Cet article vous présente le module des cut-off et ses différentes fonctionnalités.
Introduction
Le module de cut-off permet de :
- Tenir la liste des éléments de cut-off
- En générer les écritures de cut-off
- Valider les écritures de cut-off en rapprochant les comptes de tiers et de TVA correspondants
- Générer les documents associés nécessaires pour la révision
Les cut-off supportés sont :
- Factures non parvenues (FNP)
- Avoirs à recevoir (AAR)
- Factures à établir (FAE)
- Avoirs à établir (AAE)
- Charges à payer (CAP)
- Produits à recevoir (PAR)
- Charges constatées d’avance (CCA)
- Produits constatés d’avance (PCA)
Définir la liste de cut-off
FNP / AAR / FAE / AAE / CAP / PAR
Pour ajouter l’un de ces types de cut-off, il faut aller dans l’onglet "Cut-off", puis dans le sous-onglet ‘Liste’. Dans la rubrique de votre choix, cliquez sur le bouton ‘Créer’ en haut à droite, et remplissez l’ensemble des informations demandées, SAUF le champ en bas à droite.
Pour modifier ou supprimer un élément existant, cliquer sur le bouton ‘Éditer’ ou ’Supprimer’ correspondant.
CCA / PCA
Pour ajouter ou modifier un élément de ces types, il faudra localiser la ligne de charge ou de produit dans le journal, la sélectionner, puis cliquer sur le bouton ‘Créer une CCA - PCA’ du menu gauche. Cet écran vous permettra également de supprimer la CCA / PCA si besoin.
Comment définir le type de prorata approprié ?
- Pour le prorata temporis vous devez saisir la période d’exploitation.
- Pour le prorata variable vous devez remplir le tableau des reports dans l'onglet "Cut-off" et répartir les montants par date (autant de dates possibles peuvent être rajoutées). Si vous n’avez pas saisi la totalité ou une partie d’une période donnée, l’élément sera invalide car il sera impossible de terminer le prorata de la période :
Validité des CCA / PCA : lorsque vous êtes dans la 'Liste' de l'onglet "Cut-off', à droite de chaque élément de CCA / PCA, un icône vous indiquera si cet élément est valide ou erroné. Dans le cas où l’élément est erroné, vous pouvez le survoler pour avoir plus d’information sur la raison. La génération des écritures ne sera autorisée que si tous les éléments de la période sont valides.
🏆 Inqom est capable de générer automatiquement des CCA / PCA lors du dépôt d'une pièce dans l'onglet "Pièces". En effet, il analyse la date de début et de fin de la période d'exploitation. Si la différence entre ces 2 dates est supérieure à 60 jours et que le montant HT est supérieur à 100 alors il crée automatiquement une CCA / PCA, qui apparaîtra alors dans l'onglet "Cut-off".
Génération des écritures des cut-off
L'icône 'calculatrice'
Pour générer une écriture de cut-off en comptabilité, il faut cliquer sur l'icône 'calculatrice' :
❗ Attention : la liste des cut-off dans l'onglet "Cut-off" est simplement indicative tant que les écritures associées n'ont pas été générées.
Schéma d’écriture des cut-off
Pour chaque cut-off, deux écritures seront générées :
- L’écriture de cut-off à la date de fin de période sélectionnée
- Son extourne
Les deux écritures seront lettrées.
Journal de cut-off
Les écritures générées seront saisies dans un journal de type ‘Cut-off’. Si votre dossier ne contient aucun journal de cut-off, ce journal sera automatiquement créé lors de la génération des écritures.
💡 Afin de faciliter la régénération des écritures dans le cas d’une mise à jour de la liste de cut-off, la génération des cut-off supprimera l’ensemble des écritures datées à la fin de la période et le jour suivant avant de les régénérer.
Etats de rapprochement
Les états de rapprochement vous permettront de vérifier que votre comptabilité reflète correctement l’état de vos cut-off tels décrits dans le module.
Deux états sont disponibles :
- Rapprochements des comptes de tiers (et leurs subdivisions) : 4081, 4181, 4098, 4198, 5181, 5198, 4284, 4286 ...
- Rapprochements des comptes de TVA (et leurs subdivisions) : 44586, 44587
Téléchargements de la liste et des états
Afin de faciliter la constitution de votre dossier de révision, la liste des cut-off ainsi que les états sont téléchargeables en PDF. Chaque export prendra en compte les éléments du filtre de dates sélectionné.
❓ FAQ
- Que faut-il faire pour générer l'écriture d'extourne ? → Elle est générée automatiquement lors du clic sur l'icône "calculatrice".
- Comment générer des écritures de cut-off pour une situation en cours d'exercice ? → Il faut au préalable sélectionner la période (cliquer sur la flèche de l'exercice pour accéder au détail des mois) puis cliquer sur l'icône "calculatrice".
- Si un cut-off est supprimé, est-ce que cela supprime les écritures déjà générées à partir de ce cut-off ? → Non les écritures resteront en comptabilité, il faut les supprimer manuellement si besoin dans l'onglet Journal après avoir supprimé le cut-off dans l'onglet "Cut-off".
- Est-ce que je peux dupliquer un cut-off ? → Non, aujourd'hui il faut créer manuellement chaque cut-off. Si cela concerne la même charge, il suffit de générer les écritures chaque mois à partir du même cut-off.
- J'ai déjà des cut-off dans un autre outil, est-ce que je peux les importer dans Inqom ? → Non aujourd'hui il faut créer manuellement chaque cut-off dans cet onglet.
- Que signifient les pastilles vertes et rouges en début de ligne de chaque cut-off ? → Une pastille rouge signifie que le cut-off présente une anomalie qu'il faut corriger. Passez la souris sur la pastille rouge pour voir le détail de l'anomalie.
- Que faire lorsque l'icône "calculatrice" est grisé et non cliquable ? → Certains cut-off de la période sélectionnée présentent des anomalies. La correction de ces anomalies rendra cliquable cet icône.
- Est-ce que s'il y a le tag CCA / PCA sur l'écriture alors cela signifie que l'écriture de cut-off et l'extourne ont été générées ? → Non, il faut aller les générer en cliquant sur la "calculatrice" dans l'onglet "Cut-off".
📝 Définition de chaque cut-off
- Facture non parvenue (FNP) : Une facture non parvenue est d’actualité si un bien ou un service a été livré ou exécuté avant la clôture d’un exercice comptable sans que la facture afférente ait été réceptionnée préalablement à l’arrêt des comptes. Il s’agit donc d’un simple décalage entre la prestation du fournisseur et l'émission de sa facture.
- Avoir à recevoir (AAR) : Lorsqu'un avoir fournisseur est attendu au titre d'un exercice comptable mais qu'il ne sera émis qu'au cours de l'exercice suivant, il convient de constater, à la clôture de l'exercice, un avoir à recevoir.
- Facture à établir (FAE) : En comptabilité, le chiffre d'affaires doit être constaté dans les comptes lorsque le bien a été livré ou lorsque le service a été rendu. Lorsqu'il existe un décalage entre la facture et la livraison (ou l'exécution de la prestation de service), il peut être nécessaire de constater des factures à établir à la clôture de l'exercice. Contrairement aux produits constatés d'avance (PCA), les FAE correspondent à des produits qui n'ont pas été facturés à la clôture de l'exercice comptable, alors que le bien a déjà été livré (ou que le service a été rendu).
- Avoirs à établir (AAE) : Les avoirs à établir à la clôture de l'exercice peuvent avoir plusieurs origines. Soit il s'agit d'un retour de produits ou marchandises, soit il s'agit d'une remise à accorder, prévue ou non dans le contrat ou les conditions générales de vente.
- Charges à payer (CAP) : Une charge à payer est un passif certain dont il est nécessaire d'estimer le montant ou l'échéance avec une incertitude moindre que s'agissant d'une provision. C'est donc une catégorie de charges qui se situe à mi-chemin entre les dettes et les provisions.
- Produits à recevoir (PAR) : Le PAR correspond à des prestations de services ou des biens déjà réalisés mais pour lesquelles la facture n’est pas établie.
- Charges constatées d'avance (CCA) : Les CCA sont utilisées en comptabilité pour neutraliser l'impact sur le résultat des charges qui ont été comptabilisées au titre d'une période mais qui concernent une période suivante. Les CCA concernent :
- Les achats de biens comptabilisés mais non réceptionnés, totalement ou partiellement, à la date de clôture ou de situation
- Les achats de services comptabilisés mais non encore réalisés totalement ou partiellement à la date de clôture ou de situation
- Toutes autres charges comptabilisées mais concernant totalement ou partiellement la période ou l'exercice suivant
- Produits constatés d'avance (PCA) : Les PCA sont des produits perçus ou comptabilisés avant que les prestations correspondantes n'aient été effectuées ou que les fournitures n'aient été fournies. L'écriture comptable générée neutralise le produit, la marge réalisée est ainsi différée vers l'exercice comptable suivant.