Automatisez votre comptabilité agricole avec Inqom et gagnez du temps sur l’intégration de vos fichiers EDI !
Introduction
L'Échange de Données Informatisé (EDI) joue un rôle clé dans la gestion comptable des exploitations agricoles. Son objectif principal est d'automatiser le traitement des flux de données commerciales en facilitant ainsi leur intégration dans le logiciel comptable.
⚠ Inqom n'est pas adapté à la tenue comptable des coopératives agricoles.
Grâce à l'onglet EDI Agricole d'Inqom, il vous sera possible de :
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Déposer facilement des fichiers EDI par coopérative contenant les données de plusieurs de vos dossiers.
- Associer chaque famille ou produit aux comptes comptables correspondants (compte de charge, compte de TVA, etc.) et visualiser aisément les correspondances à effectuer.
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Générer et envoyer automatiquement les écritures comptables avec une ligne par article, incluant les quantités et unités associées.
Quels formats de fichier EDI sont acceptés dans Inqom ?
Formats acceptés : EDIFACT (Coopératives Uneal et Terrena) et le format spécifique de la coopérative AGRIAL.
Ces fichiers fournissent diverses informations essentielles :
- La source de la donnée (client, fournisseur).
- Les produits concernés.
- Les quantités et unités.
- Les montants unitaires et totaux (TVA incluse).
Il est essentiel de comprendre que les fichiers EDI ne contiennent pas directement des données comptables. Par conséquent, une transformation est nécessaire pour les intégrer correctement dans votre comptabilité : c'est précisément ce qu'Inqom réalise pour vous !
Étant donné que ces fichiers regroupent les données de plusieurs clients, il est primordial de vérifier au préalable que les informations dans le dossier permanent > Général de votre dossier sont correctes (en particulier le numéro SIREN). Cela garantit que les données sont correctement réparties dans les dossiers appropriés une fois la correspondance effectuée.
Gestion et Traitement des Fichiers EDI
a) Importation et Vérification des Fichiers
Depuis la page d'accueil de votre cabinet, sélectionnez l'onglet "EDI Agricole" dans le menu latéral. Ensuite, cliquez sur le bouton 
pour charger le(s) fichier(s) souhaité(s) depuis votre ordinateur.
💫 A prendre en compte :
- Maintenez la touche Ctrl pour sélectionner plusieurs fichiers à charger dans un lot.
- Attention, l'ensemble des fichiers (factures, catalogues...) doivent être déposés en même temps !
Les fichiers déposés seront d'abord analysé afin de vérifier leur cohérence. Plusieurs statuts peuvent être attribués.
💡Les différents statuts des fichiers :
Réceptionné : le fichier vient d'être déposé.
En traitement : La coopérative a été sélectionné, la conformité du fichier est testé.
Erreur : le fichier n'est pas interprétable.
En attente : le fichier est conforme, mais du paramétrage (mapping) doit être effectué.
Prêt : fichier conforme et données paramétrées. Prêt à être envoyé en comptabilité.
Fait : les données du fichier en comptabilité.
Attribution aux Coopératives
Une fois les fichiers réceptionnés, vous devez sélectionner la coopérative concernée. Si celle-ci n'existe pas encore, une création manuelle est nécessaire, incluant :
- Nom et numéro de SIRET.
- Compte comptable de contrepartie.
- Rattachement à un catalogue produit.
Si un nouveau catalogue est requis, créez-le, puis il sera automatiquement alimenté des familles et produits présents dans vos fichiers EDI.
Une fois la coopérative choisie, votre lot de fichier passera alors au statut En traitement le temps pour le système d'analyser et d'importer les nouveaux produits au catalogue si nécessaire.
En cas de fichiers non supportés, ces derniers prendront le statut Erreur. Si l'ensemble des familles sont correctement associées aux comptes comptables appropriés le lot de fichier passera au statut Prêt sinon il passera dans le statut En attente (voir la section suivante pour compléter les associations).
A côté du statut Prêt ou En attente une icône avertissement peut vous indiquer si certaines factures présentes dans les fichiers transmis n'ont pu être traitées et seront donc ignorées.
Association des Produits et Familles aux Comptes Comptables
Le fichier EDI contient des références de produits et de familles. Chaque famille peut être associée à :
Obligatoirement :
- Un compte d’apport (vente de production à la coopérative) ou un compte d’approvisionnement (achat auprès de la coopérative). Renseigner l'un de ces champs est obligatoire.
- Un compte de TVA (optionnel).
La table de correspondance est généralement effectuée au niveau de la famille, bien qu’il puisse être affiné au niveau du produit pour des cas spécifiques (ex. élevages spécialisés).
Paramétrage coopérative et clients
Une fois la table de correspondance produit effectuée, il reste deux éléments clés à paramétrer :
- La contrepartie de la coopérativ(par défaut, le compte 472 est utilisé pour les coopératives).
- Le dossier comptable des clients : chaque client extrait des fichiers EDI doit être rattaché manuellement à un dossier comptable.
Export des Écritures en Comptabilité
Une fois tous les correspondances réalisées, les fichiers passent en statut prêt. Deux options s’offrent alors à l’utilisateur :
- Envoyer en comptabilité tous les lots de fichiers prêts.
- Envoyer individuellement un lot de fichiers.
L’export se fait via un fichier FEC (Fichier des Écritures Comptables), qui est directement importé dans le dossier. Ce processus garantit que les erreurs éventuelles (période non imputable, incohérences de données) sont gérées directement par le collaborateur en charge du dossier.
Assurez-vous que l'ensemble des exercices nécessaires sont créés sur les dossiers cible à défaut l'import passera en erreur.