La transmission des pièces comptables.
Il existe plusieurs moyens pour envoyer les pièces comptables dans Inqom : 📮
- L’espace d’envoi de l’onglet “Pièces” : cliquer sur la nature de la pièce puis la sélectionner sur votre ordinateur (le glisser-déposer fonctionne également).
- Par mail : les adresses mails se trouvent dans l’onglet “Paramètres”, puis la rubrique “Fournisseurs”. Par défaut, seuls les utilisateurs assignés au dossier peuvent envoyer des pièces par mail. Il est cependant possible d'autoriser d'autres adresses mail en bas de l'onglet. Nous vous conseillons d'envoyer jusqu'à 10 pièces par mail.
💡 Astuce : vous pouvez paramétrer votre scanner et autoriser son adresse mail dans Inqom comme présenté au-dessus. De cette manière, vous pourrez déposer des pièces dans Inqom directement via votre scanner.
- L’application mobile Inqom, en prenant directement le document en photo.
Cette application est téléchargeable via l'AppStore et GooglePlay.
⚠️ Attention, à ce jour elle n'est utilisable que par les utilisateurs ayant un rôle côté entreprise (= Chef d'entreprise, Directeur Administratif et Financier, Employé). Dès lors, si vous êtes un collaborateur du cabinet, pour pouvoir utiliser l'application mobile vous devez vous créer un nouveau rôle (avec une nouvelle adresse mail) en tant que collaborateur du dossier.
✋ Formats de documents acceptés par l’intelligence artificielle pour la génération d'écriture à partir d'une pièce : .jpg, .png, .pdf. Cependant, vous pouvez joindre des fichiers .xls, .xlsx, .doc, .docx, .txt et .csv pour les stocker dans Inqom.
Le format .zip n'est pas supporté : il est nécessaire d'extraire les pièces présentes dans le fichier compressé pour pouvoir intégrer les justificatifs dans Inqom.
⚠️ Inqom ne gère pas à ce jour le multifactures. Dès lors, chaque fichier déposé dans Inqom ne doit contenir qu'une seule pièce.
Remarque 1 : ce fichier peut contenir plusieurs pages.
Remarque 2 : vous pouvez déposer plusieurs fichiers en même temps. Nous préconisons un maximum de 10 fichiers pour le dépôt par mail, pour que le mail ne soit pas trop volumineux.
Qu'importe la technique d'envoi utilisée, les pièces arriveront dans la liste des documents envoyés en bas de l’onglet “Pièces”. Par défaut, les documents sont classés par date de dépôt (du plus récent au plus ancien). Ceci peut être modifié avec les flèches en haut des colonnes, ou les filtres.
Les pièces comptables passeront par différents statuts :
- Réceptionné : Inqom vous indique avoir bien reçu la pièce ;
- En traitement : la pièce est en cours d'analyse afin de générer une écriture.
Le traitement prend en moyenne 24h. Inqom étant un outil devant être utilisé quotidiennement, le flux de traitement priorise les pièces de moins de 90 jours ; - Fait : la pièce a été traitée et une écriture a été générée - vous retrouverez l'écriture de la pièce dans le journal ;
- A revoir : la pièce n'est pas une pièce comptable ou n'est pas "propre" : Inqom n'est pas parvenu à générer une écriture comptable. Un utilisateur du cabinet devra alors consulter ces documents et créer une écriture manuellement si nécessaire. Pour connaitre les différentes raisons du choix de ce statut par l'IA, consultez cet article du centre d'aide ;
- Supprimé : vous avez supprimé une pièce (exemple : un doublon). Vous pouvez cependant toujours consulter la pièce ;
- Doublon : Inqom décèle les doublons (même fichier ou même contenu sur deux fichiers différents). La pièce initiale est également consultable pour comparer.
Le schéma des écritures générées par l'IA :
- Schéma d'écriture d'une facture d'achat :
- Compte 4 fournisseur
- Compte 6 charge
- Compte 4 TVA déductible
- Schéma d'écriture d'une note de frais :
- Compte 467 note de frais
- Compte 6 charge
- Compte 4 TVA déductible
- Schéma d'écriture d'une facture de vente :
- Compte 4 client
- Compte 7 produit
- Compte 4 TVA collectée