La révision sur Inqom se base sur le traitement des diligences dans votre programme de travail. Pour utiliser au mieux ce module, faisons un focus sur celles-ci et les interactions que vous pouvez avoir dans le contexte de la Révision.
Les diligences dans votre programme de travail de Révision sont à paramétrer avant de débuter toute révision. Une fois paramétrées (référence, libellé, type de contrôle, priorité, condition d'activation, feuille de travail...), vous les retrouverez dans vos révisions.
Pour utiliser au mieux ce module, faisons un focus sur ces dernières et les interactions que vous pouvez avoir dans le contexte de la Révision.
Bien réviser les diligences.
Tout d'abord, les diligences peuvent avoir 3 états différents :
- Révisé Ok
- Révisé en anomalie
- Bloqué
L'état "Ignoré" indique qu'une diligence n'existe pas dans le modèle de révision.
Les 3 états précédents peuvent être masqué par un statut : le statut "Expiré".
Le statut expiré est particulièrement intéressant, car il vous préviendra d'un changement majeur dans la comptabilité qui peut remettre en cause votre précédente validation "révisé OK" ou "Révisé avec anomalie" de la diligence.
Ce statut se mettra en place automatiquement si l'un des événements suivant intervient sur un compte lié à une diligence ou sur un compte dont le statut a été mis manuellement (voir l'article : Administrer les paramètre de la révision périodique pour découvrir comment lier un ou plusieurs comptes à une diligence).
Il peut être lié à :
-
- Une nouvelle écriture
- Une suppression d'écriture
- Une modification d'écriture
- Une réaffectation
- Un mouvement sur un compte qui n'était pas mouvementé au moment de votre intervention sur la révision
⚠️ Si vous avez activé la fonctionnalité "visa sur les comptes" et correctement paramétré vos diligences avec les comptes liés à ces dernières, alors le traitement des diligences de type contrôle de substance viendra réviser automatiquement les comptes dans la feuille maîtresse.
Une fois mes comptes révisés à la suite du traitement des diligences, que peut-il se passer ?
Inqom étant un logiciel vivant, de nombreuses modifications peuvent intervenir dans la comptabilité, dans les divers modules ou encore, dans le dossier permanent.
Voici les principaux événements qui peuvent faire évoluer l'état appliqué à un compte :
1 - Si une nouvelle diligence de type "contrôle de substance" associée au compte de votre diligence a été activée
Voici le scénario :
- un compte est passé en statut "révisé OK" suite au traitement d’une diligence de type "contrôle de substance"
- une nouvelle diligence de type de "contrôle de substance" est ajoutée au modèle de révision et impacte ce même compte
- Inqom supprimera le statut "Révisé ok" de cette diligence compte afin que vous puissiez la vérifier à nouveau
2 - Le statut d'une diligence de type "contrôle de substance" liée à votre compte a été modifié
Voici le scénario :
- un utilisateur traite toutes les diligences de type "contrôle de substance" ce qui entraîne la validation du compte rattaché
- le statut d'au moins une diligence de type "contrôle de substance" est modifié
- Inqom supprimera alors le statut "Révisé ok" du compte
3 - Un statut "expiré" apparaît et vous devez le traiter
Comme mentionné précédemment, le statut "expiré" vient s'appliquer au dessus des statuts appliqués aux comptes et aux diligences afin de vous alerter sur d'éventuels mouvements de la comptabilité pouvant impacter votre révision active.
Cette "alerte" peut être traitée par le collaborateur comptable effectuant la révision de différentes manières :
- Sélectionner un nouveau statut sur les diligences. Cette action retirera l'expiration appliquée sur la diligence et les comptes associés
- Sélectionner un nouveau statut sur le compte depuis le journal du compte ou la feuille maîtresse. Inqom proposera alors à l'utilisateur un message d'alerte afin de valider l'action
La révision automatique des comptes suite au traitement des diligences de type "Contrôle de substance" ne fonctionne que si vous traitez en premier les diligences. Aussi, si le collaborateur comptable souhaite forcer le statut d'un compte sans passer par le traitement des diligences, le système lui affiche une alerte.
Avec la révision automatique des comptes dans le module de révision Inqom, vous gagnez en productivité sur cette activité stratégique du cycle de vie de vos dossiers comptables.
FAQ :
Dans quel cas le changement de statut de diligence sera aussi visible dans la feuille maîtresse ?
Lorsque le statut "Révisé ok" ou "Révisé avec anomalie" a été automatiquement appliqué à un compte à la suite du traitement d’une diligence associée, si un utilisateur change le statut d'une diligence ayant un type "Contrôle de substance", alors Inqom change automatiquement l'état du compte associé sur la "Feuille maîtresse".
Avant traitement de la diligence :
Après traitement des diligences :
NB : Dans le cas où tous les comptes d'une balance auxiliaire sont en statut "Révisé OK" le compte racine passera également en vert : 
Lorsque le statut "Révisé OK" a été automatiquement appliqué à un compte suite au traitement d’une diligence associée, et si le statut d'un compte passe à "expiré", alors toutes les diligences associées à ce compte ont également un statut expiré dans le panel de diligences.
Que puis-je faire lorsque mon compte a un statut expiré ?
Lorsqu'un statut de compte a “expiré” en raison d'un événement sur un compte, alors Inqom permet de supprimer le statut expiré ou d’appliquer un nouveau statut sur le compte, à partir de la vue du compte.
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Notez qu'il est préférable de faire disparaître le statut "Expiré" en passant par les diligences, et non par le compte 😌
Comment m’assurer que la révision actuelle est à jour ?
Dans le contexte de révision (onglet révision), en appuyant sur le bouton “Mettre à jour la révision”, Inqom recalcule les éléments inclus dans la révision. L’utilisateur peut ainsi s’assurer d’avoir une révision à jour.
