Archivez votre exercice comptable et tous les documents qui lui sont liés en quelques clics !
Sommaire :
Que permet l'archivage sur Inqom ?
Comment effectuer un archivage dans Inqom ?
Où consulter l'archive ?
Que permet l'archivage sur Inqom ?
La législation impose que l'ensemble des documents ayant un lien avec votre comptabilité se doivent d'être conservés au moins 7 ans dans un espace sécurisé. L'administration devra être à même de consulter aisément cette archive, qui devra refléter les données de votre comptabilité à l'identique de ce que vous avez pu déclarer à la clôture de votre exercice.
Ainsi, une fois votre exercice clôturé, vous pourrez archiver les éléments suivants :
- Comptes annuels
- FEC et descriptif du FEC
- Balance et balances auxiliaires
- Plan comptable du dossier
- Export des journaux
- Grand-livre
- Etats des immobilisations
- Dossier de révision (éventuellement)
Cette option fait partie de votre abonnement Inqom, il n'y a pas de surcoût.
Comment effectuer un archivage dans Inqom ?
Il vous suffit de cliquer sur le bouton "archiver" de l'exercice clôturé de votre choix, dans l'onglet "Paramètres", sous-onglet "Comptabilité".
Une fenêtre s'ouvre, vous affichant les différents éléments qui seront archivés. Il vous suffit alors de cliquer sur "Générer l'archive".
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Vous retournez alors sur l'onglet "Paramètres", une mention vous indique au niveau de l'exercice que l'archivage est en cours.
Une fois l'archivage effectif, le statut passera à "archivé".
A noter :
📌Il est nécessaire de rafraichir votre page pour obtenir le statut à jour de l'archivage.
📌Le temps d'archivage réussi est estimé à moins de 10 minutes . Au delà de cette attente ⌛, un archivage en erreur est fort probable.
📌 si un seul document, parmi l'ensemble composant l'archive, rencontre une erreur, ou une récupération trop longue, alors l'archivage complet sera "en erreur". Le téléchargement des fichiers "reçus" sera toutefois possible depuis votre onglet "dossiers" voir ci-après.
📌un document peut être "vide" si aucun élément n'est renseigné. Exemple en cas d'absence d'immobilisations dans votre module "immos".
En passant votre curseur sur le statut de l'archivage, quel qu'il soit - "en cours, archivé, en erreur" - , Inqom vous informe de ces différents statuts de documents : demandé, reçu, en erreur, vide.
Le support se tient alors à votre disposition pour vous permettre de résoudre cette erreur.
Où consulter et télécharger l'archive ?
Pour retrouver votre archive, rendez-vous sur l'onglet "Dossiers", sous-dossier "Archivage Fiscal". Votre archive se trouve sous forme d'un fichier compressé, composé des différents documents sélectionnés lors de l'archivage. Vous pouvez également double-cliquer dessus pour ensuite sélectionner les éléments uniques que vous souhaitez télécharger.
NB : une archive ne peut pas être modifiée : il faut la supprimer dans l'onglet "Dossiers" à l'aide de la corbeille, pour ensuite la regénérer dans l'onglet "Paramètres".
FAQ
1. Que puis-je faire si mon archivage a le statut "en erreur" ?
- Consulter le ou les documents à l'origine de l'erreur de l'archivage en survolant l'indicateur "archivage en erreur". Cela vous permettra d'identifier le ou les éléments à l'origine.
Vous pouvez toutefois télécharger les documents "reçus" dans votre onglet "dossiers"
Puis contactez le support si nécessaire. Ce dernier pourra vous éclairer ou réinitialiser l'archivage pour recommencer.
2.Puis je générer de nouveau un archivage en erreur ?
Il ne peut coexister qu'une seule archive pour un exercice donné. A partir du moment où votre archive est en erreur, vous pouvez le supprimer dans votre onglet "dossiers" et relancer de nouveau une archive.
3. Pourquoi ne puis-je pas choisir les documents que je souhaite obtenir dans mon archive?
En raison du respect de la règlementation.
Il vous est toutefois possible de générer certains exports PDF supplémentaires dans les différents onglets d'Inqom (ex : un dossier de révision peut être généré depuis l'onglet "révision", un état des immobilisations peut être généré depuis l'onglet "immos" etc...)
4. Qui peut consulter une archive ?
Rôles :
✅L'ensemble des rôles Cabinet/PME ayant souscrit en direct à Inqom
❌ Dans les rôles entreprises, seul le rôle employé ne peut voir le dossier.