Petit tour d'horizon de cet onglet que vous allez utiliser quotidiennement pour votre tenue comptable.
Sommaire
1) De quoi est composé l'écran ?
a. Les deux modes possibles
b. Les Filtres
c. Trier l'affichage
d. Consulter l'historique d'une écriture
e. Créer un filtre en un clic
f. Afficher / cacher la contrepartie
g. Afficher la pièce de l'écriture
h. Aller au livre du compte suivant
2) Manipuler les données du journal
a. Comment sélectionner une ou plusieurs lignes ?
b. Les actions de la barre de tâche
De quoi est composé l'écran ?
a. Les deux modes possibles
Deux modes d’affichage sont possibles dans le journal :
- La vue standard qui affiche la référence des pièces,
- La vue analytique qui affiche les tags analytiques.
b. Les filtres
L'ensemble des filtres de ce menu déroulant sont cumulables. Vous pouvez donc filtrer votre onglet journal selon :
- le compte (le compte entier ou encore tous les comptes commençant par...)
- le journal (le nom d'un journal, ou le type de journal)
- la date de création de l'écriture (créé à partir de / jusqu'au...)
- le libellé de la ligne (libellé commençant par, ou contenant un certain terme)
- le montant d'une ligne (montant exact, supérieur ou inférieur à...)
- la valeur de son axe analytique ( réparti selon un axe ou non)
- la présence ou l'absence d'une pièce rattachée à l'écriture
- la provenance de l'écriture (API, autres modules d'Inqom...)
- son sens (ligne en débit ou crédit).
En plus de ces différents filtres, il vous est possible de visualiser toutes les lignes ou selon si elles sont vues, non-vues, lettrées ou non-lettrées ou encore validées ou non-validées :
Enfin, le dernier filtre se trouvant tout à droite vous permet de filtrer sur un exercice en particulier, jusqu'à un certain mois d'un exercice, ou encore sur une période. Cette période peut être sur un ou plusieurs exercice.
Pourquoi Inqom me propose en premier lieu d'afficher plusieurs exercices (comme sur la capture ci-dessus) ?
Par défaut, Inqom recherchera à afficher l'ensemble des exercices non-verrouillés.
Cependant, lorsque vous utilisez le filtre pour sélectionner un exercice en particulier, Inqom le gardera en mémoire afin de vous le remettre lors de votre prochaine consultation de l'onglet (= se base sur les cookies de votre navigateur).
c. Trier l'affichage
Les petites flèches de l'entête permettent de trier l'ordre des lignes de manière croissante ou décroissante.
Ce bouton vous permet de trier par valeur absolue (débit / crédit confondues), regroupant ainsi les montants proches. Cette fonctionnalité peut être particulièrement utile lors de votre lettrage !
d. Consulter l'historique d'une écriture
Le petit logo indique la personne qui a créé l'écriture. En cliquant sur le logo, vous pouvez afficher toutes les actions faites sur l'écriture par l'IA ou par un collaborateur / vous-même.
e. Créer un filtre en un clic
En cliquant sur un compte, un montant ou un lettrage, vous créez directement un filtre contenant l'information sur laquelle vous avez cliqué.
f. Afficher / cacher la contrepartie
Lorsque vous êtes dans le journal d'un compte, cliquer sur le + pour afficher la contrepartie, sur le - pour la cacher.
g. Afficher la pièce de l'écriture
Lorsqu’un trombone est affiché, cela vous indique que l’écriture est issue d’une pièce qui a été déposée sur Inqom. Si vous cliquez sur le trombone, une petite prévisualisation de la pièce sera disponible. Recliquez sur le trombone pour la faire disparaître.
h. Aller au livre du compte suivant
Lorsque vous êtes dans le journal d'un compte, cliquer sur la flèche de gauche ou de droite pour aller au compte se trouvant avant ou après dans l'ordre de la balance.
2) Manipuler les données du journal
a. Comment sélectionner une ou plusieurs lignes ?
Pour sélectionner une ou plusieurs lignes se trouvant sur votre onglet journal, différentes méthodes existent.
A retenir :
- Cliquer sur une ligne, recliquer dessus pour la désélectionner.
- Cliquer sur une première ligne, puis parcourir les lignes avec les flèches du clavier - appuyer sur la touche espace pour sélectionner une ligne - réappuyer sur espace pour désélectionner.
- le raccourci "ctrl+ a" : sélectionne toutes les lignes affichées sur la page.
- sélectionner une plage de ligne se suivant en cliquant sur une ligne, puis en faisant un "maj+ clic" sur la dernière ligne.
- Désélectionner vos sélections en appuyant sur "echap".
b. Les actions de la barre de tâche
Marquer les lignes en "vu" ou "à revoir"
Les lignes non-vues vous indique toutes les nouvelles lignes qui ont été intégrées dans la comptabilité depuis votre dernière révision courante. Elles sont aisément reconnaissables grâce au point rouge indiqué en début de ligne.
Inqom mettra automatiquement en non-vues les lignes issues :
- d’une nouvelle écritures générée à partir d’un dépôt de pièce,
- d’une nouvelle transaction réceptionnée via votre connexion bancaire,
- d’un import manuel d’écriture (excel, FEC).
Il est possible de passer une ligne “en vue” ou en “à revoir” à l’aide du premier bouton de votre barre de tâche.
Ce premier bouton vous permet donc de passer des lignes en "vu" ou à revoir et cela, selon votre situation :
- si vous sélectionnez des lignes avec un point rouge, le bouton vous proposera de passer toutes les lignes sélectionnées en "vues",
- si vous sélectionnez des lignes sans point rouge, le bouton vous proposera de les passer en "à revoir". Un point rouge s'affichera alors pour chacune des lignes sélectionnées.
- si vous ne sélectionnez aucune ligne et que sur votre page il y a des lignes non-vues : le bouton vous proposera de passer l'ensemble des lignes non-vues en vues.
-si vous ne sélectionnez aucune ligne et que sur la page toutes les lignes sont vues : le bouton permettra de les passer toutes en à revoir.
Valider les écritures
Pour en savoir plus, rendez-vous sur l'article lié à la clôture.
Extourne
Il suffit de sélectionner l'écriture à extourner puis cliquer sur le second bouton de la barre de tâche. Choisir la date de l'extourne, puis si besoin, changer le journal de destination si le journal de l'écriture source ne convient pas.
Changer le journal
Le troisième bouton de votre barre de tâche permet de changer le journal des écritures sélectionnées.
Créer une écriture comptable
Cliquer sur le + pour créer une écriture manuellement dans votre comptabilité.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur l'article dédié : La saisie manuelle des écritures comptables
Lettrer / délettrer les lignes sélectionnées
Les maillons vous permettent de lettrer ou de délettrer des lignes.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur l'article dédié à cette fonctionnalité : Le lettrage des écritures comptables
Réaffecter la / les lignes sélectionnées
Ce huitième bouton vous permet de réaffecter les lignes sélectionnées dans le compte de votre choix.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur l'article dédié à cette fonctionnalité : Le lettrage des écritures comptables.
Supprimer le / les lignes sélectionnées
La corbeille vous permet de supprimer le ou les écritures sélectionnées. Dans le cas d'une écriture liée à une pièce, seule l'écriture sera supprimée, la pièce sera toujours visible dans l'onglet Pièces.
Les "..."
Ce bouton vous permet d'accéder à des actions complémentaires :
- Télécharger en excel les grands livres, les écritures - télécharger le journal en CSV, avec ou sans axes analytiques. (Pour en savoir plus, consulter l'article L’export de fichiers Excel ou FEC.)
- Ajouter un tag analytique sur la ligne sélectionnée (Consulter l'article Le module analytique.)
- Copier votre sélection dans le presse-papier à l'aide du troisième bouton, ou en faisant un ctrl+c sur votre clavier. Coller ensuite les données où vous le souhaitez.
- Créer une CCA/PCA sur la ligne sélectionnée. Cette option est liée au module Cut-off.
- Créer une immobilisation et associer à une immobilisation existante font partie de la gestion de l'onglet Immobilisation.