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Les Immobilisations

Le module immobilisations permet de suivre vos immobilisations, leurs cycles de vie et générer les écritures comptables associées.

Sommaire :

Comment accéder au module Immos ?
La liste des immobilisations
Comment peut-on créer des immobilisations ?
Paramétrer une immobilisation
Générer des écritures d’amortissements et de cessions
Supprimer une immobilisation
L'association entre les immobilisations et les lignes comptables
Etats

 

Comment accéder au module Immobilisations ?


Il suffit de cliquer sur l'onglet "Immos" comme montré ci-dessus pour accéder au module de gestion des immobilisations. L'ensemble des rôles possédant les droits nécessaires à la modification de la comptablité peuvent bénéficier des fonctionnalités de cet onglet.

La liste des immobilisations


Le panel à gauche de votre écran affiche par défaut la liste de toutes vos immobilisations, regroupées par compte d'acquisition. Vous pouvez la filtrer pour n’afficher que :

  •  les immobilisations actives
  • les immobilisations sorties
  • les immobilisations (avec des pièces) associées
  • les immobilisations avec alertes.

     

Vous pouvez également utiliser la barre de recherche pour retrouver une immobilisation à partir de son nom.

🔎image (19)Pour aller plus loin dans le filtrage de votre liste, vous pouvez également limiter la liste des immobilisations selon la date d'acquisition.
Ainsi, en se basant sur le sélecteur de période global, lorsque vous cochez ce bouton, seuls les immobilisations ayant une date d'acquisition incluse dans la période du sélecteur de période seront affichées. 

 

Comment peut-on créer des immobilisations ?

 

Il existe plusieurs méthode permettant de créer des fiches d'immobilisation. Certaines sont manuelles, d'autres partiellement ou intégralement automatiques. Ces dernières seront présentées ci-dessous.


A. Manuelle


Importer un ensemble d'immobilisations à l'aide d'un fichier .csv

immo_import

 

🔎 Rendez-vous sur l'article suivant afin d'en savoir plus.

 

 

Depuis l'onglet Journal ou le Grand-livre



Pour créer une immobilisation à partir de la comptabilité, sélectionner une ou plusieurs lignes comptables appartenant à un compte unique d'immobilisation, et appuyer le bouton "Immobilisation" puis sur l'option "Créer une immobilisation".

Les lignes comptables sélectionnées, ainsi que les pièces jointes, seront automatiquement associées à l'immobilisation.



Depuis le module immobilisation


Pour créer intégralement une nouvelle immobilisation, cliquez sur l’icône Ajouter, remplissez l’ensemble des champs affichés puis confirmez. La nouvelle immobilisation apparaîtra dans la barre verticale gauche.

B.Création semi-automatique

A partir du bouton⚡de l'onglet Immos

Si vous avez importé vos données à travers un FEC, Inqom peut vous aider à accélérer la saisie des immobilisations dans Inqom.


Pour cela, et après avoir importez vos données comptables, suivez les instructions suivantes :

  1. Ouvrez l'onglet "Immos"
  2. Appuyer sur le bouton  avec un éclair pour détecter automatiquement les immobilisations.
  3. Sélectionner la période souhaitée et lancer la détection.
  4. Valider les immobilisations créée une à une, et corriger/compléter les données si nécessaires (Notamment : durée et méthode d'amortissements, paramètres fiscaux et paramètre de sortie).

Une immobilisation sera créée pour chaque ligne comptable débitrice, dont la date de valeur est dans la période sélectionnées (Sauf pour les lignes dans des journaux d'a-nouveaux).

 

C. Ajout automatique des immobilisations


Une immobilisation est créée automatiquement lors de l'ajout d'une ligne comptable débitrice dans les classes d'immobilisations (classes 20 à 27).

Ainsi, une immobilisation sera automatiquement ajoutée si :

  • Le comptable saisit manuellement une écriture d'immobilisation
  • L'intelligence artificielle de Inqom ajoute une écriture d'immobilisation suite à un traitement des pièces comptables
  • Le comptable réaffecte une ligne comptable à un compte d'immobilisation (classes 20 à 27) à partir d'un compte qui ne l'est pas

L'import de FEC et les écritures en masse ne génèrent pas les immobilisations automatiquement. 



Les immobilisations automatiquement ajoutées seront marquées par l'icône Inqom ⚡ et devront être manuellement validées à partir du bandeau affiché dans la capture ci-contre.

immo_facture

 

Cet icône éclair prendra deux couleurs selon le statut de votre fiche d'immobilisation :

Screenshot 2021-04-13 at 10.46.01

Jaune


C'est le statut par défaut.

Il signifie que l'immobilisation a été créée automatiquement par Inqom, mais qu'elle n'a pas encore été validée par le comptable. Veuillez appuyer sur le bouton Valider après avoir confirmer/corriger ses attributs.


Screenshot 2021-04-13 at 10.46.08

Vert 

Ce statut signifie que l'immobilisation créée par Inqom, a été validée par le comptable.

 

🔎 Si vous ne souhaitez pas créer une immobilisation à partir de la facture, cliquez sur "Supprimer l'immo et réaffecter les lignes" afin de sélectionner le bon compte de classe 6 et supprimer cette fiche pré-saisie.

supprimer_immo_reaffecter_lignes

 


Paramétrer une immobilisation


Général

general_immo


L’onglet Général vous permet de préciser :

  • Le nom et la description de l’immobilisation
  • Sa valeur d'acquisition
  • Sa valeur résiduelle
  • Sa date de mise en service
  • Sa date d’acquisition
  • Sa quantité

 

Amortissements

L’onglet Amortissement vous permet de préciser les modes d’amortissements comptables et fiscaux de votre immobilisation, ainsi que de visualiser en temps réel le tableau d’amortissement correspondant.

Par défaut, l’amortissement fiscal est identique à l’amortissement économique. Veuillez décocher la case correspondante si nécessaire.

Vous pouvez également renseigner le cumul des amortissements antérieurs (économique ou fiscal).

2021-12-30_16-27-08

Suramortissement

La section Suramortissement de l'onglet Fiscalité vous permet d'associer un suramortissement fiscal à votre immobilisation et de préciser son taux.


L’état des déductions exceptionnelles, disponible dans le volet “Etats”, énumère l’ensemble des immobilisations bénéficiant d’un suramortissement tout en précisant les montants.

Plafond de déductibilité

La section Plafond de déductibilité de l'onglet Fiscalité vous permet d'indiquer un plafond de déductibilité et de saisir son montant.

L’état des réintégrations fiscales, disponible dans l'onglet “Téléportail”, énumère l’ensemble des immobilisations soumises à un plafond tout en précisant les montants à réintégrer.

Véhicules

Vous pouvez renseigner les informations concernant vos véhicules dans l'onglet "Véhicule". 

Taxe sur les véhicules de sociétés

Vous trouverez dans l'onglet "Véhicule" tous les paramètres à renseigner pour le calcul de la TVS.

Le champ "Taxe sur les véhicules de sociétés" permet de spécifier si le véhicule est assujetti, exonéré ou hors champ de la TVS.

L'état "Taxe des véhicules de sociétés", disponible dans l'onglet "Téléportail", énumère l'ensemble des véhicules assujettis ou exonérés. Les véhicules hors champ n'y apparaîtront pas. 

Comptabilité

L’onglet comptabilité vous permet de spécifier les comptes comptables qui seront impactés lors de la génération automatique des écritures (voir section ci-dessous).

Sortie

L’onglet Sortie vous permet de préciser les modalités de sortie d’une immobilisation de vos actifs.

Sorties complètes

Deux types de sorties complètes sont supportés : Mise au rebut et Vente.

L'immobilisation ne passera pas automatiquement en "sortie" à la fin de sa période d'amortissement. Il faut qu'un utilisateur aille dans l'onglet "sortie" de l'immobilisation pour paramétrer sa sortie dans l'outil. L'écriture de sortie se génèrera automatiquement en comptabilité après avoir cliqué sur le bouton "Calculatrice" du panel de gauche de l'écran.

💡Une fois passée la date de sortie de l'immobilisation, aucune écriture comptable ne sera générée concernant cette immobilisation.


Sorties partielles

Dans l'onglet Sortie, cliquez sur "Faire une sortie partielle" pour accéder à une fenêtre vous permettant de paramétrer cette dernière. Cette action éclatera votre immobilisation afin de créer une nouvelle fiche immobilisation contenant la quantité sortie. Une fois les informations renseignées, cliquez sur "Confirmer sortie partielle" puis cliquez sur la calculatrice présent dans le panel de gauche afin de générer l'écriture de sortie.

💡Si votre immobilisation a une quantité de 1 vous pouvez réaliser sa sortie partielle en saisissant des valeurs décimales (0,5 par exemple pour sortir 50% de votre immobilisation)

 

Générer des écritures d’amortissements et de cessions

immo_calculatrice

Pour générer les écritures d’amortissements et de cessions, vous pouvez cliquer sur l'icône "calculatrice". Le module crée l’ensemble des écritures d’amortissements (économiques, dérogatoires), ainsi que l’ensemble des écritures de cessions (amortissements de la période, sortie d’actifs, extourne des amortissements dérogatoires).

Les écritures générées pour une situation (en cours d'exercices) sont automatiquement extournées le jour suivant car les montants sont calculés sur la base de la période allant du début de l'exercice (et non pas à partir de la date de la situation précédente) jusqu'à la date de la situation. Les écritures générées pour une clôture (fin d'exercice) ne seront bien évidemment pas extournées.

 

⚠️ Attention, les écritures générées par Inqom doivent être isolées dans un journal d’amortissements dédié. Si vous générez les écritures d’amortissements pour une période donnée, l’ensemble des écritures existantes dans ce journal sera supprimé avant de recréer les nouvelles écritures.

NB : En cas de sortie d'une immobilisation, Inqom génère séparément l'écriture de dotation aux amortissements dérogatoires de la période et l'écriture de reprise.

 

Supprimer une immobilisation

Suppression manuelle


Pour supprimer une immobilisation, cliquez-dessus afin de visualiser l’onglet Général. Selon la situation de votre immobilisation, vous pourrez au choix supprimer simplement la fiche d'immobilisation ou la fiche et ses écritures liées de la comptabilité.

immo_suppression

Suppression automatique

Une immobilisation sera automatiquement supprimée si la ligne comptable associée a été réaffectée dans un compte qui n'appartient pas aux classes 20 à 27.

Il est également bon de prendre en compte que module supprime toute immobilisation automatiquement créée par Inqom, mais non validée par l'utilisateur, suite à la suppression de la ligne comptable associée.


 

L'association entre les immobilisations et les lignes comptables

immo_lien

Il est possible d'associer chaque immobilisation au(x) ligne(s) comptable(s) correspondante(s). Cette association vous permettra de:

  • Visualiser, dans la fiche de l'immobilisation, les écritures associées ainsi que les factures justifiants ces écritures. Vous pouvez également mettre à jour directement les écritures et les factures sans passer par le Journal
  • Visualiser, dans le Journal, les immobilisations associées à chaque lignes comptables. Vous pouvez également accéder directement à la fiche de l'immobilisation sans passer par le module Immobilisation
  • S'assurer, à tout moment, que les attributs des immobilisations et des lignes associées sont cohérents, à savoir, ont le même montant et le même compte comptable.

Comment associer les immobilisations aux lignes comptables ? 

Si vous avez créé votre immobilisation à partir de la comptabilité en utilisant le bouton "Créer une nouvelle immobilisation", l'association sera faite automatiquement.

Si vous avez créé l'immobilisation depuis le module Immobilisation, et souhaitez l'associer aux lignes comptables appropriées ultérieurement, vous devez:

  1. Ouvrir l'onglet Journal ou Grand-livre
  2. Sélectionner les lignes à associer
  3. Appuyer sur les "..." de votre barre de tâche puis choisir l'option "Associer avec immo. existante". 
  4. Valider votre choix.

💡 Astuces :

  • Les lignes comptables associées à des immobilisations portent une vignette "IMMO" afin de les détecter plus aisément.
  • Lorsque vous passez votre souris sur ces vignettes, les caractéristiques importantes des immobilisations s'affichent dans une infobulle.
  • Pour accèder à la fiche d'immobilisation liée à la ligne pointée, cliquez sur sur "Visualiser". Vous pourrez également visualiser l'écriture liée à cette fiche immo dans l'onglet général de la fiche, dans la section "Factures et écritures associées".

 

Statut de cohérence entre l'immobilisation et les lignes comptables associées

Pour faciliter le rapprochement entre les immobilisations et la comptabilité, chaque immobilisation associée à des lignes comptables aura un statut d'association qui reflètera toute incohérence entre l'immobilisation et la comptabilité.

L'icône de l'association pourra prendre l'une des couleurs suivantes:

Vert Screenshot 2021-04-08 at 09.22.59: les attributs (comptes comptables et montants) de l'immobilisation et les lignes associées sont cohérents

Jaune Screenshot 2021-04-08 at 09.24.02: l'immobilisation et les lignes associées ont des attributs incohérents. En sélectionnant l'immobilisation, un message affichera les attributs incohérents. Pour y remédier, vous pourriez mettre à jour les attributs de l'immobilisation ou des lignes comptables.

immo_alerte_lien


Rouge Screenshot 2021-04-08 at 09.25.30
: une ou plusieurs lignes associées à l'immobilisation ont été supprimées dans la comptabilité. Dans ce cas, vous auriez le choix entre supprimer l'immobilisation, ou de la "dissocier des lignes supprimées".

immo_maillon_rouge


 

Etats

Comparatif Comptabilité/Immobilisations

Cet état dresse une comparaison entre les soldes des comptes d’immobilisations en comptabilité, avec les soldes théoriques de ces comptes calculés par le module “Immobilisations”. Tout écart entre les soldes théoriques et réels doit être corrigé.

Un écart peut aussi être causé par des exercices précédents non clôturés. En effet le comparatif de gauche (fin d'exercice précédent) tiens compte des AN virtuels mais pas le comparatif de droite (fin d'exercice actuel).


Exemples :
Un écart sur un compte d’immobilisations (compte commençant par 20/21) peut être avoir différentes causes :

  • Une immobilisation enregistrée en comptabilité mais pas dans le module “Immobilisations”, ou vice versa.
  • Une immobilisation enregistrée en double en comptabilité, ou enregistrée en double dans le module des immobilisations.
  • Le montant d'acquisition dans le module “Immobilisations” ne correspond pas au montant d'acquisition enregistré en comptabilité.
  • L’immobilisation est enregistrée dans un compte comptable différent de celui renseigné dans le module “Immobilisations”.
  • L’immobilisation a été marquée comme “sortie” dans le module “Immobilisations” mais l’écriture de sortie n’a toujours pas été comptabilisée (pour remédier au problème, (re)-générez les écritures d’amortissements et de cessions).
  • Si des modifications dans l'onglet Immos ont été réalisées après la génération des écritures, il faut cliquer à nouveau sur l'icône "calculatrice" pour que les écritures en comptabilité prennent en compte ces modifications.

Un écart sur un compte d’amortissements, de dotations ou de reprise (145, 28, 68725, 6811, 78725, 6871..) peut être dû à:

  • Un écart sur un compte d’immobilisations (voir liste ci-dessus)
  • Les écritures d’amortissements ne sont pas encore générées pour cet exercice (pour remédier au problème, (re)générer les écritures d’amortissements et de cessions)
  • Le compte d’amortissements utilisé pour cette immobilisation sur les exercices passés n’est pas le même que celui renseigné dans le module “Immobilisations”
  • Pour certains exercices, les amortissements comptabilisés ont été calculés par un autre logiciel que Inqom. En effet, il peut exister quelques différences dans le calcul des amortissements, dues aux différentes méthodes de calcul des proratas. Si cela est le cas, vous pouvez utilisez le champ amortissement antérieurs pour refléter exactement le montant amorti sur les périodes précédentes et faire disparaître cet écart (plus d'informations dans cet article : Immos : comment gérer un écart).

Liste des immobilisations

Cet état permet d’avoir une vue d’ensemble des immobilisations et de leurs amortissements (économiques, fiscaux et dérogatoires) pour une période donnée.

Synthèse des acquisitions

Cet état permet de visualiser synthétiquement vos acquisitions et de leurs amortissements (économiques, fiscaux et dérogatoires) pour la période sélectionnée dans votre sélecteur de période global.

Synthèse des sorties

Cet état permet d’avoir une vue d’ensemble des immobilisations sorties selon leur motif et l'état de leurs amortissements (économiques, fiscaux et dérogatoires) pour une période donnée.

Prévisionnel

Visualisez aisément l'amortissement (économiques, fiscaux et dérogatoires) de vos immobilisations sur cinq ans.