Un format d'export "Inqom" est disponible dans l'outil Silae, permettant d'intégrer ses données dans Inqom.
Liens rapides :
Comment télécharger un export "Inqom (Fred de la Compta)" ?
🖱️ Comment télécharger un export "Fred" dans Silae ?
La génération du fichier d'exportation se réalise à partir de l'écran état d'avancement.
Vous pouvez exporter un fichier de vos données selon trois différents critères :
faire un clic droit sur la bulle de la ligne Bulletins (pour tous) ou sur la bulle Bulletin du salarié, puis cliquer sur "Ecritures comptables".
2- Pour un mois :
Faire clic droit sur la bulle du mois puis cliquer sur Ecritures comptables.
3- Pour une période :
Appuyer long sur CTRL + clic sur les bulles à sélectionner puis cliquer sur Ecritures comptables (Total de la période).
Une fois le critère d'exportation choisi, une fenêtre apparait : cliquer dans le volet de droite sur Fichier séquentiel.
Paramétrer la fenêtre d'exportation de la manière suivante :
Votre fichier est alors téléchargé dans le dossier sélectionné. Il vous faut maintenant l'ouvrir sur Excel pour l'enregistrer sous le format .xlsx.
Vous pouvez maintenant l'intégrer dans lnqom manuellement.
🔎 Caractéristiques du fichier exporté depuis Silae
Le format "Inqom" est un fichier d'écriture comptable en format xlsx. Il contient 10 colonnes :
- Numéro d'écriture (optionnel) : numéro qui sert à regrouper les lignes en écriture. Si celui-ci est absent, la colonne "Référence" sera utilisé pour faire ce regroupement.
- Compte : le code complet du compte. Par exemple "6451" ou "4551ROMAINPASSILLY". Si le compte n'existe pas, il sera créé à l'import.
- Compte Libellé (optionnel) : sert uniquement lors de la création du compte, sinon il sera ignoré.
- Date de pièce : cette colonne peut utiliser le format de date d'Excel ou en chaîne de caractères 'jour/mois/année" (ex: 31/12/2018)
- Journal : code du journal. Si le journal n'existe pas, il sera créé à l'import.
- Référence : référence de la pièce comptable. Par défaut : PAIE-xx/xxxx (période)
- Ecriture libellé : libellé de la ligne. Par défaut PAIE-xx/xxxx (période)- intitulé du compte (ou établissement si l'entreprise en comporte plusieurs donnant lieu chacun à une OD de paye).
- Débit : montant arrondi à 2 décimales.
- Crédit : montant arrondi à 2 décimales.
- Lettre (optionnel) : les lettrages doivent correspondre à un ou plusieurs autres lignes du même fichier. Les lettres seront changées à l'importation pour garder la continuité des lettrages existant. Si un lettrage n'est pas équilibré, il sera ignoré à l'importation.
Remarques :
- Toutes les colonnes doivent être présentes, dans cette ordre, dans le fichier, même si elles sont vides.
- La première ligne du fichier doit contenir le nom des colonnes tels que listé ci-dessus.
- Toutes les colonnes qui ne sont pas marquées comme optionnelles doivent être remplies.
- Toutes les écritures doivent être équilibrées sinon l'import échouera.
- Si un débit ou crédit est vide sur une ligne, il est considéré comme étant à 0,00
📚 Notes comptables
A- Comptabilisation des remboursements de frais
Dans le cas le plus fréquent, les payes incluent des remboursements de frais ou/et des paiements d'indemnités forfaitaires au profit des salariés :
- Les indemnités forfaitaires non soumises à cotisations prévues par le code de la sécurité sociale (primes de panier, déplacement, grand déplacement etc......) sont obligatoirement décomptées sur le bulletin de paye et comptabilisées en compte 6414
- Les notes de frais comprennent le plus souvent
- des indemnités kilométriques qui sont des remboursements de frais basées sur un barème forfaitaire appliqué à un nombre réel de kilomètres
- des frais justifiés par des factures ou reçus de dépenses
Il est souhaitable que les indemnités kilométriques et les remboursements de frais sur justificatifs figurent sur deux lignes (rubriques) différentes dans le bulletin de paye.
De cette façon, nous comptabilisons :
- les remboursements de frais kilométriques au débit du compte 6251
- les remboursements de frais justifiés au débit de comptes auxiliaires du compte 467 (un auxiliaire par salarié)
Remarque : les comptes auxiliaires du 467 sont crédités par le montant des justificatifs de frais comptabilisés suite à leur téléchargement dans l'appli Inqom. Ces montants seront lettrés par les débits générés dans l'OD de paye.
B- Comptabilisation des charges sociales
URSSAF
- Charges patronales au débit du 6451 (incluant chômage)
- Total patronales + salariales au crédit du 431
Autres organismes sociaux
1) Charges patronales
- Cotisations aux mutuelles et prévoyance, compte 6452 : ressortir dans l'OD les montants respectifs des cotisations aux complémentaires maladie et des cotisations prévoyance
- Cotisations aux caisses de retraite compte 6453 : ressortir dans l'OD les montants respectifs des cotisations obligatoires (ARRCO + AGIRC) et des cotisations facultatives (art 82 + art 83)
- Cotisations aux autres organismes sociaux compte 6458 : comptabiliser dans cette rubrique les cotisations aux caisses de congés payés (bâtiment, transport)
2) Total patronales + salariales
- Le total à payer à chaque organisme doit être comptabilisé dans des auxiliaires du compte 437
- 437XXXXX (cinq premiers caractères du nom de l'organisme)
C- Comptabilisation des sommes à verser ou retrancher aux salariés
Eclater les sommes à créditer via l'OD de paye, de manière à permettre un lettrage avec les paiements effectués :
- 421 : une ligne par salarié (avec nom et prénom du salarié dans libellé) ou un compte auxiliaire par salarié
- 425 : une ligne par salarié (avec nom et prénom du salarié dans libellé) ou un compte auxiliaire par salarié
- 427 : une ligne par salarié (avec nom et prénom du salarié dans libellé) ou un compte auxiliaire par salarié
Si le nombre des salariés est élevé (plus de 10) et que les payes sont "standard", il est préférable de ne pas auxiliariser les 42 car le lettrage sera plus rapide dans un seul compte que dans un grand nombre de comptes auxiliaires. En revanche, si l'on a affaire à des salariés qui demandent de nombreux acomptes, dont les salaires peuvent faire l'objet de réajustements fréquents ou embauchés pour de courtes périodes, et pour lesquels le rapprochement entre les bulletins de paye et le ou les règlements présente une certaine difficulté, il sera préférable de gérer le 421 avec des comptes auxiliaires.
Format pour compte auxiliaire : Compte + Prénom + Nom, sans accents (exemple: 467SEBASTIENGIGNOUX)
D- Comptabilisation des taxes liées aux salaires
- Taxe d'apprentissage : compte 6335
- Contribution formation : compte 6333
- Participation construction : compte 6334
- Taxe handicapés (contribution agefiph) : compte 6336
- Taxe sur les salaires : compte 6311
Pour toutes ces taxes, la contrepartie est le crédit du compte 4486
Chaque taxe doit être provisionnée ligne à ligne au crédit du compte 4486
Exemple d'une entreprise qui doit uniquement la taxe d'apprentissage et la contribution formation :
D 6333 100 €
C 4486 100 €
D 6335 150 €
C 4486 150 €
E- Comptabilisation du prélèvement à la source
Montant total mensuel à enregistrer au crédit du compte 4421