Ce module vise à fluidifier les échanges entre le comptable et son client concernant la récupération des pièces manquantes.
Fonctionnement général
La liste des pièces manquantes s'alimente :
- A partir des écritures comptables issues des transactions bancaires présentes en comptabilité, qu’elles soient enregistrées automatiquement par Inqom, saisies manuellement ou importées
- Uniquement les écritures issues de transactions bancaires ayant pour contrepartie un compte tiers 4011 ou 4111
- Ces lignes de contreparties en 4011 ou 4111 ne sont pas lettrées
Les statuts des transactions
Un statut permet d'identifier à quelle étape du processus des pièces manquantes se situe la transaction :
1) A justifier
Il s'agit de toutes les transactions nécessitant une justification. Le client peut alors joindre à cette transaction un ou plusieurs documents.
2) En traitement
Ce sont les transactions dont les justificatifs ont été joints par votre client et qui sont en cours de traitement comptable par Inqom.
3) Justifiée
Pour qu'une transaction soit justifiée, il faut que l'écriture de la transaction bancaire soit lettrée avec l'écriture d'une pièce comptable. Le traitement d'Inqom (génération d'écriture et lettrage) permet donc de justifier automatiquement un certain nombre de transactions bancaires.
4) En validation
Deux cas de figure pour le statut "En validation" :
- Soit l'IA n'a pas réussi à générer d'écriture depuis la pièce déposée : dans ce cas vous retrouverez la pièce en question dans l'onglet Pièces en statut "A revoir".
- Soit l'IA a réussi à générer l'écriture depuis la pièce déposée mais n'a pas réussi à faire le lettrage automatique. L'écriture générée devra alors être contrôlée par le comptable afin d'accepter ou de rejeter le justificatif joint par le client manuellement.
💡 Astuce : Pensez à vérifier régulièrement les pièces "En validation" pour vous assurer que la liste des pièces manquantes reste à jour du côté de votre client.
Pour confirmer le justificatif, il suffit de lettrer l’écriture du document avec l’écriture de la transaction bancaire. Un bouton ‘Lettrer’ vous sera automatiquement proposé si le justificatif a le même compte de contrepartie que la transaction bancaire. Sinon, il faut aller dans l'onglet Journal pour réaffecter les écritures et les lettrer directement en comptabilité.
Pour le rejeter, vous aurez alors 2 options :
- Dissocier le justificatif : le document restera accessible depuis l’onglet “Pièces” et sera traité comptablement.
- Supprimer le justificatif : le document sera définitivement supprimé de l’application et ne sera donc pas traité comptablement.
Si vous essayez de supprimer un justificatif associé à une ou plusieurs écritures comptables, vous aurez un message d'alerte vous donnant 3 possibilités de suppression :
- Supprimer la pièce seulement.
- Supprimer l'écriture seulement.
- Supprimer la pièce et l'écriture.
5) Transactions "Optionnelles"
Votre client ne pourra pas justifier au fil de l’eau certaines transactions comme les :
- Paiements mensualisés avec une facture de régularisation en fin d’année (Fournisseurs de gaz/électricité, Google Adwords,...)
- Paiements justifiés par un contrat/échéancier tenant lieu de facture (Emprunts, Crédit-Bail, Locations longue durée,...)
- Encaissements de factures comptabilisées par import du journal de vente
Pour éviter de demander à vos clients des justificatifs pour ces cas, vous pouvez exclure certains comptes comptables de la liste des comptes à justifier. Pour exclure un compte, il suffit de le rajouter dans l'onglet "Paramètres" du dossier puis "Pièces manquantes".
Activation du module pour vos clients
L’onglet Pièces Manquantes est affiché pour l’ensemble des collaborateurs du cabinet, il est en revanche masqué par défaut pour vos clients. Pour que vos clients accèdent à la fonctionnalité, il suffit de l’activer à partir de l'onglet "Paramètres" du dossier.
💡 Astuce : Avant d’activer l’onglet, veuillez vérifier que vos comptes bancaires soient bien rapprochés afin d’éviter d’afficher des transactions à justifier obsolètes à vos clients.