Le module immobilisations permet de suivre vos immobilisations, leurs cycles de vie et générer les écritures comptables associées.
Sommaire :
Introduction
La liste des immobilisations
Comment peut-on créer des immobilisations ?
Paramétrer une immobilisation
Générer des écritures d’amortissements et de cessions
L'association entre les immobilisations et les lignes comptables
Sortir plusieurs immobilisations simultanément
Etats
Introduction
L'onglet Immobilisation centralise toutes les fiches d'immobilisation de votre dossier.
Par défaut, seules les fiches actives pour la période sélectionnée dans votre sélecteur de période global sont affichées.
Vous pouvez ajuster ces dates pour afficher d'autres fiches ou appliquer des filtres basés sur d'autres critères tels que le compte comptable, la date d'aquisition, le début d'amortissement ou encore les immobilisations sorties.
Détectez aisément l'état et le statut de vos fiches d'immobilisation en passant votre souris sur les différentes icônes présentes sur la ligne de ces dernières :
Statuts possibles :
-
Étiquette "Sortie" : Indique la sortie de l'immobilisation, affichée juste avant le nom de l'immobilisation.
-
Éclair :
- Gris : L'immobilisation a été créée manuellement.
- Jaune : L'immobilisation créée automatiquement nécessite une validation.
- Vert : L'immobilisation a été créée automatiquement.
-
Maillon :
- Gris : Non lié à aucune écriture en comptabilité.
- Jaune : Une incohérence a été détectée.
- Rouge : L'écriture liée à l'immobilisation a été supprimée.
-
- Vert : L'association est correcte.
Comment peut-on créer des immobilisations ?
Plusieurs méthodes sont disponibles pour ajouter des fiches d'immobilisations à votre dossier :
- Détection automatique d'écritures
: cette méthode permet de pré-créer des fiches à partir des écritures détectées dans la comptabilité. - Importation de fiches
: vous pouvez importer des fiches directement à partir de cet onglet. - A partir de l'onglet Journal ou Grand Livre
: à l'aide des boutons dédiés. - Création manuelle
: créez des fiches manuellement directement dans l'onglet Immobilisation.
Ces dernière vous seront présentées plus amplement ci-dessous.
A. Manuelle
Importer un ensemble d'immobilisations à l'aide d'un fichier .csv
🔎 Rendez-vous sur l'article suivant afin d'en savoir plus.
Depuis l'onglet Journal ou le Grand-livre
Pour créer une immobilisation à partir de la comptabilité, sélectionner une ou plusieurs lignes comptables appartenant à un compte unique d'immobilisation, et appuyer le bouton "Immobilisation" puis sur l'option "Créer une immobilisation".
Les lignes comptables sélectionnées, ainsi que les pièces jointes, seront automatiquement associées à l'immobilisation.
💡 Lors de la création d'une immobilisation à partir de l'onglet Journal ou Grand livre, Inqom récupère automatiquement la ventilation analytique pour l’intégrer directement dans vos fiches d’immobilisation.
Depuis le module immobilisation
Pour créer intégralement une nouvelle immobilisation, cliquez sur l’icône Ajouter, remplissez l’ensemble des champs affichés puis confirmez. La nouvelle immobilisation apparaîtra dans la barre verticale gauche.
B.Création semi-automatique
A partir du bouton⚡de l'onglet Immos
Si vous avez importé vos données à travers un FEC, Inqom peut vous aider à accélérer la saisie des immobilisations dans Inqom.
Pour cela, et après avoir importez vos données comptables, suivez les instructions suivantes :
- Ouvrez l'onglet "Immos"
- Appuyer sur le bouton pour détecter automatiquement les immobilisations.
- Sélectionner la période souhaitée et lancer la détection.
- Valider les immobilisations créée une à une, et corriger/compléter les données si nécessaires (Notamment : durée et méthode d'amortissements, paramètres fiscaux et paramètre de sortie).
Une immobilisation sera créée pour chaque ligne comptable débitrice, dont la date de valeur est dans la période sélectionnées (Sauf pour les lignes dans des journaux d'a-nouveaux).
C. Ajout automatique des immobilisations
Une immobilisation est créée automatiquement lors de l'ajout d'une ligne comptable débitrice dans les classes d'immobilisations (classes 20 à 27).
Ainsi, une immobilisation sera automatiquement ajoutée si :
- Le comptable saisit manuellement une écriture d'immobilisation
- Le comptable réaffecte une ligne comptable à un compte d'immobilisation (classes 20 à 27) à partir d'un compte qui ne l'est pas
⚠️ L'import de FEC et les écritures en masse ne génèrent pas les immobilisations automatiquement.
Les immobilisations automatiquement ajoutées seront marquées par l'icône Inqom ⚡ jaune et devront être manuellement validées à partir du bandeau affiché dans la capture ci-contre.
Si vous ne souhaitez pas créer une immobilisation à partir de la facture automatiquement remontée par Inqom dans le module, cliquez sur "Supprimer l'immo et réaffecter les lignes" afin de sélectionner le bon compte de classe 6 et supprimer cette fiche pré-saisie.
Paramétrer une immobilisation
Après avoir créé la fiche d'immobilisation, il suffit de cliquer dessus pour afficher le panel correspondant. Ce panel est divisé en plusieurs sous-onglets, comme décrit ci-dessous.
Général
L’onglet Général vous permet de préciser :
- Le nom et la description de l’immobilisation
- Sa valeur d'acquisition
- Sa valeur résiduelle
- Sa date de mise en service
- Sa date d’acquisition
- Sa quantité
Suppression manuelle
Pour supprimer une immobilisation, cliquez-dessus afin de visualiser l’onglet Général. Selon la situation de votre immobilisation, vous pourrez au choix supprimer simplement la fiche d'immobilisation ou la fiche et ses écritures liées de la comptabilité.
🔎 Remarque :
Une immobilisation sera automatiquement supprimée si la ligne comptable associée a été réaffectée dans un compte qui n'appartient pas aux classes 20 à 27.
Il est également bon de prendre en compte que module supprime toute immobilisation automatiquement créée par Inqom, mais non validée par l'utilisateur, suite à la suppression de la ligne comptable associée.
Amortissements
L’onglet Amortissement vous permet de préciser les modes d’amortissements comptables et fiscaux de votre immobilisation, ainsi que de visualiser en temps réel le tableau d’amortissement correspondant.
Par défaut, l’amortissement fiscal est identique à l’amortissement économique. Veuillez décocher la case correspondante si nécessaire.
Vous pouvez également renseigner le cumul des amortissements antérieurs (économique ou fiscal).
💡Astuce :
Lors de la reprise d'une immobilisation dans Inqom vous pouvez compléter les champs amortissements antérieurs pour reprendre l'amortissement au montant total amorti sur les précédents exercices.
La date renseignée dans ce champ doit être une date de fin d'exercice.
Véhicules
Vous pouvez renseigner les informations concernant vos véhicules dans l'onglet "Véhicule". Ces données permettront à Inqom de calculer automatiquement le montant de la taxe annuelle sur les émissions de CO2 et de la taxe annuelle sur l'ancienneté du véhicule (disponible dans l'onglet Téléportail).
Fiscalité
Suramortissement
La section Suramortissement de l'onglet Fiscalité vous permet d'associer un suramortissement fiscal à votre immobilisation et de préciser son taux. L’état des déductions exceptionnelles, disponible dans le volet “Etats”, énumère l’ensemble des immobilisations bénéficiant d’un suramortissement tout en précisant les montants.
Plafond de déductibilité
La section Plafond de déductibilité de l'onglet Fiscalité vous permet d'indiquer un plafond de déductibilité et de saisir son montant. L’état des réintégrations fiscales, disponible dans l'onglet “Téléportail”, énumère l’ensemble des immobilisations soumises à un plafond tout en précisant les montants à réintégrer.
Comptabilité
L’onglet comptabilité vous permet de spécifier les comptes comptables qui seront impactés lors de la génération automatique des écritures.
Analytique
L’onglet Analytique vous offre la possibilité d'établir une répartition analytique qui sera appliquée aux diverses écritures générées* à partir du module (*à l'exception des écritures liées aux subventions).
L'onglet peut être alimenté automatiquement lors :
- d'un import d'immobilisation,
- lors de la création d'immobilisation à partir du Journal / Grand livre,
- ou créées automatiquement par Inqom, suite à des réaffectations ou des écritures manuelles.
💡 Il est possible de définir les tags analytiques de plusieurs immobilisations en masse en cochant les immoblisations, puis en cliquant sur l'étiquette de la barre de tâche présente en bas de l'écran.
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Sortie
L’onglet Sortie vous permet de préciser les modalités de sortie d’une immobilisation de vos actifs.
Sorties complètes
Deux types de sorties complètes sont supportés : mise au rebut et cession (avec ou sans plus ou moins value).
L'immobilisation ne sera pas automatiquement marquée comme "sortie" à la fin de sa période d'amortissement. Pour cela, un utilisateur devra se rendre dans l'onglet "sortie" de l'immobilisation pour indiquer sa sortie dans l'outil. Ensuite, en cliquant sur le bouton "Calculatrice", l'écriture de sortie sera automatiquement générée en comptabilité.
💡Une fois passée la date de sortie de l'immobilisation, aucune écriture comptable ne sera générée concernant cette immobilisation.
🔎Informations complémentaires
Cessions de ventes d'immobilisations non totalement amorties :
La réglementation actuelle n'autorise pas la pratique d'amortissements exceptionnels dans ces cas. Par conséquent, nous ne les appliquons pas lors de la vente d'immobilisations qui ne sont pas entièrement amorties.
Mises au rebut d'immobilisations non totalement amorties :
Lorsqu'une immobilisation est mise au rebut avant d'être entièrement amortie, un amortissement exceptionnel est automatiquement calculé. Le système génère ensuite l'écriture comptable correspondante pour refléter cette opération.
Sorties partielles
Dans l'onglet Sortie, cliquez sur "Faire une sortie partielle" pour accéder à une fenêtre vous permettant de paramétrer cette dernière. Cette action éclatera votre immobilisation afin de créer une nouvelle fiche immobilisation contenant la quantité sortie. Une fois les informations renseignées, cliquez sur "Confirmer sortie partielle" puis cliquez sur la calculatrice afin de générer l'écriture de sortie.
💡Si votre immobilisation a une quantité de 1 vous pouvez réaliser sa sortie partielle en saisissant des valeurs décimales (0,5 par exemple pour sortir 50% de votre immobilisation).
Si vous devez effectuer la sortie de plusieurs immobilisations en même temps, n'hésitez pas à tirer parti de la fonction "Sorties Multiples" !
Subventions
Pour en savoir plus, rendez-vous dans l'article suivant.
Générer des écritures d’amortissements et de cessions
Pour créer les écritures d'amortissements et de cessions, il vous suffit de cliquer sur l'icône "calculatrice". Ensuite, le module génèrera automatiquement toutes les écritures d'amortissements (économiques, dérogatoires) ainsi que les écritures de cessions (amortissements de la période, sortie d'actifs, extourne des amortissements dérogatoires).
Les écritures générées pour une situation (en cours d'exercices) sont automatiquement extournées le jour suivant car les montants sont calculés sur la base de la période allant du début de l'exercice (et non pas à partir de la date de la situation précédente) jusqu'à la date de la situation. Les écritures générées pour une clôture (fin d'exercice) ne seront bien évidemment pas extournées.
⚠️ Attention, les écritures générées par Inqom doivent être isolées dans un journal d’amortissements dédié. Si vous générez les écritures d’amortissements pour une période donnée, l’ensemble des écritures existantes dans ce journal sera supprimé avant de recréer les nouvelles écritures.
NB : En cas de sortie d'une immobilisation, Inqom génère séparément l'écriture de dotation aux amortissements dérogatoires de la période et l'écriture de reprise.
L'association entre les immobilisations et les lignes comptables
Chaque immobilisation peut être associée aux lignes comptables correspondantes, présentes en comptabilité.
Cette association vous permettra de :
- Visualiser les écritures et les factures liées à l'immobilisation directement dans sa fiche. Vous pourrez également mettre à jour ces éléments sans passer par le Journal.
- Visualiser les immobilisations associées à chaque ligne comptable dans le Journal. Vous pourrez accéder directement à la fiche de l'immobilisation depuis cette vue.
- Garantir la cohérence des attributs entre les immobilisations et les lignes associées, notamment en assurant qu'elles partagent le même montant et le même compte comptable.
Comment associer les immobilisations aux lignes comptables ?
- Si vous avez créé votre immobilisation à partir de la comptabilité en utilisant le bouton "Créer une nouvelle immobilisation", l'association sera faite automatiquement.
- Si vous avez créé l'immobilisation depuis le module Immobilisation, et souhaitez l'associer aux lignes comptables appropriées ultérieurement, vous devez :
- Ouvrir l'onglet Journal ou Grand-livre.
- Sélectionner les lignes à associer.
- Appuyer sur les "..." de votre barre de tâche puis choisir l'option "Associer avec immo. existante".
- Valider votre choix.
💡 Astuces :
- Les lignes comptables associées à des immobilisations portent une vignette "IMMO" afin de les détecter plus aisément.
- Lorsque vous passez votre souris sur ces vignettes, les caractéristiques importantes des immobilisations s'affichent dans une infobulle.
- Pour accèder à la fiche d'immobilisation liée à la ligne pointée, cliquez sur sur "Visualiser". Vous pourrez également visualiser l'écriture liée à cette fiche immo dans l'onglet général de la fiche, dans la section "Factures et écritures associées".
🔎 La ligne de classe 2 est taguée ? Inqom récupère automatiquement votre répartition analytique et l'applique automatiquement à la fiche d’immobilisation créée !
Sortir plusieurs immobilisations simultanément
Pour sortir pluieurs immobilisations en quelques clics, suivez les étapes ci-dessous :
- Sélection des immobilisations : Cochez les immobilisations à sortir, puis cliquez sur l'icône
dans la barre de tâches. - Configuration des sorties : Une fenêtre s'ouvre vous permettant de configurer les sorties :
- Choisissez le type de sortie : mise au rebut ou cession.
- Renseignez la date de sortie souhaitée.
- Pour une cession, indiquez le montant et la méthode d'allocation.
- Gérez le type de plus/moins-value ainsi que la qualification du long terme si nécessaire.
- Validation : Une fois les paramètres définis, enregistrez et confirmez les sorties. Les immobilisations traitées apparaîtront avec l’étiquette "sortie" dans votre liste.
⚠️ En cas d'erreur, il n'est pas possible de réintégrer plusieurs immobilisations simultanément. Chaque immobilisation devra être modifiée individuellement pour corriger la sortie.
Etats
Comparatif Comptabilité / Immobilisations
Cet état dresse une comparaison entre les soldes des comptes d’immobilisations en comptabilité, avec les soldes théoriques de ces comptes calculés par le module “Immobilisations”. Tout écart entre les soldes théoriques et réels doit être corrigé.
Un écart peut aussi être causé par des exercices précédents non clôturés. En effet le comparatif de gauche (fin d'exercice précédent) tiens compte des AN virtuels mais pas le comparatif de droite (fin d'exercice actuel).
Exemples :
Un écart sur un compte d’immobilisations (compte commençant par 20/21) peut être avoir différentes causes :
- Une immobilisation enregistrée en comptabilité mais pas dans le module “Immobilisations”, ou vice versa.
- Une immobilisation enregistrée en double en comptabilité, ou enregistrée en double dans le module des immobilisations.
- Le montant d'acquisition dans le module “Immobilisations” ne correspond pas au montant d'acquisition enregistré en comptabilité.
- L’immobilisation est enregistrée dans un compte comptable différent de celui renseigné dans le module “Immobilisations”.
- L’immobilisation a été marquée comme “sortie” dans le module “Immobilisations” mais l’écriture de sortie n’a toujours pas été comptabilisée (pour remédier au problème, (re)-générez les écritures d’amortissements et de cessions).
- Si des modifications dans l'onglet Immos ont été réalisées après la génération des écritures, il faut cliquer à nouveau sur l'icône "calculatrice" pour que les écritures en comptabilité prennent en compte ces modifications.
Un écart sur un compte d’amortissements, de dotations ou de reprise (145, 28, 68725, 6811, 78725, 6871..) peut être dû à :
- Un écart sur un compte d’immobilisations (voir liste ci-dessus)
- Les écritures d’amortissements ne sont pas encore générées pour cet exercice (pour remédier au problème, (re)générer les écritures d’amortissements et de cessions)
- Le compte d’amortissements utilisé pour cette immobilisation sur les exercices passés n’est pas le même que celui renseigné dans le module “Immobilisations”
- Pour certains exercices, les amortissements comptabilisés ont été calculés par un autre logiciel que Inqom. En effet, il peut exister quelques différences dans le calcul des amortissements, dues aux différentes méthodes de calcul des proratas. Si cela est le cas, vous pouvez utilisez le champ amortissement antérieurs pour refléter exactement le montant amorti sur les périodes précédentes et faire disparaître cet écart (plus d'informations dans cet article : Immos : comment gérer un écart).
Liste des immobilisations
Cet état permet d’avoir une vue d’ensemble des immobilisations et de leurs amortissements (économiques, fiscaux et dérogatoires) pour une période donnée.
Synthèse des acquisitions
Cet état permet de visualiser synthétiquement vos acquisitions et de leurs amortissements (économiques, fiscaux et dérogatoires) pour la période sélectionnée dans votre sélecteur de période global.
Synthèse des sorties
Cet état permet d’avoir une vue d’ensemble des immobilisations sorties selon leur motif et l'état de leurs amortissements (économiques, fiscaux et dérogatoires) pour une période donnée.
Prévisionnel
Visualisez aisément l'amortissement (économiques, fiscaux et dérogatoires) de vos immobilisations sur cinq ans.