Comment effectuer une révision périodique ?

Utiliser le mode révision par cycle sur un de vos dossiers

Pour Sommaire :

Etape n°1 : Consulter les paramètres de la révision périodique sur votre Cabinet/PME

Etape n°2 : Créer une période de révision sur un dossier

Etape n°3 : Naviguer dans le parcours de révision d'un dossier
               a) Activer / Désactiver le mode révision
               b) Naviguer entre les révisions
               c) Naviguer entre les cycles / S'assigner sur un cycle
               d) Naviguer sur sa feuille maîtresse
               e) La vue Grand Livre
               f) Consulter le programme de travail / Manipuler le panel de révision
               g) Réviser un compte / une diligence

Etape n°4 : Gérer les notes de révision sur un dossier

Etape n°5 : Exporter le dossier de révision

 

 

 

Etape n°1 : Consulter les paramètres de la révision périodique sur votre Cabinet/PME

 

 

Depuis le menu "Révision périodique" de l'onglet "Paramètres" de votre entreprise, vous pouvez retrouver la liste des modèles de révision disponibles pour la révision périodique.

Sans aucun paramétrage préalable, vous pouvez utiliser le modèle de révision standard fourni par Inqom qui comporte les cycles suivants :

• Contrôles préalables : Diligences de préparation de mission avec notamment les Questionnaires maintien de mission & Lutte anti-blanchiment.
• Trésorerie - Financement : Diligences Banque, Caisse, Emprunts etc. Avec automatisations des diligences Rapprochement bancaire et Rapprochement Emprunts.
• Fournisseurs, achats et charges externes : Diligences fournisseurs, contrats périodiques, charges externes avec automatisations des diligences de Cut-offs.
• Immobilisations : Diligences fournisseurs, contrats périodiques, charges externes avec automatisations des diligences du Rapprochement immobilisations.
• Clients, ventes et prestations : Diligences clients, ventes avec automatisations des diligences de Cut-offs.
• Stocks
• Personnel : Diligences clients, ventes avec automatisations des diligences de Cut-offs.
• Etat
• Capitaux propres, provisions et comptes courants
• Autres comptes

Sur chaque modèle y compris le modèle standard Inqom, vous pouvez consulter le détail du programme de travail proposé :

• Nom du modèle de révision
• Liste, ordre et noms des cycles

Sur chaque cycle, vous pouvez consulter :

• Liste et ordre des comptes de la feuille maîtresse associée au cycle
• Liste, ordre, références et descriptions des diligences composant le programme de travail par cycle

Sur chaque diligence, vous pouvez consulter :

• Le type : Simple, Feuille de travail, Automatisée par solde ou par module (Emprunts, Immobilisations, Cut-offs et rapprochement bancaire), 
• Le contenu de la diligence (contrôles, priorités, ressources...),
• Les conditions d'activation (plus d'informations dans l'article sur les paramètres du modèle de révision, dans la partie "Editer les conditions d'activation sur les diligences")
  
  
   ⚡Astuces : 

 

 

Etape n°2 : Créer une période de révision sur un dossier

Depuis le menu "Révision périodique" de l'onglet "Paramètres" de votre dossier client, vous pouvez accéder à la liste des révisions périodiques en cours.

Pour créer une nouvelle période de révision, cliquez sur "Nouvelle période" et renseignez au minima les champs obligatoires (= tous sauf la date de démarrage souhaitée et le signataire) avant de cliquer sur créer. 

 

 

Etape n°3 : Naviguer dans le parcours de révision d'un dossier

Activer / Désactiver le mode révision

Une fois la période de révision créée, vous verrez apparaître un toggle "Révision" en haut à droite de votre écran, dans le menu principal :

Pour activer le mode révision, cliquez sur le toggle "Révision" afin d'accéder au parcours de révision :

En mode révision, vous accédez à :

• Toutes les révisions périodiques actives sur le dossier client
• La liste des cycles dans l'ordre
• Les feuilles maîtresses par cycle
• Les diligences par cycle dans le panel pliable/dépliable de la révision, disponible en bas de l'écran.

 

Le panel de révision est visible en mode révision, quelque soit le menu où vous êtes dans l'application.

• Il permet de consulter à tout moment la liste des diligences du cycle en cours
• Il permet de retourner rapidement à la feuille maîtresse du cycle en cours en cliquant sur le carré en couleur
• Il permet de naviguer entre les cycles via
  

Naviguer entre les révisions

Lorsque le toggle "Révision" est actif, vous pouvez accéder à la liste de révision périodiques en cours sur le dossier client, depuis la liste de sélection en haut à gauche de la page "Révision". 

Pour changer de révision périodique, sélectionnez la période de révision souhaitée :

Cette période de révision restera sauvegardée au niveau de votre navigateur, ainsi que le dernier cycle sur lequel vous aurez travaillé.

Aussi, en vous reconnectant depuis le même navigateur, vous conservez votre point d'avancement sur la révision de votre dossier. De même, en naviguant entre les différents dossiers.

Naviguer entre les cycles / S'assigner sur un cycle

Il est tout à fait possible pour plusieurs collaborateurs de travailler sur une même révision. 

Pour mieux répartir les tâches sur une révision en particulier, il suffit pour chacun des réviseurs de cliquer sur "S'assigner au cycle" au survol de la souris. 

Il est également possible d'assigner / désassigner d'un cycle un autre collaborateur du dossier (autre que soi-même).

Naviguer sur sa feuille maîtresse

Sur chaque cycle, vous avez accès à la feuille maîtresse correspondante avec la balance par cycle.

Vous pouvez déplier les balances auxiliaires sur la feuille maîtresse et filtrer par compte, intitulé de compte ou Comptes non-soldés N&N-1 ou Comptes mouvementés N&N-1.

 

A l'aide de la barre de tâche, vous pouvez effectuer l'ensemble des actions disponibles dans l'onglet Balance directement sur votre feuille maîtresse. Deux actions complémentaires sont également disponibles : 

• Affecter un statut au(x) compte(s) sélectionné(s).
• Ouvrir le(s) compte(s) coché(s) dans un autre onglet.
  
  

 

La vue Grand Livre

Vous avez accès à une vision Grand livre ! Retrouvez la fonctionnalité juste à côté de votre feuille maîtresse et naviguez facilement tout en continuant votre révision.



Attention, nous afficherons dans cette vue uniquement les comptes de votre feuille maîtresse qui correspondent à l’exercice. Vous pourrez utiliser le sélecteur de période pour en afficher d’autres. Tout comme la feuille maîtresse, vous retrouvez l’ensemble des fonctionnalités existantes du Journal.

Consulter le programme de travail / Manipuler le panel de révision

Sur chaque cycle, vous avez accès à la liste des diligences requises. Ces diligences sont consultables depuis le panel de révision :

Une fois déplié, vous pouvez naviguez dans les diligences requises du cycle et consulter leurs statuts :

Pour chaque diligence, vous pouvez accéder au détail et ajouter vos notes / pièces justificatives.

Réviser un compte / une diligence

Diligence de type simple

Le compte comptable peut être révisé lorsqu'il est ouvert dans un onglet de la feuille maîtresse (en cliquant sur le bouton "réviser le compte", ou bien directement depuis la feuille maîtresse, comme vu précédemment).

 

Une diligence de type simple est une diligence générique pour laquelle on peut mettre à jour le statut :

 

Ou assigner des notes / pièces justificatives :

Diligence de type feuille de travail

Plusieurs feuilles de travail sont fournies avec le modèle standard Inqom.

Elles sont directement téléchargeables dans le parcours de révision depuis les diligences de type feuilles de travail.

Les feuilles de travail sont sous format Excel et sont synchronisées avec vos données comptables sur Inqom.

 

 

Configurer Excel 2021

Avant de pouvoir utiliser les feuilles de travail, vous devez installer l'add-in Inqom pour votre entreprise de la manière suivante : https://docs.microsoft.com/fr-fr/microsoft-365/admin/manage/manage-deployment-of-add-ins?view=o365-worldwide#deploy-an-office-add-in-using-the-admin-center avec le fichier suivant : Manifest Add-in Inqom

Une fois l'add-in Inqom installé, vous pourrez ouvrir la feuille de travail et cliquer sur l'add-in Inqom en haut à droite de l'onglet "Accueil" dans Excel.

Puis vous connecter avec vos identifiants Inqom habituels

Une fois connecté, vous devez actualiser les données pour importer les données de votre dossier depuis Inqom en utilisant "Données > Actualiser tout"

Tant que l'actualisation est en cours, le message suivant apparaît en bas de la fenêtre Excel à gauche :

Une fois l'actualisation terminée, vous pourrez consulter les données comptables de votre dossier sur les différents onglets.

Diligence automatisée par module (ou Diligence assistée)

Il existe plusieurs diligences assistées fournies par Inqom :

• Rapprochements bancaires
• Rapprochements Immobilisations
• Rapprochements Cut-offs
• Rapprochements Emprunts
• Rapprochements Crédit-bails
• Rapprochements Intercos
• Questionnaire de l'APEF

Qui se basent sur l'état de rapprochement des modules correspondants pour mettre à jour automatiquement le statut de la diligence correspondante.

Dans le cycle Immobilisations, la diligence "Automatisée par module" : "Immobilisations" permet d'alerter le réviseur en cas d'écarts sur l'état de rapprochement 

   

Sur la base de l'état du "Comparatif immobilisations et comptabilité" fournie par le module "Immobilisations" dans Inqom (Voir détails sur Le module Immobilisations)

Une fois les écarts corrigés, la diligence passe automatiquement en statut "Révisé OK" et vous n'avez plus rien à faire.

Diligence automatisée par solde de comptes

Il existe plusieurs diligences automatisées par solde de comptes fournies sur le modèle standard Inqom. Par exemple, la diligence "S'assurer que les comptes de virements internes sont soldés" se met automatiquement à jour en fonction du solde des comptes 58.

 

 

 

Etape n°4 : Gérer les notes de révision sur un dossier

Vous pouvez ajouter des notes avec ou sans pièce justificative en la rattachant à :

• Un cycle
• Une diligence
• Un compte

Vous retrouverez toutes les notes (cycle, diligence, compte) liées à votre révision dans le panel de révision, onglet "Notes" avec l'indication d'origine de la note et pourrez filtrer vos notes en fonction de leur nature.

 

Vous pouvez à présent indiquer un titre sur chaque note pour vos usages internes. 

Gérer vos notes / pièces sur un cycle

Pour ajouter une note sur le cycle sur lequel vous êtes entrain de travailler, dépliez le panel de révision et accédez à l'onglet "Notes".

Cliquez sur "Ajouter une note de cycle" pour saisir une nouvelle note, puis sur l'icône de sauvegarde pour l'enregistrer

Pour éditer une note existante, il suffit de cliquer sur le texte pour entrer en mode édition.

Pour la supprimer, il suffit de passer la souris sur la note pour voir l'icône de suppression apparaître.

Pour ajouter une pièce justificative, "Ajouter un fichier" vous permet de parcourir vos dossiers afin de télécharger la pièce souhaitée depuis votre ordinateur.

Gérer vos notes / pièces sur une diligence

Pour ajouter une note sur une diligence sur laquelle vous êtes en train de travailler, dépliez le panel de révision, cliquez sur la diligence souhaitée pour accéder au détail de la diligence et "Ajouter note ou document" pour ajouter une note avec ou sans pièce justificative.

Pour éditer une note existante, il suffit de cliquer sur le texte pour entrer en mode édition.

Pour la supprimer, il suffit de passer la souris sur la note pour voir l'icône de suppression apparaître.

Pour ajouter une pièce justificative, "Ajouter un fichier" vous permet de parcourir vos dossiers afin de télécharger la pièce souhaitée depuis votre ordinateur.

Gérer vos notes / pièces sur un compte (copier des notes de compte sur sa révision courante)

Pour ajouter une note sur un compte, accédez au compte depuis le Journal, la Balance ou la feuille maîtresse du cycle et cliquez sur l'icône d'ajout depuis le Journal ou l'onglet compte en mode révision.

Cela activera le panel de notes de compte sur la droite de votre écran afin d'ajouter une note avec ou sans pièce justificative, ou un point en suspens.

Pour éditer une note existante, il suffit de cliquer sur le texte pour entrer en mode édition.

Pour la supprimer, il suffit de passer la souris sur la note pour voir l'icône de suppression apparaître.

Pour ajouter une pièce justificative, "Ajouter un fichier" vous permet de parcourir vos dossiers afin de télécharger la pièce souhaitée depuis votre ordinateur.

Lorsque vous avez une révision active sur votre dossier, vous pouvez également copier vos notes de compte dans le cycle en cours. Toutes les notes copiées seront, dans ce cas, conservées dans les notes de la révision choisie. Pratique lorsqu'on souhaite les mettre en note de synthèse  !

 

Ajouter des notes de révision à vos notes de synthèse

Pour ajouter une note de synthèse, sélectionnez parmi les notes existantes, les notes que vous souhaitez intégrer dans vos notes de synthèse et au passage de la souris, cliquez sur "Ajouter aux notes de synthèse". 

Vous pourrez ensuite consulter toutes vos notes de synthèse, par cycle en choisissant le filtre "Notes de synthèse".

 

 

 

Etape n°5 : Exporter le dossier de révision

Cliquer sur le bouton Exporter présent en haut à droite de la page sur le dossier de révision, puis sur Générer un nouvel export. Passer ensuite la souris sur ce même bouton, l'export sera disponible ainsi que celui des pièces jointes aux notes de synthèse.

Remarque : La partie Pièces de l'export rassemble les pièces rattachées à des notes de synthèse. Pour créer une note de synthèse, il faut cliquer sur l'icône "étoile" de la note de diligence ou de la note de cycle.