Les Immobilisations

Le module immobilisations permet de suivre vos immobilisations, leurs cycles de vie et générer les écritures comptables associées.

Vous trouverez le module dans l’onglet Immos.

Liste des immobilisations

La barre verticale à gauche affiche par défaut la liste de toutes vos immobilisations, regroupées par compte d’achat. Vous pouvez changer le filtre pour n’afficher que les immobilisations actives ou celles sorties.

Vous pouvez également utiliser la barre de recherche pour chercher une immobilisation à partir de son nom.

 

Pour filtrer un peu mieux votre liste d'immobilisations, vous pouvez également limiter la liste des immobilisations selon la date d'acquisition. Ainsi, en se basant sur le sélecteur de période global, lorsque vous cochez ce bouton radio, seuls les immobilisations ayant une date d'acquisition incluse dans la période du sélecteur de période seront affichées. 

 

Ajouter manuellement une immobilisation

Depuis la comptabilité

Pour créer une immobilisation à partir de la comptabilité, sélectionner une ou plusieurs lignes comptables appartenant à un compte unique d'immobilisation, et appuyer le bouton "Immobilisation" puis sur l'option "Créer une immobilisation"

Les lignes comptables sélectionnées, ainsi que les pièces jointes, seront automatiquement associées à l'immobilisation.

 

Il est également possible de relier une écriture issue d'un import d'écriture à une fiche immobilisation déjà crée : 

Depuis le module immobilisation

Pour ajouter une nouvelle immobilisation, cliquez sur l’icône Ajouter, remplissez l’ensemble des champs affichés puis confirmez. La nouvelle immobilisation apparaîtra dans la barre verticale gauche.

 

Ajout automatique des immobilisations

Une immobilisation est créée automatiquement lors de l'ajout d'une ligne comptable débitrice dans les classes d'immobilisations (classes 20 à 27).

Ainsi, une immobilisation sera automatiquement ajoutée si:

• Le comptable saisit manuellement une écriture d'immobilisation
• L'intelligence artificielle de Inqom ajoute une écriture d'immobilisation suite à un traitement des pièces comptables
• Le comptable réaffecte une ligne comptable à un compte d'immobilisation (classes 20 à 27) à partir d'un compte qui ne l'est pas

L'import de FEC et les écritures en masse ne génèrent pas les immobilisations automatiquement. 

Les immobilisations automatiquement ajoutées seront marquées par l'icône Inqom et devront être manuellement validées.

Cet icône prendra deux couleurs:
Jaune : c'est le statut par défaut. Il signifie que l'immobilisation a été créée automatiquement par Inqom, mais qu'elle n'a pas encore été validée par le comptable. Veuillez appuyer sur le bouton Valider après avoir confirmer/corriger ses attributs.

Vert : Ce statut signifie que l'immobilisation créée par Inqom, a été validée par le comptable.

Supprimer une immobilisation

Suppression manuelle

Pour supprimer une immobilisation, il suffit de cliquer sur le bouton “Supprimer” depuis l’onglet Général.

 

Suppression automatique

Une immobilisation sera automatiquement supprimée si la ligne comptable associée a été réaffectée à un compte qui n'appartient pas aux classes 20 à 27.

Paramétrer une immobilisation

Général

L’onglet Général vous permet de préciser :

• Le nom et la description de l’immobilisation
• Sa valeur d'acquisition
• Sa valeur résiduelle
• Sa date de mise en service
• Sa date d’acquisition

Amortissements

L’onglet Amortissement vous permet de préciser les modes d’amortissements comptables et fiscaux de votre immobilisation, ainsi que de visualiser en temps réel le tableau d’amortissement correspondant.

Par défaut, l’amortissement fiscal est identique à l’amortissement économique. Veuillez décocher la case correspondante si nécessaire.

Vous pouvez également renseigner le cumul des amortissements antérieurs (économique ou fiscal).

Suramortissement

La section Suramortissement de l'onglet Fiscalité vous permet d'associer un suramortissement fiscal à votre immobilisation et de préciser son taux.

L’état des déductions exceptionnelles, disponible dans le volet “Etats”, énumère l’ensemble des immobilisations bénéficiant d’un suramortissement tout en précisant les montants.

Plafond de déductibilité

La section Plafond de déductibilité de l'onglet Fiscalité vous permet d'indiquer un plafond de déductibilité et de saisir son montant.

L’état des réintégrations fiscales, disponible dans l'onglet “Téléportail”, énumère l’ensemble des immobilisations soumises à un plafond tout en précisant les montants à réintégrer.

Véhicules

Vous pouvez renseigner les informations concernant vos véhicules dans l'onglet "Véhicule".

Taxe sur les véhicules de sociétés

Vous trouverez dans l'onglet "Véhicule" tous les paramètres à renseigner pour le calcul de la TVS.

Le champ "Taxe sur les véhicules de sociétés" permet de spécifier si le véhicule est assujetti, exonéré ou hors champ de la TVS.

L'état "Taxe des véhicules de sociétés", disponible dans l'onglet "Téléportail", énumère l'ensemble des véhicules assujettis ou exonérés. Les véhicules hors champ n'y apparaîtront pas. 

Comptabilité

L’onglet comptabilité vous permet de spécifier les comptes comptables qui seront impactés lors de la génération automatique des écritures (voir section ci-dessous).

Sortie

L’onglet Sortie vous permet de préciser les modalités de sortie d’une immobilisation de vos actifs. Deux types de sorties sont supportés : Mise au rebut et Vente.

L'immobilisation ne passera pas automatiquement en "sortie" à la fin de sa période d'amortissement. Il faut qu'un utilisateur aille dans l'onglet "sortie" de l'immobilisation pour paramétrer sa sortie dans l'outil.

La sortie se constate à l’arrêt de l’utilisation de l’immobilisation : soit par sa vente soit par sa mise au rebut.

L'écriture de sortie se génère automatiquement en comptabilité après avoir cliquer sur le bouton "Calculatrice" de l'onglet "Immos".

Une fois passée la date de sortie de l'immobilisation, aucune écriture comptable ne sera générée concernant cette immobilisation.

❓ Comment effectuer une sortie partielle d'immobilisations (lorsque seule une partie de l'immobilisation a été cédée) ? Dans ce cas il faut supprimer l’immobilisation, puis en créer deux autres, et en céder une sur les deux.

L'association entre les immobilisations et les lignes comptables

Il est possible d'associer chaque immobilisation au(x) ligne(s) comptable(s) correspondante(s). Cette association vous permettra de:

• Visualiser, dans la fiche de l'immobilisation, les écritures associées ainsi que les factures justifiants ces écritures. Vous pouvez également mettre à jour directement les écritures et les factures sans passer par le Journal
• Visualiser, dans le Journal, les immobilisations associées à chaque lignes comptables. Vous pouvez également accéder directement à la fiche de l'immobilisation sans passer par le module Immobilisation
• S'assurer, à tout moment, que les attributs des immobilisations et des lignes associées sont cohérents, à savoir, ont le même montant et le même compte comptable.

Comment associer les immobilisations aux lignes comptables ? 

Si vous avez créé votre immobilisation à partir de la comptabilité en utilisant le bouton "Créer une nouvelle immobilisation", l'association sera faite automatiquement.

Si vous avez créé l'immobilisation depuis le module Immobilisation, et souhaitez l'associer aux lignes comptables appropriées ultérieurement, vous devez:

1. Ouvrir le journal
2. Sélectionner les lignes à associer
3. Appuyer sur le bouton "Immobilisation" puis choisir l'option "Associer avec immo. existante". Une liste déroulante vous proposera l'ensemble des immobilisations éligibles.
4. Valider votre choix

Affichage de la fiche de l'immobilisation depuis la comptabilité

Les lignes comptables associées à des immobilisations seront décorées avec un tag "IMM".

Vous pouvez le survoler pour afficher les caractéristiques importantes de l'immobilisation.

 

Le lien "Visualiser" vous permet d'accéder directement à la fiche de l'immobilisation pour la consulter ou la mettre à jour sans quitter la comptabilité.

Affichage des factures et écritures associées dans la fiche de l'immobilisation

Si votre immobilisation est associée à des lignes comptables, l'ensemble des écritures et des factures seront affichés dans la section "Factures et écritures associées". Les lignes associées à cette immobilisation seront affichées en gras.

Statut de cohérence entre l'immobilisation et les lignes comptables associées

Pour faciliter le rapprochement entre les immobilisations et la comptabilité, chaque immobilisation associée à des lignes comptables aura un statut d'association qui reflètera toute incohérence entre l'immobilisation et la comptabilité.

L'icône de l'association pourra prendre l'une des couleurs suivantes:

Vert : les attributs (comptes comptables et montants) de l'immobilisation et les lignes associées sont cohérents

Jaune : l'immobilisation et les lignes associées ont des attributs incohérents. En sélectionnant l'immobilisation, un message affichera les attributs incohérents. Pour y remédier, vous pourriez mettre à jour les attributs de l'immobilisation ou des lignes comptables.

Rouge : une ou plusieurs lignes associées à l'immobilisation ont été supprimées dans la comptabilité. Dans ce cas, vous auriez le choix entre supprimer l'immobilisation, ou de la "dissocier des lignes supprimées".

L'automatisation de la gestion des immobilisations

Le module des immobilisations synchronise automatiquement la liste des immobilisations avec la comptabilité. Plus précisément: 

• Le module créée automatiquement une immobilisation pour chaque ligne d'immobilisation créée par le user ou par Inqom dans la comptabilité, excepté pour les lignes importés (FEC, Excel...). Plus de détails dans ce chapitre
• Le module créée automatiquement une immobilisation pour chaque ligne comptable réaffectée d'un compte de charge à un compte d'immobilisation Plus de détails dans ce chapitre
• Le module supprime l'immobilisation associée à une ligne comptable réaffectée d'un compte d'immobilisation (Classes 20 à 27) à un autre type de compte . Plus de détails dans ce chapitre
• Le module supprime toute immobilisation automatiquement créée par Inqom, mais non validée par l'utilisateur, suite à la suppression de la ligne comptable associée
• Le module met à jour les comptes d'acquisition de l'immobilisation si la ligne associée a été réaffecté d'un compte d'immobilisation à un autre compte comptable d'immobilisations (Classes 20 à 27)

Création semi-automatique des immobilisations à partir d'un import

Si vous avez importé vos données à travers un FEC, Inqom peut vous aider à accélérer la saisie des immobilisations dans Inqom.

Pour cela, et après avoir importez vos données comptables, suivez les instructions suivantes:

1. Ouvrez l'onglet "Immobilisations"
2. Appuyer sur le bouton "Détecter automatiquement les immobilisations"
3. Sélectionner la période souhaitée et lancer la détection
4. Valider les immobilisations créée une à une, et corriger/compléter les données si nécessaires (Notamment: durée et méthode d'amortissements, paramètres fiscaux et paramètre de sortie)

Une immobilisation sera créée pour chaque ligne comptable débitrice, dont la date de valeur est dans la période sélectionnées (Sauf pour les lignes dans des journaux d'a-nouveaux)

Génération d’écritures d’amortissements et de cessions

Pour générer les écritures d’amortissements et de cessions, vous pouvez cliquer sur l'icône "calculatrice". Le module crée l’ensemble des écritures d’amortissements (économiques, dérogatoires), ainsi que l’ensemble des écritures de cessions (amortissements de la période, sortie d’actifs, extourne des amortissements dérogatoires).

Les écritures générées pour une situation (en cours d'exercices) sont automatiquement extournées le jour suivant car les montants sont calculés sur la base de la période allant du début de l'exercice (et non pas à partir de la date de la situation précédente) jusqu'à la date de la situation. Les écritures générées pour une clôture (fin d'exercice) ne seront bien évidemment pas extournées.

Attention, les écritures générées par Inqom doivent être isolées dans un journal d’amortissements dédié. Si vous générez les écritures d’amortissements pour une période donnée, l’ensemble des écritures existantes dans ce journal sera supprimé avant de recréer les nouvelles écritures.

 

 

Etats

Comparatif Comptabilité/Immobilisations

Cet état dresse une comparaison entre les soldes des comptes d’immobilisations en comptabilité, avec les soldes théoriques de ces comptes calculés par le module “Immobilisations”. Tout écart entre les soldes théoriques et réels doit être corrigé.

Exemples :
Un écart sur un compte d’immobilisations (compte commençant par 20/21) peut être avoir différentes causes :

• Une immobilisation enregistrée en comptabilité mais pas dans le module “Immobilisations”, ou vice versa.
• Une immobilisation enregistrée en double en comptabilité, ou enregistrée en double dans le module des immobilisations.
• Le montant d'acquisition dans le module “Immobilisations” ne correspond pas au montant d'acquisition enregistré en comptabilité.
• L’immobilisation est enregistrée dans un compte comptable différent de celui renseigné dans le module “Immobilisations”.
• L’immobilisation a été marquée comme “sortie” dans le module “Immobilisations” mais l’écriture de sortie n’a toujours pas été comptabilisée (pour remédier au problème, (re)-générez les écritures d’amortissements et de cessions).
• Si des modifications dans l'onglet Immos ont été réalisées après la génération des écritures, il faut cliquer à nouveau sur l'icône "calculatrice" pour que les écritures en comptabilité prennent en compte ces modifications.

Un écart sur un compte d’amortissements, de dotations ou de reprise (145, 28, 68725, 6811, 78725, 6871..) peut être dû à:

• Un écart sur un compte d’immobilisations (voir liste ci-dessus)
• Les écritures d’amortissements ne sont pas encore générées pour cet exercice (pour remédier au problème, (re)générer les écritures d’amortissements et de cessions)
• Le compte d’amortissements utilisé pour cette immobilisation sur les exercices passés n’est pas le même que celui renseigné dans le module “Immobilisations”
• Pour certains exercices, les amortissements comptabilisés ont été calculés par un autre logiciel que Inqom. En effet, il peut exister quelques différences dans le calcul des amortissements, dues aux différentes méthodes de calcul des proratas. Si cela est le cas, vous pouvez utilisez le champ amortissement antérieurs pour refléter exactement le montant amorti sur les périodes précédentes et faire disparaître cet écart (plus d'informations dans cet article : Immos : comment gérer un écart).