Le module inventaires et stocks (dossiers agricoles)

Sommaire 

 

Le module "Inventaires et stocks" vous permet de réaliser la valorisation des stocks agricoles directement dans Inqom, depuis le paramétrage du dossier jusqu'à la génération des écritures comptables.

Il prend en charge plusieurs catégories de stocks :

• Les animaux : bovins, porcins, caprins, ovins, lapins, volailles et autres animaux.
• Les approvisionnements : stocks de matières et de fournitures nécessaires à l'exploitation.
• Les façons culturales : travaux réalisés sur les cultures avant leur récolte, également appelés avances en terre.
• Les produits récoltés : productions agricoles obtenues après la récolte.

Les fonctionnalités du module

Le module Inventaires et stocks regroupe les fonctionnalités nécessaires pour préparer, contrôler et valoriser les stocks agricoles.

1. Adapter le paramétrage à chaque exploitation

Les méthodes de calcul sont définies en fonction des caractéristiques de chaque structure. Ce paramétrage est réalisé à partir d'un questionnaire transmis lors de la demande d'ouverture du module. Une interface complémentaire permet également d'effectuer certains réglages directement dans le module.

 

2. Gérer les différentes catégories de stocks

Vous pouvez centraliser la gestion des éléments inventoriables du dossier : animaux, approvisionnements, façons culturales et produits récoltés.

 

 

 

3. Adapter la valorisation au régime fiscal du dossier

Le module tient compte du régime fiscal sélectionné pour calculer la valorisation des stocks.

 

 

4. Des barèmes de valorisation régulièrement mis à jour

Des barèmes de coût de revient et de cours du jour sont mis à disposition dans le module. Ils proviennent d'institutions et d'organisations professionnelles et sont régulièrement mis à jour par Inqom.

5. Importer l'inventaire des bovins depuis la BDNI

Pour les dossiers concernés, le module permet de récupérer les données de l'inventaire bovin depuis la BDNI. Cette fonctionnalité comprend :

• L'envoi d'une demande de consentement à l'exploitant.
• La récupération de l'inventaire des bovins.
• La vérification des animaux présents en stock et le traitement des éventuelles incohérences.

6. Récupérer les données comptables des approvisionnements

Les données comptables nécessaires à la valorisation des autres approvisionnements sont récupérées automatiquement.

 

 

 

7. Valoriser les façons culturales

Les façons culturales, également appelées avances en terre, correspondent aux travaux réalisés sur les cultures avant leur récolte. Le module permet de les valoriser en fonction des travaux effectués à la date d'inventaire et de détailler les différentes interventions réalisées pour chaque culture.

8. Générer les écritures de stock

Une fois la valorisation terminée et le stock verrouillé, vous pouvez générer automatiquement les écritures de stock dans Inqom.

9. Consulter l'état de synthèse de l'inventaire

Lors de la valorisation du stock, cliquez sur "Résultat" pour obtenir un fichier PDF récapitulant la valorisation. Cet état peut notamment être intégré dans la plaquette.

Prérequis et accès au module

Pour utiliser le module Inventaires et stocks, le dossier doit être configuré avec un plan comptable agricole.

Les menus du module

Le module est organisé en cinq menus. Chacun intervient à une étape différente de la gestion des stocks.

Menu	Fonction
Dossier	Permet de gérer les informations du dossier, les activités, l'exercice comptable, les paramètres, les critères personnalisés, les inventaires et les barèmes.
Inventaire	Permet de saisir et de consulter les différentes catégories de stocks.
Valorisation	Permet de valoriser les stocks, globalement ou par catégorie, à la date d'inventaire, puis de verrouiller la valorisation.
Traitements annexes	Accessible après le verrouillage du dossier, ce menu permet notamment de gérer les DEP.
Éditions	Permet de consulter les documents PDF générés pour l'exercice en cours et les exercices précédents.

Paramétrer le module lors de la première utilisation

Avant de commencer à saisir vos inventaires, vous devez effectuer le paramétrage initial du dossier. Cette configuration est à réaliser une seule fois, les exercices suivants sont ensuite générés automatiquement à la clôture.

Étape n°1 : renseigner l'exercice comptable

Commencez par renseigner les dates de l'exercice comptable dans le module :

1. Accédez au menu "dossier".
2. Renseignez la date de début et la date de fin de l'exercice.
3. Vérifiez que ces dates correspondent exactement à celles de l'exercice comptable dans Inqom.
4. Sélectionnez le régime fiscal du dossier.
5. Validez les informations.

Étape n°2 : sélectionner les activités de l'exploitation

Cette étape permet d'indiquer les activités agricoles concernées par l'inventaire.

1. Ouvrez l'onglet gestion activités.
2. Recherchez l'activité souhaitée (par exemple : blé tendre, orge, colza, bovins viande ou bovins lait).
3. Sélectionnez l'activité dans la liste.
4. Cliquez sur ajouter l'activité sélectionnée.

Les activités ajoutées sont ensuite disponibles dans les onglets végétaux et animaux.

Étape n°3 : configurer les options

Les options permettent d'adapter le fonctionnement du module aux caractéristiques de l'exploitation et aux choix du cabinet.

Accédez à "paramètres > options", puis renseignez les options nécessaires :

• Décote forfaitaire globale (DFG) : permet d'appliquer une décote forfaitaire à la valorisation. Elle sera ensuite renseignée dans l'exercice comptable.
• Blocage de variation de +/- 20 % (écrêtement) : permet d'encadrer les variations de valorisation.
• Aviculture : choisissez une gestion avec ou sans détail.
• Animaux en copropriété : permet de prendre en compte la part de propriété de chaque animal.
• Pension donneur / pension preneur : permet de distinguer les animaux appartenant à l'exploitant et ceux accueillis en pension.
• Façons culturales : définissez la méthode de valorisation et le coefficient applicable.

Une fois les options renseignées, cliquez sur "valider".

Étape n°4 : renseigner les caractéristiques

Certaines activités nécessitent des informations complémentaires pour permettre leur valorisation. Dans "paramètres > caractéristiques", renseignez les éléments correspondant à l'exploitation :

• Le type et la conduite d'élevage des porcins.
• L'irrigation et l'itinéraire cultural pour les façons culturales.
• Le type d'élevage des ovins et des lapins.

Valoriser les stocks de bovins

Les étapes suivantes présentent le parcours de valorisation des bovins, depuis le paramétrage jusqu'à la génération des écritures de stock.

Étape n°1 : effectuer le paramétrage spécifique aux bovins

Avant d'importer l'inventaire, vérifiez que les activités et les informations propres à l'élevage sont correctement renseignées.

Ajouter les activités

Dans gestion activités, ajoutez l'activité bovins viande et/ou bovins lait, selon les activités du dossier.

Vérifier les informations du dossier

Assurez-vous que le numéro d'élevage et l'adresse e-mail de l'exploitant sont correctement renseignés dans le dossier permanent Inqom.

Configurer les options

Dans paramètres > options, vérifiez les paramètres suivants :

• Animaux en copropriété : permet d'attribuer un pourcentage de propriété à chaque animal.
• Pension donneur : concerne les bovins appartenant à l'exploitant, mais placés en pension dans une autre exploitation. Ils sont valorisés dans le stock.
• Pension preneur : concerne les bovins accueillis en pension, qui n'appartiennent pas à l'exploitant. Ils ne sont pas valorisés dans son stock.

Personnaliser les critères de valorisation (facultatif)

Vous pouvez également adapter les barèmes à certaines caractéristiques du dossier, notamment :

• Le cours du jour.
• Le coefficient appliqué au coût de revient, compris entre 0,5 et 1,5.
• L'âge à la reproduction.

Étape n°2 : autoriser et importer les données de l'inventaire bovin

Le module permet de récupérer les données des bovins depuis la BDNI. Pour cela, le consentement de l'exploitant doit être recueilli au préalable.

Recueillir le consentement

1. Dans le module, accédez à "import général > consentement".
2. Cliquez sur "ajouter".
3. Effectuez la procédure de recueil du consentement auprès de l'exploitant.

L'exploitant reçoit ensuite un e-mail d'information. Aucune signature électronique n'est demandée.

Importer l'inventaire

Une fois le consentement enregistré, effectuez une "nouvelle demande SPIE" pour récupérer l'inventaire EDE depuis la BDNI. Vous pouvez effectuer plusieurs imports pendant toute la durée de validité du consentement.

Les animaux sont ensuite répartis entre les catégories mâles et femelles selon leur race. Vous pouvez modifier cette répartition depuis "modifier paramétrage".

Étape n°3 : analyser et intégrer l'inventaire

Après l'import, vous devez vérifier les données récupérées avant de les intégrer à l'inventaire. Pour cela, cliquez sur "analyser inventaire".

Les animaux sont répartis dans trois onglets :

• Validés : les animaux dont les informations sont conformes.
• En attente : les animaux pour lesquels une vérification est nécessaire. Un filtre permet de comprendre la raison de leur mise en attente.
• Ignorés : les animaux qui ne seront pas intégrés à l'inventaire et ne seront donc pas valorisés.

Lors du premier exercice, identifiez les animaux déjà présents au début de l'exercice. Sélectionnez-les, puis cliquez sur "ajouter I&S" en choisissant la cause d'entrée "inventaire début".

Traitez les autres situations ou ignorez les animaux concernés en suivant les indications du guide utilisateur.

Étape n°4 : vérifier les mouvements de l'inventaire

Une fois l'analyse terminée, vous pouvez consulter les données des bovins dans "inventaire > bovins". Chaque catégorie dispose de sa propre fiche, par exemple les laitières ou les taurillons lait.

Pour contrôler la cohérence de l'inventaire, consultez la synthèse située en haut à droite. Elle récapitule le stock de début, les entrées, les sorties et le stock de fin.

Si vous constatez une erreur dans les données déclarées par l'éleveur, vous pouvez effectuer les corrections nécessaires.

Étape n°5 : renseigner le stock de début (premier exercice uniquement)

Cette étape concerne uniquement le premier exercice d'utilisation du module. Dans "dossier > gestion stock début", sélectionnez la catégorie de bovins à traiter.

Procédez ensuite comme suit :

1. Filtrez les animaux par âge.
2. Sélectionnez le tableau correspondant, puis cliquez sur "modifier".
3. Attribuez un coût de revient et un cours du jour à chaque tranche.
4. Cliquez sur "Maj val. ouv." pour calculer les valeurs fiscales et économiques.
5. Cliquez sur "Maj poids".

Répétez l'opération pour chaque sous-catégorie, puis consultez "Synthèse" pour vérifier les résultats. Pour les exercices suivants, il n'est plus nécessaire de renseigner le stock de début de cette manière.

Reprise de l'antériorité du stock de début des bovins

Si vous souhaitez reprendre l'historique des stocks de bovins depuis un ancien logiciel, vous pouvez utiliser un fichier XML. Le cabinet doit alors être en mesure de générer un fichier respectant le format attendu par Inqom.

Étape n°6 : valoriser les bovins et effectuer les ajustements

Une fois l'inventaire contrôlé et le stock de début renseigné, vous pouvez lancer la valorisation.

Calculer la valorisation

1. Accédez au menu "valorisation".
2. Cliquez sur "valoriser".
3. Le module calcule la valeur des animaux à partir des barèmes définis.

Pour consulter les résultats, cliquez sur "consulter". Un PDF détaillé s'ouvre avec notamment :

• La synthèse générale.
• Le stock de début et le stock de fin par sous-catégorie.
• La balance des mouvements.
• Les critères techniques utilisés.
• Le détail de la valorisation de chaque animal.

Ajuster la valorisation si nécessaire

Si vous souhaitez modifier la valeur de certains animaux, utilisez la recherche avancée pour les retrouver à partir de critères comme le sexe, l'âge ou la date de reproduction. Sélectionnez l'animal concerné, puis cliquez sur "modifier entrée".

Deux ajustements sont possibles :

• Cours du jour exceptionnel : pour diminuer la valeur de l'animal.
• Surcoût : pour augmenter sa valeur.

Le coût de revient reste limité au cours du jour.

Étape n°7 : contrôler les éventuelles erreurs

Avant de verrouiller le stock, consultez le journal des erreurs pour vérifier que la valorisation ne comporte aucune anomalie bloquante.

Une pastille indique l'état du contrôle :

• Pastille verte : aucune erreur détectée.
• Pastille rouge : des erreurs sont présentes.

En cas de pastille rouge, ouvrez le journal pour identifier les anomalies et les animaux concernés. Les erreurs bloquantes doivent être corrigées avant de passer à l'étape suivante.

Étape n°8 : verrouiller le stock et générer les écritures

Une fois les contrôles terminés et les éventuelles erreurs corrigées, vous pouvez verrouiller la valorisation.

1. Sélectionnez la valorisation concernée.
2. Cliquez sur verrou.
3. Cliquez sur l'icône en forme de calculatrice pour générer les écritures de stock.
4. Cliquez sur voir les écritures pour accéder au journal de stocks dans Inqom.

Le journal des erreurs

Le journal des erreurs permet d'identifier les anomalies détectées lors de la valorisation des bovins.

Deux types de signalements peuvent apparaître :

Type	Exemples	Action à effectuer
Erreur bloquante	Animaux en attente, stock de début non valorisé, animaux achetés sans prix d'achat.	Corrigez les erreurs avant de verrouiller le stock.
Alerte d'incohérence	Premier vêlage tardif à 6 ans, par exemple.	Vérifiez les informations avec l'exploitant.

Les erreurs bloquantes empêchent le verrouillage de la valorisation. Les alertes d'incohérence ne bloquent pas cette opération, mais doivent être vérifiées.

FAQ

Le module gère-t-il les dossiers viticoles ?
Non, pas pour l'instant : la valorisation des stocks viticoles n'est pas couverte.

Le consentement BDNI doit-il être renouvelé ?
Oui, chaque année : il est valable 1 an et ne peut pas être prolongé. Il se fait par numéro d'exploitation, avec l'email de l'exploitant.

Que devient un animal ignoré lors de l'analyse de l'inventaire ?
Il n'est pas valorisé dans le stock.

Peut-on modifier une valorisation après le verrou ?
Non : une fois le stock verrouillé, plus aucune modification n'est possible. Vérifier le journal des erreurs et revaloriser avant de verrouiller.

Faut-il refaire le paramétrage chaque année ?
Non : le paramétrage initial est fait une seule fois, les exercices suivants se génèrent automatiquement à la clôture. Le stock début n'est à saisir qu'au 1er exercice.