Le module Crédit-bails

Sommaire :

Introduction

Structure de l'écran

Liste des crédits-bails

La pastille de statut

Création d'un crédit-bail

Paramétrage des caractéristiques d'un crédit-bail

Génération des écritures comptables

Génération des cut-off

Modification de l'échéancier après la génération d'écriture

Importer un échéancier

Etats

Introduction

Le module Crédit-bails vise à automatiser la gestion comptable de ces derniers. Pour ce faire, il est essentiel de renseigner toutes les caractéristiques du contrat. De plus, toute modification apportée au contrat devra être enregistrée dans Inqom, garantissant ainsi que ces changements soient reflétés dans tous les éléments associés, tels que l'échéancier, les écritures comptables et les cut-offs.

Structure de l'écran

L'écran est divisé en deux sections distinctes :

• À gauche, vous trouverez la liste des crédits-bails.

• À droite, se situe l'interface dédiée à la visualisation et à la configuration du crédit-bail sélectionné dans la liste.

Liste des crédits-bails

 

A partir du panel de gauche, vous avez la possibilité d'effectuer les actions suivantes :

• Rechercher un crédit-bail en utilisant la barre de recherche ou le menu déroulant situé juste au-dessus ;
• Créer un nouveau crédit-bail en cliquant sur l'icône + ;
• Générer les écritures comptables des crédits-bails avec l'icône "générer les écritures de crédit-bail" ;
• Créer les cut-off des crédits-bails en utilisant le bouton ciseaux.

La pastille de statut

Une pastille est affichée à côté de chaque crédit-bail dans la liste. Elle permet de connaître l'état de génération des écritures comptables pour l'exercice sélectionné.

La forme de la pastille indique si le contrat est exclu ou non de la génération des écritures. Sa couleur indique l'état des écritures comptables :

• Jaune : le crédit-bail est en brouillon. Certaines caractéristiques obligatoires du contrat ne sont pas encore renseignées.
• Vert : toutes les échéances de l'exercice sélectionné disposent d'écritures générées par le module.
• Rouge : au moins une échéance de l'exercice sélectionné ne dispose pas d'écriture générée par le module.
• Gris plein : aucune échéance n'est prévue sur l'exercice sélectionné.

Création d'un crédit-bail

Cliquer sur l’icône + pour créer un nouveau crédit-bail et remplir les champs suivants du formulaire :

• Objet du contrat : texte libre (nom qui apparaîtra dans la liste des crédits-bails sur la droite de l'écran ainsi que dans le libellé des écritures comptables associées).
• Compte fournisseur : la liste des comptes fournisseurs du dossier est proposée. Il est également possible de saisir un nouveau compte subdivisé puis de cliquer sur "créer un compte" dans le menu déroulant pour le créer.
• Type de financement : menu déroulant (location avec option d'achat ou bien location longue durée).
• La nature du bien : menu déroulant (mobilier ou immobilier).
• Le compte de charges : choisissez le compte ayant pour racine 612 ou 613 (= 6122, 6125, 6135, 6132) de votre choix, qu'il soit subdivisé ou non. Il est également possible de saisir un nouveau compte subdvisé puis de cliquer sur "créer un compte" dans le menu déroulant pour le créer.

Tant que les informations obligatoires ne sont pas renseignées, le crédit-bail reste en brouillon et une pastille jaune apparaît à côté de son nom dans la liste.

Pour qu'un contrat soit prêt à générer ses écritures comptables :

• Pour une location avec option d'achat (LOA), les onglets contrat et caractéristiques du bien doivent être complétés.
• Pour une location longue durée (LLD), seul l'onglet contrat doit être complété.

Le paramétrage des caractéristiques d'un crédit-bail

1) L'onglet Général

Les champs présents dans cet onglet permettent de visualiser les informations complétées lors de la création du crédit-bail, et de les modifier si besoin. Il est également possible d'ajouter un fichier au format PDF, en cliquant sur le bouton ajouter un fichier ou bien en glissant-déposant le fichier sur l'icône. Enfin, il est possible de supprimer le crédit-bail.

Exclure un crédit-bail de la génération des écritures

Il est possible d'exclure un crédit-bail de la génération des écritures comptables à partir d'une date définie. Cette option est notamment utile lorsque le bailleur transmet ses factures via une plateforme agréée (PA). Dans ce cas, chaque facture acceptée génère sa propre écriture d'achat. Les écritures générées par le module "crédit-bails" risqueraient alors de faire doublon avec ces factures, notamment pour la comptabilisation des charges et de la TVA.

Pour exclure un contrat :

1. Cochez l'option "exclure de la génération des écritures".
2. Renseignez la "date d'effet", qui correspond à la date de la première échéance facturée via la plateforme agréée.
3. Cliquez sur "sauvegarder".
4. Consultez la fenêtre de confirmation, qui récapitule les écritures concernées par la suppression ou la conservation.
5. Confirmez l'opération.

Une fois l'exclusion confirmée, les écritures du module correspondant aux échéances à partir de cette date ne sont plus générées. Cette exclusion concerne toutes les composantes de l'échéance : loyers, assurances, frais de maintenance et frais accessoires.

Conséquences de la confirmation

Les écritures sont traitées en fonction de leur statut à la date d'effet de l'exclusion :

Écriture	Traitement
Écriture du module non validée, lettrée ou non	Supprimée sur tous les exercices. Le lettrage éventuel est annulé, mais le règlement est conservé.
Écriture validée, enregistrée sur un exercice clôturé ou de contrepassation générée par le module	Conservée.
Écriture manuelle, facture reçue ou cut-off	Non modifié.

La fenêtre de confirmation indique le nombre d'écritures supprimées (dont les écritures lettrées) et conservées, ainsi que les échéances concernées. Aucune modification n'est appliquée avant la confirmation.

Modifier ou supprimer l'exclusion

La date d'effet peut être avancée, reculée ou l'exclusion peut être supprimée.

• Avancer la date d'effet : des écritures supplémentaires sont supprimées selon les mêmes règles.
• Reculer la date d'effet ou supprimer l'exclusion : les écritures précédemment supprimées ne sont pas recréées automatiquement. Il est nécessaire de relancer la génération des écritures comptables.

Traitement comptable après l'exclusion

Après l'exclusion, certaines opérations comptables peuvent être nécessaires :

• Contrepasser les écritures du module conservées lorsqu'une facture correspondante a été reçue.
• Refaire le lettrage des règlements avec les factures reçues.
• Comptabiliser les factures reçues dans les comptes configurés dans l'onglet comptes.

2) L'onglet Contrat

Cet onglet permet de renseigner toutes les caractéristiques du crédit-bail nécessaires pour générer l'échéancier. L'échéancier est visible dans l'onglet suivant.

Le contenu des différents champs peut être modifié tant que les écritures associées au crédit-bail n'ont pas été générées. Les modifications sont alors visibles en temps réel dans l'échéancier. Une fois les écritures générées, il faudra créer des événements avec le menu déroulant présent en bas de cet onglet.

Voici quelques précisions sur certains des champs de cette page :

• Montant de la redevance correspond au montant du loyer
• Première redevance peut être complété si celle-ci est majorée. La charge de celle-ci peut être comptablement étalée sur la durée du crédit-bail
• La durée entre les champs Première échéance et Date de levée d'option doit être cohérente avec la durée saisie dans le champ "Durée"
• Le champ Date de levée d'option ne s'affiche pas si location longue durée a été sélectionné dans le champ type de financement de l'onglet Contrat du crédit-bail
• Échéance de la redevance correspond à la date de paiement et peut être paramétrée en début ou en fin de période
• Les frais accessoires sont pris en compte une seule fois au début de l'échéancier
• Les frais de maintenance sont pris en compte à chaque échéance
• Le menu déroulant levée d'option est cliquable lorsque la date de levée d'option est dépassée. En sélectionnant oui, l'immobilisation associée sera automatiquement créée dans l'onglet Immos.

3) L'onglet Echéancier

L'échéancier est généré à partir des éléments complétés dans l'onglet Contrat. Il se met à jour en temps réel lorsque des modifications sont réalisées.

4) L'onglet Garanties

Cet onglet permet de compléter les garanties liées au crédit-bail, il n'a pas d'impact comptable. Il n'est pas nécessaire que le montant total des garanties soit égal au montant du capital. L'information renseignée permet de constituer le tableau des engagements donnés hors bilan de la plaquette.

La garantie peut être composée de plusieurs éléments :

• La sûreté réelle
• Les garanties bancaires.

5) L'onglet Caractéristiques du bien

Cet onglet regroupe les caractéristiques du bien loué, pour la génération des écritures, et la simulation des dotations aux amortissements en cas d'achat du bien. Voici les champs présents :

• Compte comptable : liste des comptes comptables de classe 2 du PCG
• Nature du bien : cela déclenchera le choix du compte de classe 6 correspondant, lors de la génération d'écriture
• Valeur du bien : valeur initiale d'achat du bien
• Valeur résiduelle : en cas de levée d'option, l'immobilisation sera automatiquement générée dans l'onglet Immos avec cette valeur
• Durée d'amortissement
• Liste des biens : menu déroulant (aucun, véhicule ou autre). Les caractéristiques à compléter apparaitront également dans l'immobilisation créée en cas de levée d'option

6) L'onglet Fiscalité

Cet onglet contient deux éléments :

• Suramortissement : permet d'associer un suramortissement fiscal au crédit-bail et de préciser son taux. L’état des déductions exceptionnelles, disponible dans la partie Etats de l'onglet téléportail, énumère l’ensemble des crédits-bails bénéficiant d’un suramortissement tout en précisant les montants.
• Plafond de déductibilité : permet d'indiquer un plafond de déductibilité et de saisir son montant. L’état des réintégrations fiscales, disponible dans la partie Etats de l'onglet téléportail, énumère l’ensemble des immobilisations soumises à un plafond tout en précisant les montants à réintégrer.

7) L'onglet Historique

Cet onglet permet de visualiser l'historique des actions réalisées sur ce crédit-bail. Différents éléments sont visibles dans cet onglet :

• La génération d'écritures comptables (manuellement par un utilisateur ou automatiquement par Inqom suite à la création d'un événement dans la partie Caractéristiques, si des écritures avaient déjà été générées manuellement).
• La création d'un événement dans l'onglet Contrat.
• La modification de l'onglet Garanties du crédit-bail.Pour chaque élément enregistré dans l'historique, il est précisé la date et heure de l'action, sa description et ses détails, et l'utilisateur ayant réalisé l'action.

Dans le cas d'un événement généré à partir de l'onglet Caractéristiques, la partie Détails sera composée de la date à partir de laquelle l'événement impacte l'échéancier, ainsi que les nouvelles caractéristiques du crédit-bail suite à l'application de l'événement.

Le bouton Annuler le dernier événement permet de supprimer le dernier événement créé. Les écritures comptables impactées par cet événement seront alors modifiées pour prendre en compte cette suppression. L'onglet Historique sera alimenté par une nouvelle ligne Annulation de l'événement.

8) L'onglet comptes

L’onglet comptes vous permet de configurer simplement les comptes comptables associés à vos opérations de crédit-bail.

Vous pouvez à la fois :

• Consulter les comptes proposés.

• Les modifier.

• Ou en ajouter de nouveaux selon votre organisation.

1. Modifier un compte existant :

Si un compte proposé par Inqom ne correspond pas à vos besoins, vous pouvez facilement changer son affectation :

• Cliquez sur la flèche en fin de ligne du compte.

• Sélectionnez le compte souhaité dans la liste.

2. Créer un nouveau compte

Si le compte dont vous avez besoin n’existe pas encore, vous pouvez le créer directement depuis cet écran.

La génération des écritures comptables

Une fois le contrat complet, sa pastille passe au rouge pour l'exercice sélectionné : ses écritures ne sont pas encore générées. Elles se génèrent avec le bouton "Générer les écritures de crédit-bail", au-dessus de la liste. 

La génération des écritures comptables s'effectue de manière globale et centralisée pour l'ensemble des contrats de "crédit-bail" actifs du dossier, évitant ainsi d'avoir à traiter chaque contrat individuellement. Selon vos besoins, cette opération peut être réalisée soit uniquement sur l'exercice en cours, soit de manière étendue sur tous les exercices ouverts et futurs. 

Paramétrer la génération globale

Pour lancer la génération, deux paramètres doivent être définis dans la fenêtre de configuration :

1) Le périmètre de génération

Option	Périmètre couvert	À l'ouverture d'un nouvel exercice
Exercice en cours uniquement	Uniquement l'exercice sélectionné dans le sélecteur (ex. : janv. 2026 – déc. 2026)	Aucune génération automatique — une génération manuelle est requise.
Tous les exercices ouverts	Tous les exercices déjà créés ainsi que ceux qui seront ouverts à l'avenir	Génération automatique. Les écritures associées aux Crédits-Bails actifs sont saisies automatiquement dès l'ouverture du nouvel exercice.

2) Le journal cible

Le journal par défaut est "CB - crédits bail". Il est modifiable via le menu déroulant avant confirmation.

Procédure : Lancer la génération des écritures

 

1.  Depuis le module crédit-bail, cliquer sur le bouton "Générer les écritures de crédit-bail", au-dessus de la liste. 
2. Dans la modale qui s'ouvre, sélectionner le périmètre de génération souhaité.
3. Vérifier ou modifier le journal cible via le menu déroulant.
4. Cliquer sur générer.
   
   

Une fois les écritures générées, la pastille du crédit-bail passe au vert pour l'exercice sélectionné. 

Comportement lors de l'ouverture d'un nouvel exercice 

Le comportement dépend du périmètre choisi lors de la dernière génération.

• Si exercice en cours uniquement a été sélectionné : aucune écriture n'est générée automatiquement sur le nouvel exercice. Vous devez lancer une génération manuellement afin de créer les écritures comptables. L'absence d'écritures n'est pas signalée par une alerte dans l'interface ; elle peut être constatée en consultant l'état comparatif du module.

• Si tous les exercices ouverts a été sélectionné : les écritures des contrats de Crédit-bail actifs sont générées automatiquement dès l'ouverture du nouvel exercice.

Les écritures générées

Une fois la génération terminée, Inqom crée automatiquement les écritures comptables correspondant à chaque échéance des contrats de Crédit-bail inclus dans le périmètre sélectionné.

Les écritures sont générées à partir des informations renseignées dans le contrat (type de financement, nature du bien, frais de maintenance, frais accessoires, assurance et taux de TVA).

Le schéma ci-dessous présente la composition d'une écriture de crédit-bail. 

La génération des cut-off

Pour générer les cut-off liés aux crédits-bails, il faut cliquer sur l'icône Ciseaux au-dessus de la liste des crédits-bails. Cela générera les cut-offs de tous les crédits-bails pour l'exercice actuel.

Le cut-off sera différent en fonction de l'élément sélectionné dans le menu déroulant Échéance de la redevance de l'onglet Contrat :

• Début de période : la redevance est payable d'avance. À la clôture de l'exercice, une partie de la redevance peut concerner l'exercice suivant. Le cut-off généré est une charge constatée d'avance (CCA), qui permet de rattacher cette partie de la charge à l'exercice suivant.
• Fin de période : la redevance est payable à terme échu. À la clôture de l'exercice, une partie de la redevance correspondant à la période écoulée n'a pas encore été facturée. Le cut-off généré est une facture non parvenue (FNP), calculée au prorata des jours rattachés à l'exercice en cours.

1) Facture non parvenue

Dans l'onglet Cut-off, il suffit de cliquer sur l'icône en forme de crayon située à la fin de la ligne pour accéder aux détails du cut-off.

• L'intitulé du cut-off sera : Redevance payée plus tard - non échue en fin de période - (nom du crédit-bail)
• Les comptes utilisés sont : 4081 Fournisseurs factures non parvenues, 44586 Taxes sur le chiffre d'affaires sur les factures non parvenues, 6122 (Redevances de crédit-bail mobilier ) / 6125 (Redevances de crédit-bail immobilier)
• Le montant est calculé au prorata de la période : montant de la redevance * (nombre de jours de l'exercice en cours / nombre de jours total de la période).

2) Charge constatée d'avance

• L'intitulé du cut-off sera : LOYER HT. ÉCHÉANCE: (échéance) LLD/LOA: (nom du crédit-bail) BAILLEUR: (nom du bailleur)
• Les comptes utilisés sont : 486 Charges constatées d'avance, 6122 (mobilier) / 6125 (immobilier)
• Le champ montant reprend le montant de la redevance HT.

Les cut-off d'un contrat exclu

Les ciseaux génèrent les cut-off d'un contrat exclu comme ceux des autres contrats, depuis l'échéancier : même type, même montant, même prorata. Ils ne sont simplement pas associés à une écriture du crédit-bail. Une CCA dont l'exclusion a supprimé l'écriture est conservée et détachée de cette écriture.

Modification de l'échéancier après la génération d'écriture

Une fois que les écritures associées au crédit-bail ont été générées, il n'est plus possible de modifier les champs de l'onglet Contrat du crédit-bail.

Pour réaliser des modifications, il faudra impacter le crédit-bail via un événement. Les événements sont accessibles en bas de l'onglet Contrat du crédit-bail.

Le seul événement disponible pour le moment est le différé de redevance. Après l'avoir sélectionné dans le menu déroulant, une fenêtre de définition de l'événement apparaît (les champs marqués d'un astérisque rouge sont obligatoires).

En remplissant la définition de l'événement, un échéancier calculé à la volée apparaît afin de montrer à l'utilisateur l'échéancier cible.

Modifiez et complétez votre échéancier en toute simplicité

Pour vous permettre d'ajuster facilement votre échéancier, Inqom offre la possibilité d'intervenir directement sur chaque échéance.

Vous pouvez :  

• Modifier une ligne existante pour corriger une information ;
• Supprimer une ligne si elle n'est plus nécessaire ;
• Ajouter une nouvelle échéance en cliquant sur ajouter une ligne, puis en renseignant les informations requises.

La nouvelle ligne est automatiquement ajoutée au-dessus de la ligne sélectionnée.

Impact de la création d'un événement

Une ligne sera créée dans l'onglet Historique du crédit-bail pour indiquer la création de cet événement. Si des cut-off et écritures sont déjà créés, ils seront modifiés automatiquement. Si rien n'a été généré, il faudra procéder à leur génération manuellement comme décrit plus haut.

Importer un échéancier

Depuis l'onglet Échéancier de votre contrat de crédit-bail, vous pouvez importer un échéancier afin de mettre à jour les échéances de votre contrat. 

•  Importer un échéancier au format CSV :

Pour modifier un échéancier existant :

1. Cliquez sur "exporter" afin de récupérer l'échéancier actuel au format CSV.
2. Effectuez vos modifications dans le fichier.
3. Enregistrez-le puis cliquez sur "importer" pour le réintégrer dans Inqom.

Si vous aviez auparavant généré des écritures pour ce crédit-bail, la pastille du contrat passe au rouge afin de vous rappeler de les regénérer selon votre nouvel échéancier. 

•  Importer un échéancier au format PDF :

Vous pouvez également importer directement un échéancier au format pdf, en complément de l'import CSV.

À partir du document transmis par votre bailleur, Inqom analyse automatiquement le fichier afin d'identifier le tableau d'échéancier, les colonnes et les données qu'il contient.

Pour importer un échéancier pdf :

1. Depuis l'onglet "échéancier", cliquez sur "importer".
2. Sélectionnez le fichier PDF de votre bailleur.
3. Inqom détecte automatiquement le format du fichier et lance son analyse.

Vérifier la correspondance des colonnes:

Une fois le PDF analysé, la fenêtre options d'import s'ouvre. Inqom associe automatiquement les colonnes détectées dans votre pdf aux champs de l'échéancier. Les informations suivantes peuvent notamment être reconnues :

• Date d'échéance
• Début de période
• Redevance HT
• Frais de maintenance
• Frais accessoires
• Montant de la TVA
• Assurance

Vérifier le pré-remplissage :

Lorsque les intitulés des colonnes sont reconnus, la correspondance est renseignée automatiquement.

Si certaines colonnes ne sont pas identifiées, les champs concernés restent vides. Vous pouvez alors sélectionner manuellement la colonne correspondante à l'aide de la liste déroulante.

Le pré-remplissage est entièrement modifiable : vous pouvez ajuster ou corriger chaque correspondance avant de valider l'import.

Associer plusieurs colonnes à un même champ :

Il est également possible d'associer plusieurs colonnes du pdf à un même champ de l'échéancier.

Dans ce cas, les montants des colonnes sélectionnées sont automatiquement additionnés lors de la création de l'échéancier.

Valider l'import

Une fois la correspondance des colonnes vérifiée :

1. Cliquez sur valider.
2. Inqom construit automatiquement l'échéancier à partir des données extraites du pdf.
3. L'échéancier est immédiatement mis à jour dans votre contrat.

Les Etats

Il existe actuellement 3 états différents dans l'onglet Etats des crédits-bails, ainsi que des états présents dans l'onglet Téléportail.

1) Etat des engagements liés aux crédits-bails

Cet état regroupe les engagements des prochaines années, en fonction de l'exercice sélectionné dans le menu déroulant.

2) Dotations simulées

Cet état présente un comparatif entre le crédit-bail et l'acquisition du même bien en immobilisation (la différence correspond aux montants présents dans la dernière colonne charges financières).

3) Etat des engagements donnés

Cet état affiche un récapitulatif des garanties renseignées dans les différents crédits-bails pour la période sélectionnée dans le menu déroulant au-dessus du tableau.

4) Les états de l'onglet Téléportail

Trois états sont présents dans Téléportail, et correspondent aux informations renseignées dans l'onglet Fiscalité et Caractéristiques du bien dans les différents crédits-bails :

• Taxes sur les véhicules de société 
• Réintégration fiscale : plafond de déductibilité
• Déductions fiscales exceptionnelles 

Pour chacun de ces états, les éléments liés aux crédits-bails sont présents dans la partie crédits-bails..