Gérez les assignations et les désassignations de vos collaborateurs sur un dossier client en un clic ! ➕➖
⚠️ Un collaborateur comptable peut s'auto-assigner à un dossier ou consulter le portefeuille de dossiers de la structure uniquement si l'Expert-comptable ou le DAF a activé l'option d'assignation en mode "libre" dans les paramètres de la structure > sous-onglet Confidentialité.
Si cette option n'est pas activée, seules les personnes ayant les rôles d'Expert-comptable / DAF PME pourront accéder à ces fonctionnalités.
Assigner un collaborateur sur un dossier
Pour accéder à la fonctionnalité d'assignation, rendez-vous sur la page d'accueil de votre structure. Dans votre portefeuille client, localisez le dossier client souhaité et cliquez sur les "..." situés à droite de sa ligne. Sélectionnez ensuite l'option "Assignation".
Une fenêtre avec un aperçu des collaborateurs s'ouvrira, vous permettant de gérer facilement les assignations pour le dossier que vous avez sélectionné.
Vous pouvez alors assigner un collaborateur en le cherchant par son nom depuis la barre de recherche. Il vous suffit de cliquer sur le signe “➕” associé.
⚠️ Vous ne pouvez évidemment qu'ajouter des collaborateurs appartenant à votre cabinet comptable.
Désassigner un collaborateur d'un dossier
Pour retirer un collaborateur, il vous suffit de cliquer sur le signe “➖” en face du nom du collaborateur.
💡 Il est tout à fait possible d'assigner ou désassigner un utilisateur sur plusieurs entreprises en une seule manipulation : pour cela, cochez les entreprises en question puis cliquer sur le bouton représentant un bonhomme en bas de votre écran. Vous retrouverez le même menu que présenté précédemment.
Notifications au client et au collaborateur 💬
Assignation
Lorsqu'un nouveau collaborateur est assigné sur le dossier d'un client, il est immédiatement notifié par e-mail.
Les employés de ce client avec le rôle chef d'entreprise et DAF (avec un compte Inqom) sont également notifiés par e-mail du nouvel intervenant sur leur dossier.
Désassignation
Un collaborateur désassigné d'un dossier est aussi averti de cette mise à jour par e-mail.
🚧 En revanche, aucun e-mail de notification n'est envoyé au client lors d'une désassignation afin d'éviter de le notifier sans raison. Il appartient aux nouveaux intervenants sur les dossiers de prendre contact avec leurs clients pour les informer.