Comment configurer Quickbooks pour une bonne intégration avec Inqom

Ce document décrit comment configurer Quickbooks pour que l'intégration avec Inqom fonctionne de manière optimale. Il s'adresse aux personnes qui souhaitent connecter Quickbooks à Inqom et ayant des droits administrateur sur les deux plateformes.

Que fait l'intégration ?

L'intégration avec Quickbooks Online permet de récupérer depuis votre compte Quickbooks :

  • les factures et avoirs de vente
  • les factures et avoirs d'achat (optionnellement)
  • les transactions bancaires rapprochées (optionnellement)
  • les opérations diverses (OD) (optionnellement)

Pour chaque journal et compte QuickBooks, vous pouvez configurer vers quel journal ou compte Inqom pointer. 

Pour chaque pièce comptable récupérée (facture, avoir, ...) Inqom récupère l'écriture correspondante et stockera une copie de la pièce.

❗Attention : les à-nouveaux (AN) ne seront pas récupérés.

Quelles sont les étapes de configuration ?

  1. Rappel: bien catégoriser votre catalogue de produits
  2. Activer la connexion entre Inqom et Quickbooks
  3. Paramétrer le connecteur

Rappel : bien catégoriser votre catalogue de produits

Pour assurer la bonne génération des écritures dans Quickbooks, il peut être utile de revenir sur le catalogue de produits et de vérifier leur bonne catégorisation (champs Catégorie de Vente, et Catégorie d'achats).

En effet le choix de ces champs influeront quels comptes comptables seront utilisés lorsque ces produits apparaissent dans une facture d'achat ou de vente. Pour rappel le choix de la catégorie se fait depuis l'écran de Création/Edition d'un produit :

(1) Comment configurer Quickbooks pour une bonne intégration avec Inqom - G.. 2020-12-09 at 12.04.40 PM

Activer la connexion entre Inqom et Quickbooks

Pour activer l'intégration entre Quickbooks et Inqom, il faut se diriger sur l'onglet Paramètres de la barre de menu, et cliquer sur le sous-menu Intégrations.

(1) Comment configurer Quickbooks pour une bonne intégration avec Inqom - G.. 2020-12-09 at 12.05.08 PM

Il suffit alors de cliquer sur "Installer" pour installer l'intégration avec Quickbooks.

Lorsque vous cliquez sur installer, un nouvel onglet de connexion QuickBooks s'ouvrira où:

  1. vous pourrez saisir vos clés d'authentification QuickBooks
  2. Si votre compte QuickBooks est de type "cabinet" vous pourrez choisir quel dossier client connecter

Une fois la connexion effectuée et de retour dans Inqom, vous pourrez procéder au paramétrage du connecteur décrit ci-dessous. 

Paramétrer le connecteur

Le paramétrage du connecteur consiste en trois étapes : 

  • le choix des dates et journaux à synchroniser
  • le mapping entre journaux QuickBooks et journaux Inqom
  • le mapping entre comptes comptables QuickBooks et comptes Inqom

Première étape : le choix des dates et journaux

Capture d’écran 2021-09-20 à 15.43.42

    Dans la première étape vous devrez choisir : 

    • la date de début de synchronisation : il s'agit de la date de début à partir de laquelle vous souhaitez synchroniser. Les écritures dont la date de valeur est antérieure à cette date ne seront pas synchronisées. 

    Attention : faîtes attention lors du choix de cette date, vous ne pourrez pas la modifier plus tard

    • le type de connexion : ce choix conditionnera quels journaux seront synchronisés

      • BIC Inqom : ce choix suppose que 
        • vous utilisez QuickBooks uniquement comme solution de facturation
        • vous effectuez le suivi des achats sur Inqom
        • vous avez connecté la banque sur Inqom
          NB : si vous connectez aussi la banque sur QuickBooks et rapprochez vos ventes dans QuickBooks, le connecteur tentera de reproduire le lettrage dans Inqom
        Les journaux récupérés seront les suivants : vente
      • BIC QuickBooks : ce choix suppose que
        • vous utilisez QuickBooks tant pour les ventes que pour les achats
        • vous avez connecté la banque sur QuickBooks
        Les journaux récupérés seront les suivants : vente, achat, banque, rémunération/caisse, autre

      Deuxième étape : le mapping entre journaux QuickBooks et Inqom

      Capture d’écran 2021-09-20 à 15.47.00

      Pour chaque journal QuickBooks, vous pouvez déterminer vers quel journal Inqom pointer. 
      Toutes les écritures d'un journal QuickBooks donné se retrouveront dans le journal Inqom correspondant. 

      Un mapping par défaut vous sera proposé. 

      Troisième étape : le mapping entre comptes QuickBooks et Inqom

      Capture d’écran 2021-09-20 à 15.47.51

      Pour chaque compte QuickBooks, vous pouvez déterminer vers quel compte Inqom pointer. 
      Toutes les lignes d'un compte QuickBooks donné se retrouveront imputées contre le compte Inqom correspondant. 

      Un mapping par défaut vous sera proposé. 

      Comptes fusionnés : dans certains cas, le connecteur va proposer de fusionner plusieurs comptes QuickBooks dans un même compte Inqom. C'est le cas par exemple des comptes de TVA par taux. Si vous souhaitez éviter cette fusion, vous pouvez changer le mapping proposé par défaut - il vous faudra alors choisir 'Créer un compte" pour créer un nouveau compte Inqom vers lequel mapper. 

      Comptes auxiliaires : dans le cas des comptes de tiers auxiliaires, le connecteur se basera sur les codes auxiliaires utilisés dans QuickBooks pour reproduire un compte auxiliaire correspondant dans Inqom.

      Un 401TOTO dans QuickBooks pointera vers un 4011TOTO dans Inqom

      Un 411TUTU dans QuickBooks pointera vers un 4111TUTU dans Inqom

      FAQ

      Mon client devra t'il se connecter sur deux plateformes?

      A court terme, il n'y a pas besoin d'inviter son client sur Inqom. Le client peut gérer ses ventes et ses achats sur QuickBooks et tout remontera automatiquement.

      Dans quel sens marche le connecteur?

      Le connecteur envoie des données depuis QuickBooks vers Inqom. Aucune information n'est envoyée depuis Inqom vers QuickBooks pour l'instant.

      Si une facture ou une écriture est modifiée ou supprimée dans Quickbooks, le sera t’elle dans Inqom ?

      Oui les modifications seront transmises lors de la synchronisation quotidienne.

      Qu'est ce qui déclenche l'envoi d'une facture vers Inqom?

      Quand une facture cesse d'être un brouillon et devient une vraie facture, elle sera récupérée lors de la synchronisation quotidienne.