Un texte explicatif apparait sur un fond bleu et le texte du bouton devient "Rapprocher et fusionner". Cliquer sur ce bouton pour ouvrir l’assistant de fusion.
- Une première étape vous demande de confirmer le solde du compte ainsi que l'absence d'écritures en suspens. Vous pouvez également directement cliquer sur le bouton "Suivant".
- La deuxième étape présente l'action proposée par Inqom :
- La colonne de droite représente le compte après la fusion et se sépare en deux blocs : le bloc du bas contient toutes les écritures du compte manuel, et le bloc du haut contient les écritures du compte automatique qui seront retenues
- La colonne de gauche contient les écritures du compte automatique qui seront supprimées suite à cette fusion (cela correspond aux écritures en doublon)
Inqom essaiera à ce moment de faire une fusion automatique des comptes tout en faisant un rapprochement automatique. En cas de succès, un écran qui résume l’état du compte après fusion vous sera affiché pour confirmation.
Que faire si le rapprochement automatique affiche un écart ?
Si le rapprochement automatique affiche un écart, il vous faut d'abord trouver l'écart pour pouvoir terminer la fusion. Vous pouvez justifier l’écart en sélectionnant des écritures dans l’une des colonnes des comptes et appuyant sur les flèches de réaffectation. L’objectif est d’avoir un écart égal à 0. Pour information, le solde bancaire utilisé pour faire le rapprochement est celui fourni par votre banque.
Si l'écart ne peut être trouvé par ce moyen, fermez l'assistant de fusion et réalisez les étapes suivantes :
- Aller dans le compte 5121 manuel et cliquer sur le bouton "Etats de rapprochement"
- Créer un rapprochement manuel à la dernière date de saisie de ce compte
- Si le rapprochement n'est pas correct, il vous faut corriger ce compte et retenter la fusion
- Si le rapprochement est correct, l'erreur peut provenir de la synchronisation de Bankin. Contactez l'équipe support d'Inqom.