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La facture électronique

Gérez, émettez et recevez vos factures électroniques en toute conformité, et suivez vos obligations réglementaires.

Gestion de l’inscription à l’annuaire [ViDA] 📄

Sommaire

Qu'est ce que l’annuaire de la facturation électronique ?

Pourquoi cette fonctionnalité est utile pour vos clients ?

À qui s’adresse cette fonctionnalité ?

Étape 1 – Accéder à la fonctionnalité
Étape 2 – Créer un mandat (unitaire ou en masse)
Étape 3 : Saisie des données (Formulaire)
Étape 4 – Suivre l’avancement des mandats

Signez vos mandats

Expiration et relances des mandats

Réutiliser un mandat déjà signé et faire signer l'accord formel par le cabinet

FAQ

 

Qu'est ce que l’annuaire de la facturation électronique ?

L’annuaire de la facturation électronique, ouvert en septembre 2025, est un référentiel officiel qui recense toutes les entreprises et entités publiques assujetties aux obligations d’émettre et de recevoir des factures électroniques en France. Il indique pour chaque entreprise la plateforme agréée qui gère ses données de facturation et ses adresses électroniques de réception des factures.

Avec la réforme de la facturation électronique, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir et envoyer leurs factures via une plateforme agréée. Inqom simplifie ce processus : vos clients peuvent créer, envoyer et suivre leurs factures directement depuis la plateforme, tandis qu’Inqom se charge de centraliser et de transmettre les données à la PA Visma France (Chaintrust).

Pourquoi cette fonctionnalité est utile pour vos clients ?

La fonctionnalité “Gestion de l’inscription à l’annuaire” ne se contente pas de créer un profil, elle transforme une obligation administrative en un processus simple et sécurisé, ce qui leur fait gagner du temps et éviter les erreurs.

Cela signifie :

  • Conformité simplifiée : toutes les entreprises concernées sont automatiquement inscrites selon la réglementation, pas de risque d’erreur.
  • Flux sécurisé : les factures électroniques arrivant de différents fournisseurs ou clients passent par un canal centralisé et sécurisé.
  • Solution clé en main : pas besoin de gérer manuellement chaque inscription ou consentement, tout est automatisé.

Avec cette fonctionnalité, vous pouvez facilement :

  • Créer un mandat pour un client depuis “la page d'accueil de votre cabinet".
  • Créer plusieurs mandats en même temps.
  • Suivre l’avancement de chaque inscription à l’annuaire.

L’inscription se fait automatiquement dès que le mandat est signé.

🚨 La signature du mandat s’effectue via Yousign après redirection depuis Inqom.

À qui s’adresse cette fonctionnalité ?

Cette fonctionnalité est adressée aux experts-comptables et chefs de mission qui souhaitent préparer efficacement leurs dossiers clients à la réforme de la facturation électronique.

Étape 1 – Accéder à la fonctionnalité

Pour démarrer, il suffit d’activer la carte "Facturation électronique & accès PA" depuis la marketplace de votre cabinet.

👉 Une fois activée, vous pouvez immédiatement commencer à créer des mandats.

Étape 2 – Créer un mandat (unitaire ou en masse)

La création des mandats s’adapte à votre organisation et au volume de dossiers à traiter.

🔹Création unitaire

Depuis la page d'accueil de votre cabinet, vous pouvez créer un mandat via le bouton “Créer un mandat PA”.

👉 Le mandat peut être créé uniquement si aucun mandat actif n’existe ou si le précédent est expiré.

 
🔹 Création en masse 

Pour les cabinets gérant plusieurs dossiers :

  • Importez plusieurs mandats en une seule fois via un fichier CSV / Excel. Clic sur le bouton Import de Mandat à côté du "Plus" (+).

💡 Pour vos mandats en masse, les modèles CSV et Excel sont disponibles ici.

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Étape 3 : Saisie des données (Formulaire)

Le formulaire est pré-rempli automatiquement à partir des données du Dossier Permanent, afin de réduire les actions manuelles.

Sont notamment renseignés :

  • les données de l’entreprise,
  • les informations du représentant légal client (email requis pour la signature),
  • les informations du cabinet et du signataire.

👉 Les données manquantes peuvent être complétées manuellement à tout moment.

Étape 4 – Suivre l’avancement des mandats

Une fois le mandat créé, son avancement est visible directement depuis la page d'accueil de votre cabinet.

Vous pouvez consulter :

  • le statut du mandat,
  • les dates de création et de signature,
  • le dossier concerné.

En cas d’erreur lors d’un import CSV, les lignes valides sont traitées automatiquement et un rapport détaillé vous aide à corriger rapidement les points bloquants.

💡 Pour un suivi rapide, rendez-vous dans la liste "mandats PA" sur la page d’accueil et visualisez en un coup d’œil l’état de tous vos mandats.

Chaque icône indique l’action à réaliser :

  • Créer un mandat.

  • Recréer un mandat.

  • Renvoyer un mandat.

  • Relancer pour signature.

 

🚨  En cas de rejet, recréez votre mandat en un clic grâce à l’icône recréer et poursuivez le processus sans blocage.

Suivi des statuts des mandats :

Les statuts permettent de visualiser rapidement l’avancement de vos mandats et de comprendre ce que signifient les différentes étapes, comme "En attente annuaire PPF" et "Finalisé".

⏳ En attente annuaire PPF : Le mandat est en attente que le SIREN soit pris en compte dans l’annuaire du PPF.

  • Aucune action n’est nécessaire de votre part.
  • La synchronisation se fait automatiquement chaque jour jusqu’à ce que l’entreprise soit bien référencée.
  • Le statut se met à jour dès que l’enregistrement est pris en compte.
  • Une info-bulle dans l’interface rappelle cette information.

 ⚠️ L’annuaire de l’état n’est pas encore entièrement alimenté avec toutes les entreprises assujetties à la TVA. L’alimentation se fait progressivement côté PPF, ce qui peut expliquer que le statut reste temporairement en attente.

✅ Finalisé : le mandat est validé, l’entreprise est bien inscrite dans l’annuaire du PPF.

⚠️Si le mandat est signé aujourd’hui mais avec une date d’effet ultérieure, le statut passera à "Finalisé" uniquement à partir de cette date.

 

Signez vos mandats

  1. Pour vos clients : Chaque client reçoit 2 emails clairs pour signer le mandat et l’accord formel.

  2. Pour votre cabinet :

  • Mandat unitaire : recevez une notification classique pour signer rapidement.

  • Mandats en masse : recevez un récapitulatif quotidien à 17h via Yousign, évitant la surcharge de votre boîte mail.

👉 Depuis l’interface Yousign, le cabinet peut signer jusqu’à 300 mandats en une seule action.

Dès que les 3 signatures requises (2 côté client, 1 côté cabinet) sont complétées,

👉 l’inscription à l’annuaire est déclenchée automatiquement, sans action supplémentaire.

Expiration et relances des mandats

Pour vous aider à finaliser vos mandats, la durée de validité a été prolongée et des relances automatiques sont mises en place :

  • Expiration prolongée : 20 jours (au lieu de 6 jours auparavant).

  • Relances automatiques via Yousign : des emails de rappel sont envoyés toutes les 48 h pendant toute la période de validité.

💡 Ces relances permettent de rappeler au signataire de compléter le mandat avant son expiration, sans que vous ayez à intervenir.

 

Réutiliser un mandat déjà signé et faire signer l’accord formel par le cabinet

Dans certains cas, le cabinet a déjà avancé sur la collecte des signatures en dehors d’Inqom.

Pour éviter de redemander des signatures inutiles au client, deux options sont désormais disponibles :

  • Indiquer qu’un mandat a déjà été signé en externe ;
  • Faire signer l’accord formel directement par le cabinet.

👉 L’objectif est de sécuriser les parcours tout en évitant les doubles signatures.


1. Utiliser un mandat déjà signé en dehors d’Inqom

Cette option est à utiliser lorsqu’un mandat valide existe déjà entre le cabinet et l’entreprise, mais qu’il a été signé hors Inqom.

🔹 Comment ça fonctionne

Lorsque l’option "Mandat externe déjà signé" est activée :

  • Le mandat n’est pas redemandé dans Inqom ;
  • Le cabinet doit confirmer que le mandat existe déjà.

📢 Un message de confirmation est affiché :

 Je certifie qu’un mandat signé existe déjà entre mon cabinet et l’entreprise.




Cette étape sert uniquement à tracer et sécuriser le parcours : elle confirme que vous ne relancez pas une signature déjà existante.

🔹 Ce que ça change concrètement

  • Vous continuez le parcours sans nouvelle signature du mandat dans Inqom
  • Le client n’est pas sollicité une seconde fois

 

2. Utiliser l’option "Accord formel signé par le cabinet"

Dans certains cas, le signataire du cabinet peut signer lui-même l’accord formel et désigner la partie associée de son choix, dès lors qu’un mandat explicite a été signé.

🔹 Comment ça fonctionne

Lorsque l’option est activée :

  • Vous choisissez un signataire dans votre cabinet ;
  • Ce signataire reçoit un email via Yousign ;
  • Il signe l’accord formel directement.

🔹 Ce que ça change concrètement

  • Le client n’a plus d’action sur l’accord formel
  • La signature est gérée directement par le cabinet
  • Le parcours est plus rapide et plus fluide

Cette option est particulièrement utile lorsque :

  • Vous avez déjà validé les éléments en amont ;
  • Vous souhaitez éviter une étape de signature côté client.

3. Utiliser les deux options ensemble

Ces deux options sont compatibles et souvent utilisées ensemble.

🔹 Dans ce cas :

  • Le mandat déjà signé est reconnu dans le parcours ;
  • L’accord formel est signé par le cabinet ;
  • Le client n’intervient plus sur ces étapes.

👉 C’est le scénario le plus fluide lorsque votre cabinet a déjà géré la collecte des signatures en amont.

4. Disponible en unitaire et en masse

Ces options sont accessibles :

  • En traitement unitaire ;
  • En traitement de masse.

En mode masse, un signataire cabinet peut valider les accords formels pour jusqu’à 300 dossiers.

 

🚀 À retenir

Ces évolutions permettent :

  • De réutiliser un mandat déjà signé en dehors d’Inqom ;
  • D’éviter les doubles signatures côté client ;
  • De faire signer l’accord formel par le cabinet ;
  • Et de fluidifier le traitement des dossiers.

 

FAQ

  • Pourquoi mon adresse n’apparaît pas comme “active” dans l’annuaire public ?

    Pas d’inquiétude ! Dans l’annuaire, le statut “active” signifie que l’adresse est immédiatement utilisable, pas nécessairement que tout est configuré.

    Le statut dépend de la date de début d’effet :

    • ✅ Date atteinte ou passée : votre adresse est active et prête à être utilisée.

    • ⏳ Date future : votre adresse est enregistrée et sera automatiquement active à la date prévue.

    Exemple : si la date de début d’effet est le 01/09/2026, l’adresse peut apparaître dans l’annuaire avant cette date, mais elle ne sera active qu’à partir du 01/09/2026.

  • Le mandat est-il redemandé dans Inqom ? Non, si l’option Mandat externe déjà signé est utilisée et confirmée par le cabinet.

  • Qui reçoit le mail Yousign ? Si l’option Accord formel signé par le cabinet est activée, le mail Yousign est envoyé au signataire du cabinet.

  • Qui signe l’accord formel ? Dans ce cas, c’est le cabinet qui signe l’accord formel, via le signataire renseigné.

  • Peut-on utiliser ces options en masse ? Oui, Le traitement de masse permet à un signataire cabinet de signer les accords formels pour jusqu’à 300 dossiers.