Voici un guide des articles du centre d'aide à consulter pour réaliser les premières actions nécessaires à la bonne utilisation d'Inqom
Etape n°1 : invitez vos collaborateurs comptables
Consultez cet article pour inviter vos collaborateurs à utiliser Inqom. Un mail sera envoyé aux adresses mails concernées avec les identifiants pour que chacun puisse accéder à son compte Inqom.
Retrouvez toutes les informations dans cet article pour choisir au mieux le rôle de chacun de vos collaborateurs.
Etape n°2 : créez vos dossiers et invitez vos clients
La procédure de création d'un dossier se trouve dans cet article. Elle inclut l'assignation des collaborateurs ainsi que l'invitation du client à utiliser Inqom. Ces deux actions peuvent aussi être réalisées suite à la création du dossier :
- Assignation des collaborateurs : toutes les informations se trouvent dans cet article.
- Invitation du client : dans l'onglet Paramètres du dossier, partie "Collaborateurs"
Etape n°3 : ajoutez l'historique de la comptabilité
Obtenez le FEC (Fichier des Ecritures Comptables) de l'exercice précédent et de l'exercice en cours et importez-les dans Inqom. Pour tout savoir sur l'import de fichiers, suivez les étapes de cet article.
Cet historique permet à Inqom de connaitre la structure de la comptabilité du dossier, ce qui aidera grandement lors de la génération d'écritures.
Remarque n°1 : il se peut que les comptes présents dans le fichier soient adaptés au plan comptable utilisé dans Inqom. Pour plus de détails sur les comptes comptables utilisés par Inqom, consultez cet article.
Remarque n°2 : en cas d'import d'un exercice clôturé, verrouillez l'exercice après l'import en réalisant les actions décrites dans cet article.
Etape n°4 : connectez les banques
Plusieurs moyens sont à votre disposition pour intégrer les transactions bancaires dans Inqom. Vous trouverez leurs avantages et inconvénients ainsi que la procédure à suivre pour chacun dans cet article.
Remarque : le client peut également réaliser cette action de connexion bancaire depuis son compte Inqom (uniquement pour le prestataire Bankin')
Une fois que les banques sont connectées, voici différents articles utiles pour la suite :
- La gestion des connexions bancaires
- Les différents statuts de connexion des banques (Bankin')
- Comment gérer les transactions bancaires en suspens
- Le rapprochement bancaire
Etape n°5 : faire la fusion des comptes comptables de banque
Pourquoi ? Quand une banque est connectée à Inqom, les transactions bancaires sont converties en écritures comptables dans un nouveau compte 5121, différent des comptes créés lors des imports. Le but de la fusion est de rassembler dans un seul compte 5121 toutes les écritures comptables qui concernent un même compte bancaire.
Pour plus d'informations sur les comptes concernés par la fusion, consultez cet article.
Pour connaitre les différentes étapes à réaliser pour fusionner deux comptes, c'est par ici.
Etape n°6 : c'est parti ! Ou comment travailler avec l'intelligence artificielle d'Inqom
Inqom va générer automatiquement des écritures à partir de deux sources :
- La connexion bancaire (réalisée à l'étape n°4)
- L'ajout de pièces comptables : l'idéal est que les pièces soient déposées dans Inqom par les utilisateurs côté entreprise (invités à l'étape n°2) au fur et à mesure de leur réception. Il existe plusieurs moyens pour ajouter des pièces, en voici leur description dans cet article.
Pour générer une écriture, Inqom va se baser sur les écritures comptables déjà présentes dans le dossier (notamment importées à l'étape n°3) et sur les modifications réalisées par les utilisateurs. Il est donc important de vérifier les écritures générées par Inqom le plus régulièrement possible pour les modifier si besoin et améliorer l'apprentissage d'Inqom. Voici une liste d'articles utiles sur ce sujet :
- Pour modifier une écriture : la réaffectation comptable, ou bien l'écran de saisie manuelle
- La gestion des comptes d'attente (utilisés par Inqom en cas de doute sur le choix du compte comptable)
Inqom réalise également automatiquement du lettrage automatique. Pour tout savoir sur le lettrage automatique et manuel, consultez cet article.
Etape n°7 : les autres fonctionnalités d'Inqom
Voilà, vous savez tout sur les premières actions à réaliser dans Inqom. Lisez les autres articles du centre d'aide d'Inqom pour en savoir plus sur les autres fonctionnalités comme les onglets pièces manquantes, immobilisations, états financiers... et contactez l'équipe support en cas de besoin.