Une fois activée sur le dossier, la date d’échéance devient visible dans la saisie comptable, les états comptables ainsi que dans les imports et exports FEC étendus.
Cette fonctionnalité permet notamment de :
- centraliser l’information d’échéance directement sur les écritures ;
- suivre les dates de règlement attendues dans les états comptables ;
- conserver les échéances lors des imports et exports.
Sommaire
1. Activer la date d’échéance sur le dossier
Par défaut, la gestion de la date d’échéance est désactivée afin de préserver une interface adaptée aux dossiers qui n’utilisent pas cette information.
Pour rendre le champ disponible :
- Accédez aux "paramètres du dossier"
- Activez l’option "date d’échéance"
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Une fois activée, la date d’échéance devient disponible dans les écrans de saisie ainsi que dans les états comptables.
⚠️ La date d’échéance est disponible uniquement pour les lignes de comptes tiers (clients et fournisseurs). Les autres types de comptes ne sont pas concernés.
💡 L’activation se fait au niveau du dossier. Vous pouvez donc choisir de l’utiliser uniquement sur les dossiers qui nécessitent un suivi des échéances.
2. Saisir et modifier la date d’échéance
Lors du dépôt d’un document, Inqom identifie automatiquement la date d’échéance grâce à l’OCR et l’associe à l’écriture comptable correspondante.
Cette date reste modifiable : vous pouvez la consulter et l’ajuster manuellement à tout moment directement depuis l’écriture si nécessaire.
La date d’échéance enregistrée est ensuite reprise dans les différents états comptables du dossier pour faciliter le suivi des échéances :
- Journal ;
- Grand livre.
3. Consulter la date d’échéance dans les états comptables
Lorsque la fonctionnalité est activée, une colonne "date d’échéance" apparaît par défaut dans les onglets :
- Journal
- Grand livre
Cette colonne vous permet de :
- Consulter rapidement les échéances associées à vos écritures ;
- Organiser l’affichage en triant les lignes par date d’échéance ;
- Filtrer les écritures sur une période spécifique pour faciliter le suivi de vos échéances.
Cela facilite notamment le suivi des règlements attendus et les contrôles de cohérence lors de la tenue comptable.
4. Importer et exporter la date d’échéance (FEC étendu)
La date d’échéance est prise en charge lors des imports et exports de FEC étendu afin de conserver cette information tout au long du traitement comptable.
Import FEC
Si votre fichier FEC contient une colonne échéance, Inqom récupère automatiquement cette information lors de l’import et l’associe aux lignes d’écriture concernées. Aucune action complémentaire n’est nécessaire après l’import.
Export FEC
Lors de la génération d’un FEC étendu depuis Inqom, le champ échéance est exporté automatiquement lorsqu’une date d’échéance est renseignée sur une ligne de compte tiers.
💡 À noter :
- Le nom de la colonne exportée est
échéance; - Cette colonne est ajoutée au FEC étendu après les 19 colonnes standard du format FEC ;
- Seules les lignes concernées disposant d’une date d’échéance renseignée sont valorisées.