Importez vos écritures comptables dès la création de votre entreprise pour récupérer l'historique, reconstituer le plan comptable.
Sommaire :
Quels types de fichiers d'import sont acceptés par Inqom?
- La matrice Excel d'Inqom
- Le fichier d'import spécifique aux BNC
- Import d'écritures avec leurs pièces comptables
- Importer un fichier spécifique (caisse, transaction...)
- Les matrices Google Sheets
Importer un FEC ou un fichier d'écritures Excel basé sur le modèle Inqom
Importer un FEC avec ses pièces comptables
Importer une balance
Quels types de fichiers d'import sont acceptés par Inqom ?
- Fichier FEC (.txt)
- La matrice Excel d'Inqom (.xlsx)
➡️Télécharger le modèle d'import d'écriture excel ICI.
Bonnes pratiques :
- Conserver l'en-tête présente en première ligne.
- Dans la première colonne, assurez-vous que les lignes faisant partie d’une même écriture ont le même numéro de compte. Cette colonne ne doit pas être vide, sinon l'import sera bloqué. De même, les numéros doivent se suivre.
- Les comptes et les journaux qui n’existent pas sont créés automatiquement. Le libellé du compte est optionnel.
- Inqom n’accepte pas des fichiers qui contiennent des lignes avec Débit et Crédit à 0.
- Les Débit et Crédit doivent être à deux décimales. Vous pouvez utiliser la fonction ARRONDI sur Excel afin d'avoir deux décimales.
- Les fichier excel ne suivant pas le modèle Inqom :
Les exports d’écritures peuvent varier considérablement d’un logiciel tiers à un autre. Ne perdez plus de temps à adapter ces fichiers Excel au format Inqom ! Facilitez vos imports en créant des modèles personnalisés : indiquez simplement la correspondance de chaque colonne et enregistrez le modèle pour une utilisation future.
➡️Cliquez ici pour découvrir notre guide complet.
- Le fichier d'import spécifique aux BNC :
La date de règlement, le mode de règlement, ainsi que des données facultatives comme la nature de l'opération et l'ID client peuvent être intégrés dans Inqom lors d'un import de fichier FEC.
Pour cela, il suffit d'ajouter ses informations après les colonnes classiques du format FEC, comme présenté dans la capture vidéo ci-dessous :
💡 Envie de télécharger directement le modèle ? Cliquez ici.
- Import d'écritures avec leurs pièces comptables (.TRA / .XLSX / FEC)
- Pour en savoir plus, rendez-vous au chapitre Importer des écritures avec leurs pièces comptables.
- Pour en savoir plus, rendez-vous au chapitre Importer des écritures avec leurs pièces comptables.
- Les matrices Google Sheets
Utilisez les matrices Google Sheets mises à disposition pour convertir facilement vos exports issus de logiciels tiers au format Inqom (.xlsx).
Comment gérer la commission présente dans ces exports à partir de l'assistant ?
Plusieurs situations peuvent être rencontrées :
1) Le montant versé sur le compte bancaire de la société est net de commissions
L'écriture créée à partir de la connexion bancaire sera :
| N° d'écriture | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
| 1 | 5121BQ | Versement Gocardless | 20900 | |
| 1 | 5121GC | Versement Gocardless | 20900 |
Il faut ajouter une écriture à la fin du fichier Excel avec le total du montant des commissions du fichier. Voici les écritures dans le fichier :
| N° d'écriture | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
| 2 | 5121GC | Paiement client 1 | 10000 | |
| 2 | 4111C1 | Paiement client 1 | 10000 | |
| 3 | 5121GC | Paiement client 2 | 5000 | |
| 3 | 4111C2 | Paiement client 2 | 5000 | |
| 4 | 5121GC | Paiement client 3 | 6000 | |
| 4 | 4111C3 | Paiement client 3 | 6000 | |
| 5 | 6278 | Commission | 100 | |
| 5 | 5121GC | Commission | 100 |
Toutes les lignes présentes dans le comptes 5121GC peuvent alors être lettrées.
2) Le montant versé sur le compte bancaire de la société inclut la commission
L'écriture créée à partir de la connexion bancaire sera :
| N° d'écriture | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
| 1 | 5121BQ | Versement Gocardless | 21000 | |
| 1 | 5121GC | Versement Gocardless | 21000 |
Le fichier Excel créant les écritures comptables à partir des transactions bancaires aura les montants incluant les commissions :
| N° d'écriture | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
| 2 | 5121GC | Paiement client 1 | 10000 | |
| 2 | 4111C1 | Paiement client 1 | 10000 | |
| 3 | 5121GC | Paiement client 2 | 5000 | |
| 3 | 4111C2 | Paiement client 2 | 5000 | |
| 4 | 5121GC | Paiement client 3 | 6000 | |
| 4 | 4111C3 | Paiement client 3 | 6000 |
Une facture comprenant le montant de la commission sera reçue par la société, et payé à part :
| N° d'écriture | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
| 5 | 6278 | Facture Gocardless | 100 | |
| 5 | 4011GC | Facture Gocardless | 100 | |
| 6 | 4011GC | Paiement com | 100 | |
| 6 | 5121BQ | Paiement com | 100 |
Les lignes dans les comptes 5121GC et 4011GC peuvent alors être lettrées.
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- Assistant d'import générique (à utiliser par exemple pour passer un listing de factures en écritures.)
Importer un FEC ou un fichier d'écritures Excel basé sur le modèle Inqom
Paramétrer l'importation
- Cliquer sur l'icône "Import" dans le menu latéral, puis sélectionner "Import FEC".
- Choisir le fichier à importer : une fenêtre s'ouvre, vous permettant de configurer les paramètres de l'importation.
1. Choisir l'exercice comptable à impacter.
- Créer si besoin l'exercice avec les boutons "Créer l'exercice suivant" ou "Créer l'exercice précédent". Attention, les exercices doivent se suivre sans interruption — aucune période ne peut être sautée.
- Cliquer sur le crayon pour modifier les dates d'un exercice.
2. Indiquer si Inqom doit clôturer l'exercice sélectionné à la fin de l'import du FEC.
⚠️ Attention, Inqom étant certifié NF203, une clôture est définitive.
🚩 Il est nécessaire de clôturer vos exercices du plus ancien au plus récent.
💡Si votre exercice est protégé, si l'exercice précédent n'est pas clôturé, ou si l'exercice suivant n'est pas créé, un avertissement peut s'afficher.Vous devrez corriger le problème pour accéder à cette option.
Pour en savoir plus sur la clôture, n'hésitez pas à consulter notre article dédié.
3. Choisir votre type d'import.
Vous pouvez soit ajouter des écritures à celles déjà présentes pour la période, soit remplacer toutes les écritures de l'exercice par celles de votre fichier.
- Si des écritures ont été validées sur la période sélectionnée, il ne sera plus possible de les supprimer à l'aide d'un import en mode "remplacer".
4. Générer des numéros d'écritures pour vos FEC temporaires
L'option "Signaler que le FEC est temporaire" est à cocher dans le cas où la colonne "EcritureNum" de votre FEC est vide. Dans ce cas, Inqom la remplira intelligemment pour rendre votre fichier importable.
5. Importer les libellés de compte
Si cette case est activée, le libellé d'un compte utilisé dans votre import peut être automatiquement défini comme le libellé par défaut du compte, à condition qu'il diffère de celui établi dans le plan comptable par défaut lors de la création du dossier.
À noter toutefois que si vous modifiez le libellé du compte dans les paramètres > comptabilité du dossier, cette modification prévaudra et sera conservée.
6. Passer les lignes dans le statut "vu"
En cochant cette case, toutes les écritures de l'import seront considérées comme déjà contrôlées par vos soins.
7. Valider l'ensemble des écritures de votre fichier d'import sans clôturer la période
Si vous souhaitez bloquer définitivement la modification des écritures de votre FEC tout en gardant la période impactable, activez cette option.
⚠️🚩Attention, Inqom étant certifié NF203, une validation d'écriture est définitive.
8. Importer votre ventilation analytique de la période
Il est possible d'importer un FEC contenant de l'analytique en cochant cette case. Cependant, il est impératif d'utiliser le modèle d'import dédié.
9. Importer son historique d'écritures avec les pièces associées, c'est possible !
Vous souhaitez importer des écritures avec leurs pièces liées ? Consultez l'article générique ou celui dédié à la migration à partir de CEGID.
Une fois l'ensemble des champs renseignés, vous pouvez cliquer sur "Oui, démarrer l'analyse de l'import". Le fichier est alors analysé, et doit être intégré par vos soins à partir de l’onglet File d‘attente.
Si l'icône du fichier est en rouge, corrigez le fichier selon les erreurs décrites dans Voir les erreurs. Cette étape permet d’harmoniser vos fichiers avec notre base de données.
Si l'icône du fichier est en vert, cliquez sur
Importer.
L’import du FEC se déroule alors en 3 étapes :
Étape 1 : vérification du résumé de l’import paramétré précédemment.
Étape 2 : correction des blocages mineurs
La résolution de ces points bloquants peut se faire de deux manières :
- Automatiquement en cliquant sur "Résoudre les points bloquants de cette catégorie".
- Ou en choisissant d'arrêter l'importation du fichier, en sortant de la fenêtre pour corriger manuellement le fichier sur votre ordinateur, puis en relançant l'import.
Étape 3 : Conversion des journaux et comptes de destination (si nécessaire). 
- Inqom vous propose par défaut des journaux de destination. Vous pouvez les modifier selon vos préférences, voire en créer de nouveaux.
- De même, ajustez si nécessaire les comptes de destination en consultant les filtres "toutes les conversions" ou "Conversion automatique".
💡Si vous quittez la fenêtre d'import avant d'avoir terminé, Inqom conserve en mémoire la dernière étape à laquelle vous vous êtes arrêté.
Finalisez l'import du fichier dans la comptabilité de votre client
L’import du fichier est terminé. Les écritures comptables du fichier ont été intégrées avec succès dans la comptabilité. Vous pouvez maintenant visualiser ces écritures dans les onglets Grand Livre, Balance et Journal.
L’importation des écritures comptables peut être réversible si vous avez configuré l'import pour que les écritures de votre fichier s'ajoutent à celles potentiellement présentes sur la période.
Depuis l'onglet Fichiers importés, cliquez sur les "..." du fichier, puis sur "Supprimer les écritures importées". Cette action annulera uniquement les écritures comptables créées à partir du fichier importé.
Importer des écritures avec leurs pièces comptables
Il existe deux méthodes pour importer vos écritures avec les pièces comptables liées :
- Vous exportez vos données d'un logiciel permettant un export .TRA (tel que Cegid).
- Vous exportez vos écritures au format excel ou FEC.
Importer un fichier Excel ne suivant pas le modèle Inqom
Format de fichiers acceptés :
- Texte :
.txt,.csv - Excel :
.xls,.xlsx, ayant pour séparateur la tabulation, le point-virgule ou le pipe.
Étape 1 : Choisir l'option d'import
Cliquez sur le bouton d'import dans le menu, puis sélectionnez "Autres Imports". Choisissez ensuite votre fichier sur votre ordinateur.
Etape 2 : Créer un modèle d'import
Cette étape vous permet de créer de nouveaux modèles de structures de fichiers pour vos imports. Une fois créés, vous pourrez les réutiliser en les sélectionnant dans cette fenêtre. Pour cette première utilisation de l'assistant d'import, nous allons créer un nouveau modèle en cliquant sur "Nouveau Modèle", en indiquant son nom dans le champ dédié, puis en cliquant sur "Suivant".
Etape 3 : Paramétrer la structure
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Ouvrez votre fichier Excel pour vous aider à saisir les paramètres. 
Indiquez dans la colonne "Donnée du fichier" la colonne de votre fichier Excel correspondant à la "Date d'écriture" et celle du "Journal". Vous pouvez également établir une valeur par défaut qui sera prise en compte en cas d'absence de données sur une ligne (la saisie de la colonne "Donnée du fichier" devient alors optionnelle).
Vous vous êtes trompé dans votre saisie ? Cliquez sur la gomme pour effacer votre sélection !
Passons maintenant à la partie "Écritures". Identifiez pour votre première ligne de fichier le compte, son libellé et son sens. Puis, faites de même pour la ligne de contrepartie. Dans cette première version, il est tout à fait possible d'ajouter une autre ligne d'écriture pour une colonne présente dans votre fichier type TVA, frais de transport et/ou Remises commerciales.
Limitations Actuelles
Agrégation des Lignes :
- Nous ne supportons pas l'agrégation de plusieurs lignes en une seule écriture comptable. Chaque ligne du fichier est considérée comme une écriture séparée.
Gestion des Écritures Complexes :
- Les écritures complexes nécessitant des relations entre plusieurs lignes (par exemple, des écritures qui doivent être combinées pour refléter une transaction complète) ne sont pas prises en charge.
- Les opérations comptables nécessitant des écritures groupées ou des répartitions entre différentes lignes doivent être traitées manuellement ou en dehors de ce processus.
Automatisation :
- Nous n'offrons pas de fonctionnalités avancées pour automatiser des règles de comptabilisation complexes. Par exemple, il n'est pas possible de configurer des règles conditionnelles ou des scripts personnalisés pour transformer les données avant l'import.
Importer une balance
Votre client ne peut pas vous fournir son FEC précédent ? Importez facilement une balance et générez, si vous le souhaitez, les à-nouveaux correspondants !
⚙️ Notre assistant facilite l'importation de balances provenant de différents logiciels, chacun nécessitant une adaptation au modèle d'importation d'Inqom. Vous trouverez ici le format à suivre.
Principe
Inqom vous permet d'importer des balances :
- De manière ponctuelle (exemple : balance d'ouverture à la création d'un dossier pour intégrer un historique prenant en compte l'exercice précédent), les écritures générées correspondront aux à-nouveaux.
- De manière périodique (exemple : balance périodique des mouvements mensuels).
Dans le cas d'un import périodique, Inqom vous laissera le choix de créer ou non les à-nouveaux. Ces derniers seront générés au premier jour de l'exercice (= en l'absence d'à-nouveaux à la date de génération paramétrée), dans le journal d'à-nouveaux, évitant ainsi toute ressaisie et réduisant les risques d'erreur.
⚠️ Nous recommandons de ne pas utiliser l'import de balance lorsque des à-nouveaux ou d'autres écritures sont déjà présents dans l'exercice à impacter, sous peine d'entraîner des erreurs comptables.
Importer une Balance
1. Adapter la balance réceptionnée au format Inqom.
2. Cliquer sur le menu "Importer", et sélectionner "Importer une balance". Cliquer sur le fichier.
3. Paramétrer le type d'import de balance (ouverture ou périodique) en indiquant le journal et la date de l'écriture. Cliquer sur Importer.
4. Vous passerez alors par les étapes classiques de l'import manuel d'écritures dans Inqom.
🔎 À noter :
- L'import avec à-nouveaux permet de générer une écriture de delta en déduisant du solde du compte les à-nouveaux déjà présents dans le dossier.
- L'import de balance périodique sans à-nouveaux permet d'intégrer le nouveau solde du compte correspondant au nouveau mouvement intervenu entre deux imports.