En 5 étapes, migrez vos pièces et vos écritures dans Inqom !
Étape 1 - Récupérer vos éléments dans votre (ancien) logiciel
Exportez vos écritures comptables. Le fichier devra dans sa finalité suivre au choix :
- le format FEC (.txt)
- la matrice .xlsx d'Inqom.
Téléchargez également l'ensemble de vos pièces comptables liées à la période.
N'hésitez pas à prendre le temps de regarder les types d'exportations que permet votre outil : il est fort probable qu'un export d'écriture avec directement le nom des pièces associées soit possible : il suffira alors tout simplement d'adapter si besoin les colonnes au format FEC ou à la matrice d'Inqom !
Votre fichier FEC ou Excel doit contenir les écritures d'un unique exercice.
Étape 2 - Indiquer le nom des pièces liées à vos écritures
Pour lier votre facture à la bonne écriture, il est nécessaire d'indiquer l'information dans votre fichier à importer. En dernière colonne, ajoutez une colonne que vous nommerez NomFichier.
Indiquez alors à la main ou par copier-coller le nom de vos pièces (avec ou sans son extension) sur les lignes qui correspondent à leurs écritures.
⚠ Formats de pièces acceptés : .jpeg / .pdf / .txt
🔎 Si plusieurs noms de fichier sont présents sur une même écriture, alors Inqom retiendra le fichier de la première ligne.
💬 Pour modifier un FEC pour ajouter la colonne NomFichier, n'hésitez pas à l'ouvrir sur Excel à partir d'un tableur vierge de la manière suivante :
Étape 3 - Déposer les pièces comptables
Dans l’onglet Pièces, déposez l'ensemble de vos fichiers dans l'encart “Autres”. Lors du dépôt des pièces, celles-ci seront en statut "à revoir" : n’ayez pas d’inquiétude, ces dernières changeront de statut et de nature lorsqu’elles seront liées à leurs écritures !
Étape 4 - Importer le / les FEC
Importez votre FEC comme n'importe quel autre import d'écritures sur Inqom : dans l’étape de contrôle de cohérence, un message vous indiquera la présence d'un import avec pièces et éventuellement, les erreurs rencontrées.
Étape 5 - Consulter l'onglet Pièces
Une fois votre fichier d'écritures importé, vous pourrez remarquer que dans l’onglet Pièces, tous les documents importées ont maintenant pour statut “fait” ainsi que leurs réelles natures (Achat/Vente).
Des pièces sont en nature "Autre" ? Cela veut dire qu'il y a eu un problème lors de l'établissement du lien entre l'écriture et la pièce. N'hésitez pas à contacter le support pour avoir plus amples informations.