Réalisez le suivi de vos fournisseurs (Balance âgée et paiement XML SEPA)

Sommaire :

1. Démo interactive

2. Configuration initiale

3. Balance âgée fournisseurs

4. Paramètres des comptes fournisseurs

5. Paiement fournisseurs

6. Gestion des paiements multiples

7. Gestion des avoirs

8. Droits d'accès

9. Définitions des statuts

10. Simplifiez vos paiements fournisseurs grâce à OpenBanking

•        Pourquoi utiliser paiement direct ?

•        Chef d’entreprise et DAF : pilotez vos paiements

•        Collaborateurs comptables : suivi et contrôle

Démo interactive

 

Configuration initiale

1. Cliquez sur "Synchroniser les factures depuis la comptabilité".
2. Choisissez la date de début de récupération des factures fournisseurs (écritures contenant un compte 401 dans un journal de type Achat avec une ligne dans un compte 2 ou 6 et aucun 512)

Vous pouvez maintenant consulter vos factures fournisseur ainsi que leur statut. À partir de cette étape, les actions réalisées en comptabilité (saisie d'écritures, génération par l'IA, lettrage) seront automatiquement reflétées dans le suivi fournisseur sans action de votre part.

Balance âgée fournisseurs

Après cette initialisation, vous pouvez tout de suite bénéficier de la balance âgée que vous pouvez également exporter au format Excel et PDF.

La balance âgée propose un filtre en fonction des moyens de paiement configurés sur vos comptes fournisseurs.

Notez que par défaut le délai de paiement configuré sur l'ensemble de vos fournisseurs est de 30 jours.

Paramètres des comptes fournisseurs

Chaque fournisseur listé correspond à un compte comptable. Cliquez sur sa ligne pour accéder au paramétrage de celui-ci.

Si vous souhaitez uniquement suivre vos échéances fournisseur, complétez le champ :

• Délai de paiement (obligatoire)

Si vous souhaitez également réaliser le paiement de vos fournisseurs, complétez les champs suivants en complément :

• IBAN (obligatoire)
• BIC (obligatoire)
• SIRET (conseillé)
• Moyen de paiement (conseillé)

Paiement fournisseurs

Une fois vos fournisseurs configurés, vous pouvez sélectionner des factures puis Créer un paiement .

Préparez votre lot progressivement avec les actions :

• Ajouter à un paiement  
• Retirer d'un paiement  

Le paiement nouvellement créé est au statut "En préparation" (tout comme les factures associées) ce qui permet à un responsable de vérifier la liste des factures à payer avant de le valider.

Si aucun responsable ne valide les paiements et que vous avez peu de factures à régler, vous pouvez gagner du temps en cliquant sur le bouton "Payer" directement depuis la liste des factures . 

Une écriture de passation sera générée en comptabilité et lettrée avec l'ensemble des factures ce qui permet :

1. de passer ces factures au statut payées,
2. de lettrer le virement qui apparaîtra côté banque avec la contrepartie 581FOURNISSEURS utilisée.

Vous pouvez modifier un paiement même validé afin d'y apporter des correctifs. Notez cependant que l'écriture de passation et le fichier XML générés ne seront plus disponibles jusqu'à retrouver le statut "Payé".

Une fois l'écriture de passation lettrée le paiement passe au statut "Rapproché" et aucune action n'est possible sur celui-ci.

Gestion des paiements multiples

Si vous avez des factures qui ont déjà fait l'objet d'un règlement ou que vous souhaitez payer en plusieurs fois il vous suffit dans l'écriture comptable de créer plusieurs lignes de tiers (401) avec les montants souhaités pour les paiements. Cela aura pour effet de créer autant de factures que nécessaire dans le module suivi fournisseurs chacune aura son statut en fonction du lettrage ou non de la ligne de tiers.

Vous pouvez ensuite éditer la date d'échéance de chaque facture en cliquant sur "Visualiser la facture".

Gestion des avoirs

Les avoirs apparaissent dans la liste des factures et vous pouvez les intégrer dans un paiement ce qui aura pour effet de réduire le montant réglé à ce fournisseur spécifique. Un contrôle de cohérence est réalisé afin d'éviter des montants négatifs.

Droits d'accès

Les rôles DAF Entreprise, DAF PME et Comptable PME ont un accès total au suivi fournisseur. Les rôles Expert-comptable et Chef de mission comptable ont accès au suivi fournisseur excepté la saisie et modification des IBAN et BIC des fournisseurs pour des raisons de sécurité.

Les rôles Chef d'entreprise, DAF Lecteur et Employé n'ont pas accès à cette fonctionnalité.

Définitions des statuts

Une facture peut être :

• À payer : les lignes de tiers ne sont pas lettrées
• En préparation : la facture est intégrée dans un paiement "En préparation"
• Payée : les lignes de tiers sont lettrées

Un paiement peut être :

• En préparation : des factures ont été ajoutées, mais le fichier XML et l'écriture de passation n'ont pas été générés
• Payé : le fichier XML et l'écriture de passation ont été générés
• Rapproché : l'écriture de passation est lettrée avec la banque

Simplifiez vos paiements fournisseurs grâce à OpenBanking

🚀 Pourquoi utiliser paiement direct ?

Grâce à OpenBanking, vous sélectionnez vos factures dans Inqom, cliquez sur “💳 paiement direct”, et le virement est exécuté automatiquement sans avoir à créer de fichier .xml. La validation bancaire se fait en toute sécurité et le statut du paiement est mis à jour instantanément dans Inqom.

Le gain de temps est immédiat! Vous pouvez régler des lots de factures en quelques clics directement sur votre espace Inqom. Vous réduisez également les risques d’erreurs liés à la ressaisie, tout en gardant un contrôle total sur vos paiements. Chaque transaction est tracée et un PDF récapitulatif est généré automatiquement pour vos archives ou audits.

 

 Chef d’entreprise et DAF : pilotez vos paiements

Cette fonctionnalité est réservée aux rôles chef d'entreprise et DAF. Ce sont les seuls utilisateurs pouvant initier un paiement direct. Les collaborateurs comptables disposent d’un accès en lecture seule, leur permettant de suivre les paiements sans pouvoir les déclencher.

👉 Voici comment effectuer un paiement pas à pas.

Étape 1 – Accéder aux factures

Depuis les modules "suivi fournisseurs" ou "achats", vous visualisez l’ensemble de vos factures.

Les factures éligibles, avec un IBAN fournisseur valide, affichent l’icône 💳 "paiement direct".

À l’inverse, si l’IBAN est manquant ou invalide, l’icône apparaît grisée et le paiement via OpenBanking n’est pas possible.

Étape 2 – Sélectionner les factures

Vous pouvez procéder de deux façons selon votre besoin :

• Pour un paiement unitaire, cliquez directement sur l’icône 💳 située sur la ligne de la facture.

• Pour un paiement groupé, sélectionnez plusieurs factures d’un même fournisseur, puis cliquez sur le + correspondant à l’action de création de paiement.

Étape 3 – Lancer le paiement

Une fois le paiement initié, Inqom transmet automatiquement les informations nécessaires à Bridge : Bénéficiaire, IBAN, montant total, références des factures et date d’exécution.

⚡ Aucune saisie manuelle requise : rapidité et fiabilité garanties.

Étape 4 – Valider auprès de votre banque

Vous êtes ensuite redirigé vers l’interface sécurisée de votre banque afin de confirmer le virement (SMS, application mobile ou biométrie selon votre établissement).

Étape 5 – Confirmation et suivi du paiement

Une fois la validation effectuée, vous êtes automatiquement redirigé vers Inqom.

• Une fenêtre vous confirme le succès ou l’échec du paiement.
• Un PDF récapitulatif est généré automatiquement.
• Depuis la fenêtre "paiements", vous visualisez l’historique complet de vos paiements, avec des statuts lisibles et mis à jour en temps réel :
                                              ⏳ Initié - ✓ Succès - ⚠️ Incident

 

Collaborateurs comptables : suivi et contrôle

Les collaborateurs comptables ne déclenchent pas les paiements, mais bénéficient d’une lecture seule dans les modules suivi fournisseurs et paiements, leur permettant de suivre chaque opération avec clarté et fiabilité.

Ils peuvent :

• Consulter les factures marquées comme “payées” après validation par le chef d’entreprise ou le DAF
• Vérifier que les montants payés correspondent aux factures
• Télécharger les PDF récapitulatifs pour archivage ou audit
• Contrôler les écritures comptables générées automatiquement dès la validation du paiement
  
  

Pour chaque paiement, le collaborateur peut s’assurer que la facture, le montant payé et l’écriture comptable correspondent parfaitement. En cas d’anomalie, il peut alerter rapidement son client via la messagerie interne. Cette organisation garantit une traçabilité totale et facilite le contrôle comptable au quotidien.