Sommaire :
1 - Accéder à la TVA pré-remplie
3 - Traiter la TVA déductible et la TVA collectée
4 - TVA différée et TVA déclarée
7 - Traiter plusieurs lignes en même temps
8 - Marquer une ligne comme traitée
9 - Les cas particuliers à connaître
10 - Les données conservées d'une période à l'autre
11 - Corriger une déclaration rejetée
Une fois le dossier permanent fiscal et le plan comptable paramétrés, Inqom identifie automatiquement les éléments pouvant être déclarés. Vous intervenez uniquement lorsque certaines informations doivent être vérifiées ou complétées.
💡 À savoir :
Les écritures entièrement lettrées sont automatiquement prises en compte dans le cadrage et le CERFA. L'interface met principalement en avant les éléments qui nécessitent votre intervention.
Accéder à la TVA pré-remplie
Depuis votre dossier, cliquez sur TVA pré-remplie. L’outil s’ouvre et vous guide à travers les différentes étapes de préparation de votre déclaration.
Cliquez sur "Aller à étape suivante" pour commencer. Un brouillon de déclaration est automatiquement créé et vous accédez à l’écran de paramétrage des comptes.
Paramétrer les comptes
Cette étape permet de vérifier et de compléter les informations nécessaires au calcul de la TVA. L'écran centralise les comptes mouvementés concernés par la déclaration.
Retrouver rapidement un compte
Plusieurs outils vous permettent de retrouver facilement les comptes à traiter :
- Utilisez le filtre pour afficher tous les comptes ou uniquement les comptes à paramétrer ;
- Recherchez un compte à partir de son numéro ou de son libellé ;
- Utilisez les regroupements par famille de comptes pour afficher ou masquer les lignes.
Vous pouvez également sélectionner plusieurs comptes afin d'effectuer certaines actions en masse.
Les informations disponibles
Pour chaque compte, vous pouvez retrouver notamment :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Compte | Numéro du compte mouvementé. |
| Mode d'exigibilité | Indique si la TVA est soumise aux encaissements ou aux débits. |
| Catégorie TVA | Permet d'associer le compte à une catégorie TVA lorsqu'elle est disponible. |
| Taux de TVA | Indique le taux applicable au compte. |
| ⚡ | Indique qu'une information a été renseignée automatiquement par Inqom. |
Toute modification du mode d'exigibilité, de la catégorie TVA ou du taux est automatiquement répercutée dans le plan comptable.
Traiter la TVA déductible et la TVA collectée
Les étapes suivantes vous permettent de contrôler les opérations qui nécessitent une intervention. Selon le régime d'exigibilité du dossier, vous pouvez notamment retrouver les opérations liées aux encaissements ou aux décaissements.
Les écritures entièrement lettrées sont automatiquement prises en compte. Les lignes non lettrées ou partiellement lettrées peuvent nécessiter une vérification.
Les principales situations à traiter
Taux de TVA non identifié
Lorsque le taux de TVA ne peut pas être déterminé automatiquement, la ligne est signalée. Sélectionnez le taux correspondant à l'opération. Le calcul de la base HT et de la TVA est alors mis à jour automatiquement.
Facture avec plusieurs taux de TVA
Lorsqu'une facture comporte plusieurs taux de TVA, vérifiez la répartition entre les différents taux. Vous pouvez modifier la ventilation directement depuis la ligne ou ouvrir la fenêtre de détail.
Paiement sans facture
Lorsqu'un paiement est identifié sans facture associée, vérifiez sa nature et déterminez s'il doit être pris en compte dans la déclaration.
Les acomptes sont traités comme des opérations liées aux comptes tiers fournisseurs.
TVA différée et TVA déclarée
Pour chaque ligne concernée, vous pouvez retrouver deux montants :
- TVA différée : montant qui n'est pas encore exigible ;
- TVA déclarée : montant à prendre en compte sur la période.
Le switch présent en fin de ligne permet de faire passer un montant de la TVA différée à la TVA déclarée.
Exemple
Pour une facture soumise à la TVA sur les encaissements :
- Si la facture n'est pas réglée, la TVA reste en TVA différée ;
- Lorsque le règlement est lettré, la TVA devient exigible et passe en TVA déclarée.
Le switch agit uniquement sur le cadrage et le CERFA. Il ne modifie pas les écritures comptables.
Certaines lignes peuvent présenter un switch grisé lorsqu'aucune action n'est nécessaire.
Gérer un lettrage partiel
Lorsqu'une facture n'est réglée qu'en partie, seule la part correspondant au règlement devient exigible en TVA sur les encaissements. Inqom calcule automatiquement la part de TVA à déclarer.
Avec un taux unique
La TVA correspondant à la part réglée est déclarée. Le montant correspondant à la part restant à payer reste différé jusqu'au prochain règlement. Vous n'avez pas besoin de réaliser le calcul manuellement.
Avec plusieurs taux
Lorsque la facture comporte plusieurs taux de TVA, le règlement est réparti automatiquement entre les différents taux. La répartition est calculée au prorata du poids de chaque taux dans le montant TTC de la facture.
Exemple
Une facture de 1 200 € TTC comporte :
- 700 € à 10 % ;
- 500 € à 20 %.
Pour un règlement de 800 €, Inqom répartit automatiquement le règlement entre les deux taux :
- Environ 467 € sur la ligne à 10 % ;
- Environ 333 € sur la ligne à 20 %.
Le solde de 400 € reste différé jusqu'au prochain règlement.
La ventilation du règlement est effectuée sur la ligne du compte tiers, par exemple 401 ou 411. La ligne bancaire permet uniquement de visualiser le règlement.
Modifier une ligne
Vous disposez de plusieurs possibilités pour corriger ou compléter une ligne.
Modifier directement le taux
Vous pouvez sélectionner le taux directement depuis la ligne. Le montant HT et la TVA sont recalculés automatiquement. Cette action est notamment utile lorsqu'un taux de TVA n'a pas été identifié automatiquement.
Ouvrir le détail d'une ligne
Double-cliquez sur une ligne pour ouvrir la fenêtre de détail.
Vous pouvez alors :
- Modifier la répartition de la base HT ;
- Gérer plusieurs taux de TVA ;
- Ajouter un taux si nécessaire ;
- Indiquer le montant de TVA à déclarer sur la période.
Utilisez le détail d'une ligne lorsque le calcul automatique ne correspond pas aux informations figurant sur la facture.
Traiter plusieurs lignes en même temps
Pour les dossiers comportant un volume important d'opérations, vous pouvez sélectionner plusieurs lignes. Des actions de traitement en masse sont alors disponibles, notamment :
- Modifier le taux de TVA ;
- Calcul automatique des taux de TVA inconnus.
Le calcul automatique permet à Inqom de rechercher et de reconstituer les taux lorsqu'il dispose des informations nécessaires.
Vous pouvez ensuite contrôler les résultats et les modifier si besoin.
Marquer une ligne comme traitée
Lorsqu'une ligne a été contrôlée et ne nécessite aucune modification, vous pouvez la marquer
comme traitée. Depuis le menu "…" de la ligne, sélectionnez "Marquer comme traité".
La ligne est alors retirée de la liste des éléments restant à traiter. Le menu "…" permet également d'accéder à l'action "Ajuster les taux de TVA".
Les cas particuliers à connaître
TVA mixte
Lorsque votre dossier est paramétré en TVA mixte, les opérations sont actuellement traitées selon les règles de la TVA sur les encaissements.
Dans ce contexte, il est possible que des comptes clients apparaissent dans l’interface de traitement, en plus des comptes fournisseurs.
Les opérations qui ne sont pas encore lettrées avec leur règlement doivent être vérifiées et traitées. Une fois le lettrage effectué, elles sont automatiquement prises en compte dans le cadrage de TVA et le CERFA.
Acomptes clients et fournisseurs
Les acomptes sont pris en charge différemment selon leur mode de comptabilisation :
- Acomptes enregistrés en TTC : ils sont pris en compte automatiquement.
- Acomptes comptabilisés en HT : une correction manuelle est nécessaire.
Opérations non imposables ou exonérées
Pour les opérations non imposables ou exonérées, comme les exportations, les livraisons intracommunautaires ou les ventes à distance, utilisez des comptes comptables dédiés et associez-les à la catégorie CERFA correspondante.
⚠️ Les soldes clients associés à ces opérations ainsi que certaines écritures de cut-off ne sont pas pris en compte automatiquement. Vérifiez les montants concernés et complétez-les manuellement si nécessaire.
Les données conservées d'une période à l'autre
Certaines informations saisies dans la TVA pré-remplie sont conservées d’une période à l’autre afin de faciliter la préparation des déclarations suivantes.
- Une ventilation saisie mais non déclarée est automatiquement reportée sur la période suivante.
- Les saisies sont conservées lorsqu'une déclaration est rejetée, afin de pouvoir être corrigées puis réutilisées.
- Les lignes déjà déclarées sont identifiées et ne sont pas reprises une seconde fois dans le CERFA.
Corriger une déclaration rejetée
Si votre déclaration est rejetée, vous pouvez la reprendre afin de la corriger et de la renvoyer.
Depuis le "Téléportail" :
- Repérez la déclaration au statut "Rejeté".
- Cliquez sur "…" en bout de ligne.
- Sélectionnez Dupliquer en manuelle.
- Corrigez les éléments à l'origine du rejet.
- Vérifiez les montants.
- Renvoyez la déclaration.
Pour connaître le motif du rejet, survolez le statut "rejeté". Le motif et le code de l'erreur s'affichent.
La déclaration créée à partir d'une déclaration rejetée est une déclaration manuelle. Les montants sont repris mais restent modifiables. Vérifiez-les avant de procéder au nouvel envoi.
Vérifier votre déclaration avant de continuer :
Avant de passer à l'étape suivante, vérifiez notamment :
- Les taux de TVA inconnus ;
- Les factures comportant plusieurs taux ;
- Les paiements sans facture ;
- Les lignes non lettrées ou partiellement lettrées ;
- Les montants de TVA différée et de TVA déclarée ;
- Les opérations particulières nécessitant une correction manuelle.
Une fois ces contrôles terminés, vous pouvez passer au cadrage de TVA collectée afin de vérifier la cohérence entre les données comptables et les montants à déclarer.