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L'onglet GED

Il est possible de stocker des fichiers pouvant être utiles aux différents utilisateurs à partir de l'onglet "GED".

 

Sommaire : 

Créer un dossier

Ajouter un fichier dans l'onglet "GED"

Les dossiers sont disponibles selon votre rôle 

Demandez la validation d’un document à votre client

 

Créer un dossier

La structure de base établie par Inqom ne peut pas être modifiée. Cependant, il est possible d'enrichir cette structure en ajoutant des sous-dossiers en utilisant le bouton "Créer un dossier" :

Capture décran 2023-11-20 204759

 

Ajouter un fichier dans l'onglet "GED"

Vous avez trois options pour ajouter un fichier dans l'onglet "GED" :

  • Déposer le fichier directement dans l'onglet "GED" en sélectionnant l'option "Ajouter un fichier" :

Capture décran 2023-11-20 204905

  • Dans l'onglet "Pièces", vous pouvez également transférer le document en cliquant sur le bouton "Copier dans le dossier permanent". Cela vous permettra d'accéder à l'arborescence de l'onglet "GED", où vous pourrez organiser le document à l'endroit de votre choix :

Capture décran 2024-11-12 150032


Les dossiers sont disponibles selon votre rôle :

Présentation sans titre (4)Présentation sans titre (5)

Présentation sans titre (6)

 

Demandez la validation d’un document à votre client

Depuis l’onglet GED, vous pouvez désormais soumettre un ou plusieurs documents à la validation de votre client directement.

Cette fonctionnalité permet de centraliser les échanges et de simplifier le processus d’approbation, tout en gardant tout le suivi dans la GED.

Comment ça marche ? 

Depuis la liste des documents de la GED :

  • Sélectionnez un ou plusieurs documents
  • Cliquez sur "demander validation"
  • Choisissez un destinataire unique parmi les utilisateurs du dossier client
  • Ajoutez un message d’accompagnement (pré-rempli mais modifiable)
  • Envoyez la demande

👉 Une fois la demande envoyée, le statut du document est automatiquement mis à jour :

  • côté cabinet : "Envoyé pour validation"
  • côté client : "À valider"

Côté Client final :

Une fois la demande envoyée, votre client est automatiquement notifié par e-mail avec un lien direct vers le document.

Depuis cet accès, il peut :

  • 📄 Consulter le document via le nouveau panneau latéral de prévisualisation ou en mode plein écran.
  • ✔️ Valider le document (statut : Validé)
  • ❌ Le refuser en indiquant un motif obligatoire (statut : À revoir)

🔔 Notification des décisions client : 

Une fois que le client a validé ou refusé un document, le cabinet est automatiquement informé par e-mail.

  • ✔️ En cas de validation : vous recevez une confirmation accompagnée d’un lien direct vers la pièce validée
  • ❌ En cas de refus : vous recevez le motif indiqué par le client afin de corriger le document et le soumettre à nouveau rapidement

 

❓ FAQ : Fonction soumettre un document GED au client final 

Un client final peut-il valider un document qui ne lui est pas directement adressé ? Non. Seul le destinataire spécifié lors de l'envoi par le cabinet possède le droit de valider ou rejeter le document. Même si d'autres utilisateurs ont accès au dossier, ils ne verront pas l'action de validation.

Qui peut initier une demande de validation côté cabinet ? Tout collaborateur ayant accès au dossier client dans la GED et disposant des droits d'édition sur les documents.

Est-ce qu'un client final peut voir l'historique de validation des autres membres de son entreprise ? Non. Dans cette version, le client final ne voit que les documents qui lui sont personnellement soumis. Le cabinet, en revanche, a une vue consolidée de toutes les demandes sur le dossier.

Que se passe-t-il si le client rejette un document par erreur ? Une fois rejeté, le document repasse en statut "À revoir" côté cabinet avec le motif associé. Le cabinet doit alors relancer une nouvelle procédure de validation (après correction ou échange). Il n'est pas possible d'annuler un rejet manuellement pour le moment.

Est-il possible d'envoyer un document à plusieurs valideurs en même temps ? Non. Le choix du destinataire est unique. 

Le client peut-il modifier le document avant de le valider ? Non. Le document est en lecture seule. S'il y a une erreur, le client doit utiliser l'option "Rejeter" et indiquer les corrections nécessaires dans le champ commentaire.