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      La clôture NF 203 de vos exercices

      Découvrons ensemble toutes les fonctionnalités de notre module de Clôture !

      Sommaire : 

      La clôture NF203 sur Inqom, qu'est-ce que c'est ?
      Que peut-on clôturer / valider ?
      Les étapes de la clôture ou de la validation d'une période
      Importer un FEC clôturé
      Clôture et journal de situation
      Précaution : banque et clôture
      Une fois l'exercice clôturé, vous pouvez l'archiver ! 
      FAQ

       

      La clôture NF 203 sur Inqom, qu'est-ce que c'est ?


      La clôture NF203 de Inqom correspond à l'arrêt des enregistrements de l'ensemble de vos écritures comptables sur la période. 

      Elle permet de figer et valider les écritures de vos exercices, en leur appliquant un numéro de validation conforme aux exigences de la norme. Ce numéro de validation sera généré par séquence continue et par journal.

      Dans notre module clôture, vous avez accès à deux options :

      - valider des écritures sans clôturer la période (il sera possible de rajouter des écritures, seules les écritures validées ne pourront être modifiées),

      - clôturer toute la période sélectionnée (toute la période est figée et est inaltérable).

       

      1. Valider une ou plusieurs écritures

      A partir de l'onglet Journal ou Grand livre, il est possible de valider les écritures sélectionnées à partir du bouton encadré ci-dessous dans la capture, se trouvant sur la barre de tâche. Elles seront alors non modifiables.


      2. Valider ou clôturer une période

      Cette clôture ou validation peut se faire directement dans l'onglet Paramètres > Comptabilité, en cliquant sur le "..." de l'exercice ou encore de la situation, puis en cliquant sur "clôturer" . 


      S'il est question d'une clôture, le statut "clôturé" rouge apparaitra sur la ligne. Dans le cas d'une simple validation d'écriture, la ligne restera en "en cours".

       

      3. Identifier les écritures non-modifiables

      Qu'importe la méthode utilisée (point 1 ou 2 présentés précédemment), les écritures validées ou clôturées seront marquées d'un verrou : 

       

      verrou_journal-1

      🚩A prendre en compte :

      • Attention, la clôture et la validation sont des actions irréversibles : aucun retour en arrière n'est possible.

      • Seuls les rôles expert-comptable et Directeur Administratif et Financier (des PME ayant souscrit en direct à Inqom) peuvent clôturer ou valider une période. Cependant, les chefs de mission comptable peuvent valider des écritures comptables dans l'onglet Journal ou Grand livre.

      • Il n'est pas possible de créer un exercice antérieur à un exercice clôturé !

      • Il est obligatoire de clôturer / valider les écritures des périodes existantes de manière chronologique.

      NB : Dans l'onglet journal ou grand-livre, il est possible de filtrer selon si les lignes sont validées ou non : 

      Que peut-on clôturer ou valider ?

      Un exercice peut être clôturé : 



      Ou une situation, préalablement créée dans l'onglet Paramètres, sous-onglet Comptabilité. Voici comment créer une situation : 

      Le dernier champ sélectionnable vous donne la possibilité de générer automatiquement les écritures de cut-off dans votre situation en cours de création. Si vous n'activez pas ce bouton, il faudra aller manuellement dans l'onglet pour les générer.

       

      Les étapes de la clôture ou de la validation d'une période

       

      1. Cliquer sur les "..." de la situation ou de l'exercice puis sur "clôturer ou valider". Un contrôle de cohérence s'affichera alors :
       
      coherence erreur

      S'il existe des erreurs critiques sur la période de votre situation, ces dernières vous bloqueront dans le processus. Il sera nécessaire de corriger les différents points soulevés dans la comptabilité (en fermant cet écran, donc) pour accéder à l'étape suivante.

      coherence erreur


      Si cependant vous n'avez pas d'erreur critique, vous pouvez cliquer sur le bouton se trouvant en bas de l'écran "Passer à la clôture de la période" (ou "Ignorer les et erreurs et passer à la clôture de la période", si vous avez des contrôles de cohérences échoués dans la colonne du milieu).

      2. Choisir si vous souhaitez valider les écritures, ou clôturer la période. Un message vous demande de bien valider votre choix, ce choix étant irréversible.



      choix_type_cloture-1

      3. Vous retournez alors sur l'écran des paramètres du dossier : votre période est validée / clôturée ! Les à-nouveaux sont générés automatiquement sur l'exercice suivant. Dans le cas où des à-nouveaux seraient déjà présents sur l'exercice suivant, ils seront supprimés et remplacés.

      ⚠️Vous avez importé une balance plutôt qu'un FEC définitif, et le contrôle de cohérence de la clôture vous indique que les à-nouveaux sont manquants ?

      Pour clôturer, il sera nécessaire de générer les AN et de les extourner ensuite.

      Pour ce faire, merci de suivre les étapes suivantes :

      1. Générer les AN depuis l'onglet paramètres
      2. Exporter Les AN depuis l'onglet journal en filtrant par Journal Type : A nouveaux
      3. Extourner les écritures. Mettre le journal OD au lieu d'AN sur le fichier Excel exporté d'INQOM
      4.  Importer le fichier
      5. Procéder à la clôture.

       

      Importer un FEC clôturé

       

      import1


      Lors de l'analyse avant import de vos fichiers d'écritures (FEC, .xlsx) il est possible de demander à Inqom de clôturer l'exercice dès la fin de l'importation des écritures. Automatiquement, le mode "remplacer les écritures existantes sur l'exercice sélectionné par celles du FEC" sera sélectionné. Autre ajout, il vous sera possible de garder l'état validation pour les écritures précédemment validées sur la période.

       

      import2

      L'import de vos écriture passera ensuite par les mêmes étapes qu'un import classique. Les à-nouveaux seront générés automatiquement au moment de la clôture de l'exercice.

       

      Clôture et journal de situation

       

      Vos écritures générées via notre module Cut-off impactant une situation ouverte seront obligatoirement contenues dans un journal "SIT- SITUATION" : ce dernier sera le seul journal sélectionnable. Pour plus de facilités, un tag indiquant le module source sera affiché dans le journal, après la colonne référence.

       

       

      Précaution : la banque et la clôture


      Afin de ne pas être bloqué à l'étape de fusion de vos comptes bancaires, il est important de faire la fusion de votre compte historique avec votre compte connecté AVANT de valider / clôturer les écritures du compte connecté. Dans le cas contraire, la fusion serait irréalisable.

       

      Une fois l'exercice clôturé, vous pouvez l'archiver ! 

       

      En cliquant sur le bouton archiver_bouton vous pouvez alors archiver l'exercice. Pour en savoir plus, rendez-vous sur l'article traitant l'archivage fiscal.

       

      FAQ

      • J'ai le message d'erreur suivant quand j'essaie de clôturer mon exercice : 

      erreur_situation_revision

      ➡️ Pour clôturer un exercice, il est obligatoire d'avoir une période de révision créée pour l'exercice en question (pour rappel, ce n'est pas obligatoire dans le cas de la clôture d'une situation). Il vous suffit de créer une période de révision dans l'onglet Paramètres, sous-onglet Révision périodique.

      • Impossible d'importer un FEC en mode "clôture", j'ai le message d'erreur suivant :  image (3)-1

      ➡️ Avez-vous des situations ouvertes sur les exercices antérieurs, ou sur l'exercice que vous souhaitez impacter suite à votre import ? Si oui, c'est la raison du blocage. Il faut clôturer ces situations pour pouvoir importer proprement en mode "clôture" votre FEC (bien entendu, les exercices).

      • J'ai besoin de regénérer les à-nouveaux générés par Inqom : que faire ?

      ➡️ Pas de panique ! Il vous suffit d'aller dans l'onglet Paramètres, puis de cliquer sur le bouton de génération des à-nouveaux se trouvant sur l'exercice en question. Dans le cas où des à-nouveaux (erronés) seraient déjà présents, il vous suffit de les supprimer en amont pour accéder à la fonctionnalité de regénération.

      image (17)

      • Est-il possible de supprimer une pièce dont l'écriture a été validée / supprimée ?
        ➡️ Non, ce n'est pas possible.