Module suivi de caisse

SOMMAIRE

• Introduction  

• Activer et configurer le module

• Gérer mes caisses (multi-caisses)

• Paramétrer la caisse

• Saisir une journée de caisse

• Déclarer un solde réel et gérer les écarts

• Modifier une journée

• Consulter les indicateurs

• Fonctionnement comptable

 

Introduction

L'onglet "caisse" regroupe tous les  mouvements de trésorerie de votre dossier. Vous y accédez très facilement depuis la rubrique "flux" de votre menu principal.

Depuis ce module, vous pouvez enregistrer :

• Les recettes ;
• Les dépenses ;
• Less mouvements de fonds.

Le système calcule automatiquement les écarts éventuels entre le solde théorique et le solde réel afin d’assurer la continuité des soldes sur les journées suivantes.

Activer et configurer le module

À l'activation initiale du module, une caisse principale est créée par défaut. Son libellé est entièrement modifiable pour s'adapter à votre organisation.

Gérer mes caisses 

Le module prend en charge un nombre illimité de caisses. Chaque caisse est indépendante et dispose de ses propres paramètres, de ses indicateurs dédiés et de son propre journal comptable.

Pour ajouter une caisse supplémentaire, cliquez sur le bouton d'ajout depuis l'écran "Gérer mes caisses" et renseignez les éléments suivants :

• Le nom personnalisé de la caisse;

• Le solde initial;

• La date d'ouverture;

• Le journal comptable qui lui sera associé.
  
  

 

Paramétrer la caisse 

Cliquez sur la petite roue crantée ⚙️ pour personnaliser votre outil selon vos habitudes. Le paramétrage est divisé en trois onglets :

• Recettes.
• Dépences.
• Mouvements de fond

 

 

 

 

1. Recettes et modes de paiement :

   Nous vous proposons une liste de produits pré-configurés avec (comptes de produits, taux de TVA et comptes de TVA inclus).

   • Vous pouvez modifier, supprimer ou ajouter des catégories de produits.
   • Si un compte n'existe pas encore, il peut être créé directement depuis le module sans interruption de parcours.

   Vous disposez également d'une liste de modes de paiement  avec les comptes associés par

   défaut  :

   • Le mode "Espèces" est présent par défaut sur toutes les caisses et ne peut pas être supprimé. 

   • Vous pouvez ajouter d'autres modes (Carte bancaire, Chèques, etc.), l'outil créera le compte associé automatiquement.
   • Retirez simplement de la liste les modes de paiement que vous n'utilisez pas.
     
     

2.  Dépenses :

   Des catégories de dépenses sont pré-paramétrées par défaut.

   • Le compte de retrait personnel est paramétré par défaut et modifiable.
   • Les catégories peuvent être modifiées, supprimées ou ajoutées.

3.  Mouvements de fond :
   
   C'est dans cet onglet que vous gérez vos flux de transfert, comme les remises d'espèces à la banque ou les apports d'argent frais dans la caisse. Par défaut, Inqom utilise le compte 58 pour faire le lien, mais vous pouvez tout à fait le modifier. 

 

Saisir une journée de caisse 

Étape 1 — Sélectionner la date 

Depuis le calendrier, cliquez sur la date souhaitée (le jour en cours ou une date passée située sur l'exercice comptable en cours). Si aucune saisie n'a encore été effectuée pour cette date, une journée vierge s'ouvre automatiquement. 

Étape 2 — Saisir les recettes

1. Saisissez le total des recettes de la journée.
2. Ventilez ce montant par mode de paiement (espèces, carte, virement, etc.) pour sauvegarder la saisie.
3. Le ticket se met à jour en temps réel.

 

Étape 3 — Saisir les dépenses

1. Cliquez sur "Ajouter une dépense".
2. Renseignez la catégorie et saisissez le montant HT.
3. La TVA applicable et le montant TTC sont calculés automatiquement.

 

 Étape 4 — Déclarer un mouvement de fond 

Depuis l'onglet "Mouvements de fond", enregistrez un dépôt en banque ou un apport en caisse. 

 Étape 5 — Sauvegarder la journée 

Pour pouvoir sauvegarder définitivement la journée de caisse, deux conditions strictes doivent être simultanément réunies :

• Reste à ventiler = 0 : L'intégralité des recettes déclarées doit être ventilée par mode de paiement.

• Solde théorique ≥ 0 : La caisse ne peut pas afficher un solde théorique négatif. 
  
  

 

Déclarer un solde réel et gérer les écarts 

Après avoir effectué la sauvegarde d'une journée, vous avez la possibilité de déclarer le solde réel, c'est-à-dire le montant physiquement compté dans votre caisse matérielle.

•  Si aucun solde réel n'est saisi : Aucun écart n'est calculé par le système, et aucune écriture d'écart n'est générée en comptabilité. 
•  Si le solde réel saisi est différent du solde théorique : Un écart est détecté et une écriture comptable d'écart de caisse est automatiquement générée pour rectifier la situation. 

Modifier une journée 

 Vous pouvez modifier une journée de caisse enregistrée tant que les conditions suivantes sont réunies : 

•  L’exercice comptable est encore ouvert ; 
• Les écritures comptables associées n’ont pas encore été validées dans l’outil de production comptable.

 

Consulter les indicateurs 

Chaque caisse affiche en permanence deux indicateurs clés (widgets) sur son tableau de bord : 

• Solde de caisse : Le montant exact disponible en caisse à l'instant T. 
• Chiffre d'affaires global cumulé : Le montant total cumulé des recettes de cette caisse sur l'exercice comptable en cours. 

De plus, le calendrier offre une lecture rapide : sur chaque case journalière s'affichent distinctement le chiffre d'affaires (CA) de la journée ainsi que l'écart éventuel qui a été constaté. 

 

Fonctionnement comptable 

Les écritures comptables sont générées de façon instantanée à chaque fois qu'une journée de caisse est sauvegardée. Elles intègrent de manière exhaustive : 

• Les recettes finement ventilées par mode de paiement, 
• Les dépenses réparties par catégorie métier, 
• Les mouvements de fond (flux de dépôts en banque et d'apports en caisse),
• Les écritures d'écarts de caisse si un écart a été formellement constaté. 

Ces écritures automatisées sont immédiatement consultables au sein du journal de caisse dédié ainsi que dans le grand livre du dossier.