Réviser de manière progressive, avec ou sans tenue comptable Inqom, et avec une plus grande flexibilité ? Oui c'est possible !
Sommaire :
1. Imports d'écritures successifs et révision
Introduction
En quoi consiste la révision avec imports successifs de FEC ?
Cas d'usage2. Diligence personnelle
En quoi consiste l'ajout d'une diligence personnelle en cours de révision ?
3. FAQ
Introduction
INQOM vous propose une plus grande flexibilité d’organisation au sein d’une révision déjà débutée en permettant la continuité de votre révision selon différents évènements qui vous impacteraient :
➡️ Avoir la possibilité d'ajouter un nouveau FEC alors que le travail de révision a déjà débuté, tout en s'assurant de ne pas avoir à recommencer le travail qui a déjà été effectué : la présence de certains statuts de diligences/comptes dans la révision seront maintenus.
➡️ Pouvoir adapter sa révision déjà active, par la possibilité d'ajouter des diligences personnelles en cours de révision, tout en permettant à l'administrateur du programme de consulter les diligences qui auraient été suggérées par l'ensemble des collaborateurs sur le dossier et potentiellement les ajouter au modèle de base.
En quoi consiste la révision avec imports successifs de FEC ?
Réviser en continu, avec ou sans tenue comptable Inqom, est possible. L'utilisation sera différente selon votre cas d'utilisation :
▶ Vous faites votre tenue et révision comptable sur Inqom (= cas classique) :
Exemples : - Vous êtes un cabinet qui traite la comptabilité de leur client de A à Z ou conjointement avec la PME.
- Vous êtes une PME qui a internalisé sa comptabilité.
Lorsque la tenue comptable se fait dans Inqom, vous effectuez votre révision comptable à partir des données comptables directement dans le logiciel, ce qui vous donne la possibilité d'effectuer cette révision en une seule fois ou au fil de l'eau si vous le souhaitez, bénéficiant de l'alerte expirée si des évènements particuliers de comptabilité sont intervenus sur des comptes/diligences révisées.
▶ Vous utilisez Inqom uniquement pour les travaux de fin d'exercice :
Exemples : - En tant que cabinet, vous n'intervenez sur le dossier que pour les travaux de fin d'exercices.
- Vous souhaitez migrer un dossier dans Inqom pour lequel la tenue comptable a été faite par un confrère dans un autre logiciel - pour l'exercice en cours il ne reste que les travaux de fin d'exercices.
Dans le cas par où votre mission n'inclue pas la tenue comptable, il vous est possible après avoir importé le FEC unique d'effectuer la révision en une seule fois. Ce cas ne présente aucune difficulté particulière, votre révision est toujours à jour par rapport à l'unique FEC préalablement importé.
▶ La tenue comptable n'est pas effectuée sur Inqom et de nombreux imports FEC doivent être régulièrement effectués :
Exemples : - Vous êtes en cours migration entre votre ancien logiciel et Inqom et vous utilisez les deux logiciels simultanément pour une même entreprise.
- En tant que cabinet / pme, vous travaillez conjointement sur la comptabilité d'une entreprise et des imports d'écritures doivent être faits régulièrement, même lors de la période des travaux de fin d'exercices.
Dans ce troisième cas, vous pouvez être contraints de faire ponctuellement plusieurs imports FEC successifs dans Inqom afin d'avoir des données comptables à jour. Votre révision s'adapte donc à ces imports successifs. Inqom donne en effet la possibilité d'effectuer la révision "en continu" en persistant les statuts des diligences et comptes non impactés par le nouvel import de FEC et ce, même si les écritures comptables sont importées à plusieurs reprises. Des indicateurs spécifiques tels que le statut expiré et lignes non vues matérialiseront les éléments sur lesquels il faudra revenir.
Cas d'usage concret :
🚩 Seules les révisions débutées à partir de la livraison de cette fonctionnalité, soit à partir du 4 octobre 2022, sont éligibles 🚩
Mise en situation :
Vous avez une révision en cours, où des comptes ont déjà été révisés (OK ou avec anomalies) - via le traitement d'une diligence ou via le visa sur les comptes. Afin de mettre la comptabilité à jour, vous faites un import FEC (en ajout d'écriture ou annule et remplace). Inqom détecte automatiquement la ou les périodes de révisions impactées par cet import. Plusieurs cas sont alors possibles.
1- Le compte révisé est détecté comme déjà présent dans la révision et que solde est identique :
➡️ le statut du compte reste inchangé : la révision n'est pas à reprendre sur ce compte
🚩 Si le solde du compte reste identique après l'import d'écritures sur la période (exemple : import en mode remplacé), alors Inqom ne détectera pas de changement et ne déclenchera donc pas de statut expiré.
Seules les lignes non vues seront matérialisées par le pictogramme 🔴.
Vous saurez ainsi si de nouvelles écritures, malgré un solde identique, ont été importées.
2 - Si le compte révisé est détecté comme déjà présent dans la révision et que son solde est différent
➡️ Le compte passera alors dans le statut "expiré". Les nouvelles lignes intégrées pourront, pour leur part, être :
- marquées en vues si le solde global de la période est égal au solde avant import du FEC,
- marquées comme non-vues si le solde global de la période différent du solde avant import du FEC.
3 - Si de nouveaux comptes sont présents dans l'import
➡️ Si les comptes sont couverts par le programme de révision, ils apparaitront avec des indicateurs de lignes non vues.
➡️ Si les comptes ne sont pas couverts par le modèle de révision, ils seront indiqués dans la vignette des états d'avancement indiquant les comptes non couverts par la révision (voir l'article des états d'avancements). Vous pourrez ainsi ajouter une diligence personnelle paramétrée sur un de ces comptes si vous souhaitez réviser en particulier de nouveaux éléments le concernant. (se référer à la seconde partie de l'article au sujet des diligences personnelles)
➡️ Si des cycles / diligences avaient été paramétrées dans le modèle de révision avec ces nouveaux comptes, ces comptes apparaîtront dans l'interface de révision. Si une diligence de votre révision avait été révisée ok / anomalie, alors elle sera recalculée par Inqom lors du rechargement manuel de la révision.
📍 En synthèse :
La révision Inqom avec imports successifs de FEC vous permet pour les nouvelles révisions débutées a compter du 4/10, de toujours :
- conserver l’état du travail de révision déjà accompli (ou être alerté par un statut expiré)
- se concentrer uniquement sur les éléments à revoir (via l'indicateur des lignes non vues)
- et donc ainsi distinguer les lignes d’écritures pertinentes provenant de l’import.
Ajouter une diligence personnelle en cours de révision et améliorer le programme de révision
Il vous est possible d'adapter votre révision déjà débutée en créant manuellement une une diligence personnelle et ce, directement depuis votre panel de diligences où un nouvel accès "créer une diligence personnelle" est désormais disponible.
Spécificités du paramétrage de la diligence personnelle (à la création ou à l’édition) :
- type de diligence : "personnelle (simple)" uniquement -> les autres types n'apparaissent pas: feuille de travail, automatisée par module, automatisée par solde de compte)
- priorité : aucune, prioritaire pour la supervision, (l'option "obligatoire pour la clôture" des diligences classiques ne sera pas disponible)
- type de contrôle : similaire aux diligences classiques
- ajouter des comptes : similaire aux diligences classiques
- conditions activation : indisponible ⛔
- ressources : similaire aux diligences classiques
- nouveau champs : partager la diligence pour la suggérer à l'administrateur du programme de révision
Une fois créée, cette diligence personnelle sera visible par tous les collaborateurs du dossier et pourra être éditée / supprimée également par tous. Pour modifier ou supprimer une diligence personnelle, il suffit de cliquer sur les "..." puis sur modifier / supprimer.
Il est également possible de suggérer la diligence personnelle afin qu'elle soit intégrée au modèle : si vous estimez que la diligence personnelle créée doit être remontée à l'administrateur du programme de révision car elle est pertinente, vous avez la possibilité de "suggérer" la diligence lors de son paramétrage, aussi bien à sa création qu'à son édition.
L'expert comptable / le DAF peut alors ensuite consulter les diligences personnelles suggérées, au niveau du cabinet / PME, détenant le modèle de révision, ainsi que toutes les personnes ayant accès au paramétrage du modèle de révision en appuyant sur le pictogramme du stylo ✏️
📍 En synthèse :
La révision Inqom avec l'ajout possible de diligences personnelles en cours de révision vous permet de :
- Ajouter de manière exceptionnelle, de nouvelles diligences à une révision active, quelque soit le profil comptable ayant accès à la révision.
- Partager les diligences avec les administrateurs du modèle de révision pour signaler un point pertinent et/ou une amélioration de long terme du programme de révision à prévoir
- Consulter les diligences suggérées au niveau du modèle de révision côté administrateur
FAQ
📌 Quel cas d'usage concret dans le scénario d'imports successifs de FEC ?
💡Mémo 💡
Qu'entendons nous par période précédente de révision du compte ?
Ici nous entendons les bornes de la révision déjà effectuée : première et dernière écritures du compte déjà révisé OK ou révisé avec anomalies
📌L'import successifs de FEC est-il pris en compte dans ma révision avec les 2 types d’imports de FEC : en mode ajout d’écritures OU en mode annule et remplace les écritures ?
Oui, quelque soit le type d'import, Inqom procédera à la persistance du statut expiré et des lignes non vues.
📌 Une révision sans tenue comptable est elle compatible avec la création d’une période de révision de type situation ?
La révision par création de situation n’est pas conseillée si vous importez de multiples FEC. Les situations ayant un début au premier jour de l'exercice, vous seriez contraint de reprendre votre travail à chaque nouvelle situation créée. Il est donc recommandé d'effectuer des périodes de révision de type "exercices".
📌 J'ai réalisé un import FEC mais je ne suis pas certain de voir s'il a fonctionné et que les données de ma révision sont à jour ?
1. Vérifiez que l'import a été réalisé jusqu'au bout dans l'interface
2. Après cette vérification, assurez vous d’avoir une révision recalculée en cliquant sur le bouton dédié
📌 J'ai paramétré une diligence personnelle avec un compte n'étant pas encore inclus dans ma feuille maîtresse. Que se passe-t-il concrètement dans ma feuille maitresse ? et quel impact si je souhaite modifier/supprimer un compte ?
Lorsqu'une diligence personnelle est crée avec des comptes paramétrés ne faisant jusqu'alors pas partie de la feuille maitresse, ceux-ci vont automatique dans la feuille maitresse du cycle concerné.
Attention : si par la suite vous éditez la diligence et enlevez les comptes concernés, ces derniers ne disparaîtront pas de la feuille maitresse. Inqom fera évoluer par la suite cette spécificité
📌 J'ai consulté mes diligences suggérées. Comment faire pour prendre en compte une diligence suggérée ou la supprimer ?
A ce stade, Inqom vous donne accès en lecture seule aux diligences suggérées. Si vous souhaitez créer une diligence a partir d'une diligence suggérée, il vous faudra revenir dans la partie "créer une diligence" habituelle depuis votre cycle ou depuis la bibliothèque des diligences. Des évolutions INQOM ultérieures pourront couvrir ces spécificités.