Découvrez comment l'onglet suivi fournisseurs vous permetde respecter vos échéances et de réaliser des paiements en lot jusqu'à 400 factures.
L'onglet suivi fournisseur est basé principalement sur votre comptabilité et son lettrage (excepté pour la gestion des échéances basée sur les informations des documents et le paramétrage de vos comptes fournisseurs).
Démo interactive
Configuration initiale
- Cliquez sur "Synchroniser les factures depuis la comptabilité".
- Choisissez la date de début de récupération des factures fournisseurs (écritures contenant un compte 401 dans un journal de type Achat avec une ligne dans un compte 2 ou 6 et aucun 512)
Vous pouvez maintenant consulter vos factures fournisseur ainsi que leur statut. À partir de cette étape, les actions réalisées en comptabilité (saisie d'écritures, génération par l'IA, lettrage) seront automatiquement reflétées dans le suivi fournisseur sans action de votre part.
Une actualisation de la page est requise pour visualiser les factures synchronisées.
La synchronisation manuelle sera nécessaire après chaque import d'écritures comptables (FEC, Excel, etc.).
Balance âgée fournisseurs
Après cette initialisation vous pouvez tout de suite bénéficier de la balance âgée que vous pouvez également exporter au format Excel et PDF.
La balance âgée évolue en fonction de la date de fin de période sélectionnée afin de respecter le fonctionnement du justificatif de solde de compte :
- Exercice en cours : balance âgée à la date du jour
- Exercice antérieur : balance âgée à la date de fin d'exercice
Vous pouvez également cliquer sur un fournisseur pour consulter votre grand livre filtré par date de lettrage.
La balance âgée propose un filtre en fonction des moyens de paiement configurés sur vos comptes fournisseurs.
Notez que par défaut le délai de paiement configuré sur l'ensemble de vos fournisseurs est de 30 jours.
Paramètres des comptes fournisseurs
Chaque fournisseur listé correspond à un compte comptable et seul son libellé est affiché dans le menu latéral gauche.
Cliquez sur l'engrenage à droite de son nom pour accéder au paramétrage de celui-ci.
Si vous souhaitez uniquement suivre vos échéances fournisseur, complétez le champ :
- Délai de paiement (obligatoire)
Si vous souhaitez également réaliser le paiement de vos fournisseurs, complétez les champs suivants en complément :
- IBAN (obligatoire)
- BIC (obligatoire)
- SIRET (conseillé)
- Moyen de paiement (conseillé)
Pour renforcer la sécurité et prévenir les risques de fraude, un email de notification est à présent envoyé à toutes les parties prenantes (DAF, Chef d'entreprise, expert-comptable et collaborateurs du cabinet assignés au dossier) chaque fois qu’un IBAN est modifié sur un dossier.
Paiement fournisseurs
Une fois vos fournisseurs configurés vous pouvez sélectionner des factures puis Créer un paiement 
.
Préparez votre lot progressivement avec les actions :
- Ajouter à un paiement
- Retirer d'un paiement
Le paiement nouvellement créé est au statut "En préparation" (tout comme les factures associées) ce qui permet à un responsable de vérifier la liste des factures à payer avant de le valider.
Utilisez le filtre par paiement ("Tous les paiements") disponible depuis la liste des factures pour votre contrôle.
Si aucun responsable ne valide les paiements et que vous avez peu de factures à régler vous pouvez gagner du temps en cliquant sur le bouton "Payer" directement depuis la liste des factures 
.
Une fois le paiement validé (au statut payé) vous pouvez télécharger le fichier XML SEPA à transmettre manuellement à votre banque.
Une écriture de passation sera générée en comptabilité et lettrée avec l'ensemble des factures ce qui permet :
- de passer ces factures au statut payée
- de lettrer le virement qui apparaîtra côté banque avec la contrepartie 581FOURNISSEURS utilisée
Vous pouvez modifier un paiement même validé afin d'y apporter des correctifs. Notez cependant que l'écriture de passation et le fichier XML générés ne seront plus disponibles jusqu'à retrouver le statut "Payé".
Une fois l'écriture de passation lettrée le paiement passe au statut "Rapproché" et aucune action n'est possible sur celui-ci.
Gestion des paiements multiples
Si vous avez des factures qui ont déjà fait l'objet d'un règlement ou que vous souhaitez payer en plusieurs fois il vous suffit dans l'écriture comptable de créer plusieurs lignes de tiers (401) avec les montants souhaités pour les paiements. Cela aura pour effet de créer autant de factures que nécessaire dans le module suivi fournisseurs chacune aura son statut en fonction du lettrage ou non de la ligne de tiers.
Vous pouvez ensuite éditer la date d'échéance de chaque facture en cliquant sur "Visualiser la facture".
Gestion des avoirs
Les avoirs apparaissent dans la liste des factures et vous pouvez les intégrer dans un paiement ce qui aura pour effet de réduire le montant réglé à ce fournisseur spécifique. Un contrôle de cohérence est réalisé afin d'éviter des montants négatifs.
Droits d'accès
Les rôles DAF Entreprise, DAF PME et Comptable PME ont un accès total au suivi fournisseur. Les rôles Expert-comptable et Chef de mission comptable ont accès au suivi fournisseur excepté la saisie et modification des IBAN et BIC des fournisseurs pour des raisons de sécurité.
Les rôles Chef d'entreprise, DAF Lecteur et Employé n'ont pas accès à cette fonctionnalité.
Définitions des statuts
Une facture peut être :
- A payer : les lignes de tiers ne sont pas lettrées
- En préparation : la facture est intégrée dans un paiement "En préparation"
- Payée : les lignes de tiers sont lettrées
Un paiement peut être :
- En préparation : des factures ont été ajoutées mais le fichier XML et l'écriture de passation n'ont pas été générés
- Payé : le fichier XML et l'écriture de passation ont été générés
- Rapproché : l'écriture de passation est lettrée avec la banque