Ajoutez facilement des écritures comptables en format FEC ou Excel provenant d’autres outils pour migrer les données comptables de vos clients.
L'import du FEC préalablement à tout traitement comptable permet de récupérer un historique et de disposer du plan comptable de l'entreprise avant de passer vos premières écritures. De plus, les fichiers FECs des années précédentes accélèrent l'apprentissage de l'IA. 🧠
Dans le cas d'un import Excel, vous devez respecter une certaines structure dans le fichier. Vous trouverez tous les éléments dans cet article.
Inqom a pensé à tout pour vous simplifier la vie et vous accompagne dans chaque étape. Prêt à vous lancer ?
Comment importer un fichier ?
Depuis l'icône d'import, en haut à droite, choisissez le fichier à traiter.
Certaines informations sont nécessaires afin que Inqom analyse votre fichier avant import :
1. Choisissez l'exercice comptable correspondant ou créez le directement à cette étape :
2. Indiquez si vous souhaitez que l'exercice sélectionné soit clôturé dès la fin de l'importation du FEC :
⚠️🚩Attention, il n'y a pas de retour en arrière possible !
💡 Si votre exercice est protégé, que votre exercice précédent est non-clôturé ou que votre exercice suivant n'est pas créé, un warning peut s'afficher, vous demander de corriger le problème pour pouvoir accéder à cette option : 
Pour en savoir plus sur la clôture, n'hésitez pas à consulter notre article dédié.
3. Choisissez votre type d'importation :
Vous pouvez au choix rajouter des écritures à celle déjà présentes sur la période, ou remplacer l'ensemble des écritures présentes sur l'exercice par celle de votre fichier.
💡 Si des écritures ont été validées sur la période sélectionnée, il ne sera plus possible de les supprimer à l'aide d'un import en mode "remplacer" :
⚠️ Attention, dans le cas où vous souhaitez remplacer les écritures d'un exercice, vos banques doivent être décomptabilisées.
4. Générez des numéros d'écritures pour vos FEC temporaires :
L'option "Signaler que le FEC est temporaire" est à cocher dans le cas où la colonne "EcritureNum" de votre FEC serait vide. Dans ce cas Inqom la remplira intelligemment pour pouvoir importer votre fichier.
5. Validez l'ensemble des écritures de votre fichier d'import sans clôturer la période
Si vous souhaitez bloquer définitivement la modification des écritures de votre FEC ou fichier excel sans pour autant rendre non-impactable la période, vous pouvez utiliser cette option.
⚠️🚩Attention, il n'y a pas de retour en arrière possible !
Une fois l'ensemble des champs renseignés, vous pouvez cliquer sur "Oui, démarrer l'analyse de l'import". Le fichier est alors analysé, il doit être traité à partir de l’onglet File d‘attente en cliquant à nouveau sur l'icône d'import.
- Si l'icône du fichier est en vert, cliquez sur Importer.
- Si l'icône du fichier est en rouge, corrigez le fichier selon les erreurs décrites dans Voir les erreurs. Cette étape permet d’harmoniser vos fichiers avec notre base de données.
L’importation du FEC se fait en 3 étapes 😍
Étape 1, vérification du résumé de l’import.
Profitez-en pour vous assurer que les dates des opérations à intégrer sont cohérentes avec les dates de l’exercice sélectionné.
Étape 2, correction des points bloquants du FEC.
Des points bloquants peuvent apparaître. La correction de ces points bloquants peut se faire de deux manières :
- En une seule fois, cliquez sur Résoudre tous les points bloquants et suivant.
- Par catégorie, cliquez sur Résoudre les points bloquants de cette catégorie.
Généralement il suffit de tout résoudre et de passer à l'étape suivante.
Etape 3, harmonisation des données comptables en deux sous-étapes.
- Conversion des journaux comptables du FEC vers les journaux comptables de Inqom. Si le journal n’existe pas encore dans Inqom, il pourra être créé manuellement à cette étape.
- Conversion des comptes comptables. Dans les champs Comptes de destination sur Inqom, sélectionnez le compte le plus approprié selon la liste du PCG. Vous pouvez créer, en cas de besoin, des sous-comptes ou des comptes auxiliaires.
💡 Astuce : lors d’un premier import de fichier, vous devez convertir les comptes qui ne concordent pas avec le PCG de Inqom. Rassurez-vous car Inqom se souviendra, lors des prochains imports, de l'ensemble des comptes adaptés ou créés pour ce dossier client. 💪
💡 Astuce : si vous quittez la fenêtre d'import avant d'avoir terminé, Inqom garde en mémoire la dernière étape à laquelle vous vous étiez arrêté. 🆘
- Finalisez l'importation du fichier dans la comptabilité de votre client.
L’import du fichier est terminé. Les écritures comptables du fichier ont bien été intégrées dans la comptabilité de votre client. Vous pouvez désormais visualiser ces écritures comptables dans les onglets Balance et Journal.
🏷 Note : l’action d’import des écritures comptables sur Inqom via un fichier est réversible. Depuis l'onglet Fichiers importés, cliquez sur Supprimer les écritures importées. L’annulation supprimera uniquement les écritures comptables créées à partir du fichier importé.
FAQ
- Comment retraiter un fichier .csv ? ➡️ Ouvrir tout d’abord le fichier avec Excel. Procéder ensuite à la conversion des données en :
- Sélectionnant la colonne A
- Cliquant sur Données > Convertir
- Suivant les étapes indiquées
- Cliquant sur Terminer